O guia rápido "Portal de cotações online" está subdividido nas seções:
- O que é o Portal de Cotações?
- Como funciona o Portal de Cotações?
- Como configurar o Portal de Cotações Online?
- Como é o acesso do fornecedor ao portal de cotações?
O que é o Portal de Cotações?
O Portal de Cotações é uma funcionalidade que permite a automatização do processo de cotação de compras, proporcionando mais agilidade e eficiência para empresas que precisam lidar com fornecedores e a coleta de preços. O objetivo dessa ferramenta é facilitar a interação entre clientes e fornecedores, eliminando a necessidade de trocas manuais de e-mails com propostas em anexo e reduzindo o tempo de registro das informações.
Com o portal, os fornecedores podem acessar diretamente o sistema para registrar suas propostas de preço, o que simplifica a coleta e análise de informações. Isso não apenas economiza tempo, mas também reduz erros humanos, já que o cliente não precisa mais registrar os preços manualmente no sistema.
Como funciona o Portal de Cotações?
O Portal de Cotações otimiza o fluxo de trabalho tanto para a sua empresa quanto para os fornecedores. O processo é simplificado e automatizado, conforme descrito na tabela abaixo:
| Envio de Cotações | A sua empresa cria a cotação de compra no sistema e a envia aos fornecedores. Em vez de um anexo em PDF, o fornecedor recebe um e-mail contendo um link para acessar o portal e preencher suas informações diretamente no sistema. |
| Registro de Preços pelos Fornecedores | Ao acessar o portal por meio do link recebido, o fornecedor pode visualizar as cotações pendentes e preencher os preços dos produtos ou serviços solicitados. O sistema registra automaticamente esses preços, eliminando a necessidade da sua empresa fazer isso manualmente. |
| Análise das Propostas | A sua empresa recebe todas as propostas diretamente no sistema, com os preços já registrados pelos fornecedores. Isso facilita a comparação das propostas e acelera o processo de decisão de compra. |
| Decisão de Compra | Após a coleta de preços, a sua empresa pode avaliar as propostas e tomar a decisão de compra diretamente no sistema, liberando os pedidos de compra com base nas melhores condições oferecidas pelos fornecedores. O portal é dividido em quatro abas principais, que facilitam a navegação e gestão das cotações pelos fornecedores:
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Como configurar o Portal de Cotações Online?
Passo 1) Configuração no cadastro da empresa
Acesse a tela "Empresas", edite a empresa desejada. Na aba "Compras", no quadro "Portal de cotações online", habilite o campo abaixo:
- Habilitar o portal de cotações online
Após marcar essa opção, o campo "Texto padrão para envio de cotações de compra pelo portal de cotações online" é habilitado, e você pode personalizar o e-mail de envio de cotações de compra. Abaixo, segue o padrão do sistema:
Prezado @nomePessoa, Gostaria de convidá-lo para participar da cotação de compra @cotacao emitida em @dataEmissao. Por favor, clique no link abaixo para acessar o Portal de Cotações Online. @linkAcessoSistema A data limite para apresentação da sua proposta comercial é @dataLimiteColetaPrecos Em caso de qualquer dúvida por favor peço que faça contato com o comprador @nomeComprador @emailComprador @razaoSocialEmpresa Atenciosamente, @nomeEmpresa |
Abaixo desse campo, você pode avaliar o quadro de variáveis para a cotações de compra. Caso esse e-mail seja personalizado, se atentar a variável "@linkAcessoSistema", que apresenta o link para o fornecedor acessar o Portal de Cotações Online no sistema Nomus.
Passo 2) Como criar o usuário do fornecedor?
Acesse a tela "Pessoas", edite o fornecedor desejado. Na aba "Compras", no quadro "Portal de cotações online", clique em "Criar usuário para o fornecedor". Segue abaixo como deve ser preenchido cada campo:
Nome | O sistema sugere o nome do fornecedor. |
| Login | O sistema sugere o CNPJ do fornecedor. |
| O sistema sugere o primeiro e-mail cadastrado no campo "E-mails para envio de cotações e pedidos de compra". O e-mail deve ser único. |
Ao clicar em "Salvar", o sistema criará um usuário para o fornecedor, preenchendo os campos com as seguintes informações:
- Nome: Nome fornecido.
- Login: CNPJ fornecido.
- E-mail: E-mail fornecido.
