O guia rápido para "Importação de NFS-es tomadas" tem as seções:


O que é a importação de NFS-es tomadas?


A importação de NFS-e (Notas Fiscais de Serviço Eletrônicas) tomadas consiste no processo de integrar ao sistema Nomus ERP as notas fiscais eletrônicas emitidas por prestadores de serviços contratados pela sua empresa. Essas notas fiscais, denominadas "tomadas", são aquelas em que a empresa é o tomador do serviço, ou seja, aquela que contratou o serviço prestado.


A Nota Fiscal de Serviços Tomadas é um documento fiscal emitido quando uma empresa contrata serviços de terceiros, atuando como tomadora. Este documento detalha as operações em que a empresa é a contratante, especificando informações como o valor do serviço, tributos incidentes e a descrição da atividade realizada. A gestão adequada dessas notas é essencial para o controle fiscal e financeiro da empresa, assegurando a conformidade com as obrigações tributárias e facilitando processos de auditoria e escrituração fiscal.


O principal desafio da importação de NFS-e tomadas está na diversidade de sistemas municipais, pois cada município adota um modelo próprio de emissão e disponibilização das notas fiscais, incluindo layouts, padrões de XML, APIs e regras tributárias. Essa falta de padronização exige soluções específicas para integrar e processar os dados, tornando o processo mais complexo e demandando maior esforço técnico para garantir conformidade e eficiência.


Veja os principais benefícios de utilizar a importação de NFS-es tomadas:

  • Automação Total: Elimina processos manuais, como cadastro de prestadores e tomadores.
  • Integração Completa: Liga diretamente as informações da nota com os documentos de compra de serviço e registros financeiros.
  • Conformidade Fiscal: Registra corretamente retenções de tributos e outros dados fiscais.
  • Eficiência Operacional: Reduz o tempo gasto com tarefas repetitivas, aumentando a precisão e agilidade.


Com essas funcionalidades, o processo de importação de NFS-e tomadas no Nomus ERP otimiza a gestão fiscal e financeira da empresa, garantindo controle e segurança em cada etapa.



Como funciona a importação de NFS-es tomadas?


A importação de NFS-e tomadas consiste em um processo que permite registrar e gerenciar as notas fiscais de serviços contratados pela empresa diretamente no sistema Nomus ERP. A funcionalidade é desenvolvida com base em uma interface intuitiva e processos automatizados para garantir eficiência e precisão. Abaixo estão os passos e recursos que definem o funcionamento:


1. Tela de gerenciamento de NFS-e Tomadas

A importação e gestão das NFS-e tomadas ocorrem em uma tela específica chamada "Notas fiscais de serviços tomadas", similar à tela "Notas fiscais destinadas". Essa tela permite:

  • Importar as NFS-e tomadas.
  • Visualizar as notas fiscais importadas em uma tabela.
  • Gerar documentos de compra de serviço a partir das notas.
  • Exportar os arquivos XML e PDFs das notas fiscais.


2. Processo de Importação

O processo começa ao clicar no botão "Importar NFS-e tomadas". Aqui está o fluxo:

  • Consulta das NFS-es tomadas: O sistema inicia a busca das NFS-es tomadas, registra o início da importação e busca os arquivos XML e PDFs das NFS-es.
  • Armazenamento no Banco de Dados: Os arquivos obtidos (PDF, XML e JSON com os dados).
  • Cadastro Automático: O sistema realiza o "match" do prestador e tomador com registros existentes no Nomus ERP (como CNPJ e razão social). Caso o prestador ou tomador não esteja cadastrado, o sistema cria automaticamente o registro necessário.
  • Histórico de Importação: Um botão específico permite acessar o histórico das notas fiscais importadas para acompanhamento.


3. Geração de Documentos de Compra de Serviço

Ao selecionar uma ou várias notas fiscais com o status "Aguardando geração do documento", o sistema permite gerar documentos de compra de serviço, automaticamente, a partir das informações da nota fiscal de serviço tomada.


4. Exportação de NFS-e Tomadas

O sistema possibilita a exportação das notas fiscais em um arquivo ".zip" que contém:

  • PDFs e XMLs das notas fiscais.
  • Nomeação dos arquivos com o número da nota fiscal para identificação fácil.



Como configurar o sistema para utilizar a importação de NFS-es tomadas?


Para realizar as configurações necessárias, sua empresa deve entrar em contato com o Suporte da Nomus pelo e-mail [email protected]. No e-mail, é importante incluir as seguintes informações:

  • Certificado digital: Anexar no e-mail um arquivo PFX ou P12.
  • Senha: Informar a senha do certificado.
  • E-mail para aviso de vencimento do certificado digital: Informe um e-mail para que o sistema possa enviar lembretes sobre o vencimento do certificado digital.


Após o envio dessas informações para o suporte da Nomus, nossos analistas serão responsáveis por realizar as configurações necessárias.


Como é feita a consulta de NFS-es?


Acesse a tela "Notas fiscais de serviços tomadas" e clique no botão "Importar NFS-es tomadas":


Ao clicar no botão "Importar NFS-e tomadas" é aberto uma tela que tem as seguintes informações:

  • Período que será consultado.
  • Empresas que tem integração habilitada.
  • Empresas e fornecedores com dados faltando.
  • Validação de cadastros.
  • Botão para baixar lista de empresas e fornecedores.



A lista de empresas e fornecedores com dados faltando está disponível em um arquivo '.txt' para download. Veja um exemplo do arquivo na imagem abaixo:


A consulta abrange todas as empresas habilitadas e fornecedores ativos, independentemente de eventuais dados ausentes. A mensagem de confirmação destaca os campos faltantes sempre que a cidade exigir informações do prestador, mesmo que esses campos específicos não sejam obrigatórios.


Ao clicar no botão "Confirmar", o sistema realiza a consulta para todas as empresas com integração habilitada.


Quando for a primeira importação na empresa, como padrão o sistema sempre importa NFS-es tomadas emitidas a partir do período:

  • A partir de: Data corrente - 31
  • Até: Data corrente - 1


Por exemplo, se a data atual for 31/10/2024, a data "A partir de" será 30/09/2024 e a data "Até" será 30/10/2024.


Depois que a primeira importação for feita, o sistema sempre fará a importação das NFS-es tomadas emitidas a partir da data da última importação finalizada, como abaixo:

  • A partir de: Data da última importação finalizada.
  • Até: Data corrente - 1


As horas não são levadas em consideração nessas datas.


Caso ocorra alguma validação na consulta, o sistema exibe uma mensagem que indica as ações necessárias para que o usuário possa tentar novamente. Como somente consultas que apresentaram validações permitem uma nova tentativa, uma mesma nota não é consultada duas vezes.


O botão "Importar NFS-e tomadas" fica desabilitado se:

  • Não houver empresas com integração habilitada.
  • O usuário já tenha pedido uma importação na data corrente.
  • Existir uma importação em andamento.


O sistema exibe uma mensagem de ajuda explicando esses motivos.


Como consultar o histórico de consultas?


Acesse a tela "Notas fiscais de serviços tomadas" e clique no botão "Ver histórico de importações":


Caso o sistema tenha encontrado falha na importação de algum município, isso é apresentado no histórico.



Durante a consulta, caso ocorram erros, o sistema tenta importar novamente até 3 vezes. Se o erro persistir, o status "ERRO" será registrado na coluna "Situação", acompanhado de detalhes sobre a causa na coluna "Mensagens de erro".


A primeira coluna apresenta a situação da consulta, que tem os ícones com as cores:

  • Verde: Finalizada.
  • Vermelho: Erro.
  • Amarelo: Processando.


Se o status for "erro" (ícone vermelho), o usuário pode solicitar ao sistema uma nova tentativa de importação utilizando o submenu "Tentar novamente". O contador  de tentativas será reiniciado, e o sistema realizará até 3 novas tentativas de importação. Esse processo pode ser repetido quantas vezes o usuário desejar.



Como gerar o documento de compra de serviço a partir das NFS-es tomadas?


Acesse a tela "Notas fiscais de serviços tomadas", selecione uma ou mais NFS-es tomadas com status do documento "Aguardando geração do documento" e clique no botão "Gerar documento de compra de serviço".


Ao realizar esses passos, o sistema faz as seguintes ações:

  • Exibe uma mensagem de confirmação da geração do documento de compra de serviço.
  • Muda a coluna "Status do documento" para "Documento gerado".
  • Informa na coluna "Documento de compra de serviço" o número do documento.




Essa ação também pode ser feita de forma individual pelo submenu "Gerar documento de compra de serviço".



Como exportar as NFS-es tomadas?


Acesse a tela "Notas fiscais de serviços tomadas", clique no botão "Exportar NFS-es tomadas".


Informe a empresa, o período de exportação e  clique em exportar.



O sistema faz o download do arquivo de exportação no formato ".zip", contendo:

  • PDFs das NFS-es tomadas.
  • XMLs das NFS-es tomadas.



Também é possível exportar esses arquivos de forma individual; Para isso, acesse a tela "Notas fiscais de serviços tomados", busque pelas NFS-e tomada desejada, e no submenu, escolha entre:

  • Ver PDF da NFS-e
  • Ver XML da NFS-e
  • Ver txt da NFS-e