- Grupo de usuários: O sistema cria automaticamente um grupo chamado "Portal de cotações online" para gerenciar esses usuários. Esse grupo tem permissões limitadas para o uso do portal.
- Ativo?: O campo é marcado como ativo.
- Fornecedor vinculado ao usuário: O sistema associa o usuário ao fornecedor.
Além disso, o sistema exibe uma tabela com os usuários vinculados ao fornecedor, veja:
Clicando em cima dessa tabela é possível:
- Gerar nova senha para o usuário
- Desativar usuário
- Excluir usuário
Atenção: O sistema permite a criação de mais de um usuário para cada fornecedor.
Sobre o grupo de usuários, o sistema cria automaticamente o grupo de usuários "Portal de Cotações Online" ao registrar o primeiro usuário no cadastro de fornecedores, com as seguintes configurações desse grupo:
- Grupo de usuários: Portal de cotações online.
- Tempo de sessão: 15 minutos.
- Tipo de grupo de usuários: Fornecedor (não pode ser alterado).
- Permissões: O grupo terá permissões restritas acesso apenas ao portal.
Atenção: O sistema não permite a edição das configurações do grupo "Portal de cotações online".
Passo 3) Configuração geral para definir fórmulas de tributação para os casos calculados
O fornecedor pode solicitar que o sistema calcule as tributações de ICMS e IPI. A sua empresa deve parametrizar as seguintes configurações gerais para que isso seja possível:
Fórmula de tributação aplicada no ICMS com base de cálculo sem o IPI | Essa fórmula é aplicada no portal de cotações quando o fornecedor escolher a função de calcular o ICMS sem considerar o IPI na base de cálculo |
Fórmula de tributação aplicada no ICMS com base de cálculo contendo o IPI | Essa fórmula é aplicada no portal de cotações quando o fornecedor escolher a função de calcular o ICMS considerando o IPI na base de cálculo. |
| Fórmula de tributação aplicada no IPI | Essa fórmula será aplicada no portal de cotações quando o fornecedor escolher a função de calcular o IPI. |
Como é o acesso do fornecedor ao portal de cotações?
Ao criar o usuário, o fornecedor recebe um e-mail com o link de acesso ao portal e uma senha provisória.
Ao efetuar o login pela primeira vez, o sistema exige que o usuário altere a senha.
Quando o fornecedor logar no sistema, ele é direcionado ao Portal de Cotações Online, que tem as seguintes abas:
- Cotações Pendentes
- Cotações Respondidas
- Cotações Aguardando Decisão de Compra
- Cotações Encerradas
Como o fornecedor avalia as Cotações Pendentes?
Na aba "Cotações pendentes, o sistema exibe todas as cotações que ainda estão abertas e aguardam o registro de preços.
Por essa aba, ao clicar no submenu "Definir preços da cotação de compra", o fornecedor é direcionado para uma tela de coleta de preços.
Itens da coleta de preços
Agora vamos entender as informações que devem ser registradas pelo fornecedor na tabela de "Itens da cotação de compra". Preencha os campos seguindo as orientações apresentadas a seguir:
| Atende ao item? | Marque se o fornecedor apresentou sua proposta para o item da coleta de preços. |
| Qtde atendida | Informe a quantidade que o fornecedor atende. Como padrão o sistema sugere o atendimento total da quantidade. |
| U.M. | Selecione a unidade de medida do item da coleta. Como padrão o sistema sugere a mesma unidade de medida do item da cotação. |
| Valor unitário do produto | Informe o valor unitário do produto sem considerar ICMS ST e IPI. |
| Valor total | Sistema calcula automaticamente. |
| Prazo de entrega (dias) | Informe o prazo de entrega do fornecedor. |
| Observações do fornecedor | Por esse campo o fornecedor pode adicionar observações para cada item da cotação. |
Ao clicar no ícone "Editar tributação do item", o sistema exibe um popup para o fornecedor informar a tributação.
O sistema exibe os campos de impostos de acordo com o CRT no cadastro da empresa e o CRT do cadastro do fornecedor, seguindo os critérios fiscais. O fornecedor deve preencher a tributação com a visão de venda, ou seja, saída.
Abaixo, a explicação sobre alguns campos do ICMS:
| Forma de preenchimento do ICMS | Informe "Digitado" para informar o ICMS manualmente. Informe "Calculado" para informar alguns parâmetros, como por exemplo: alíquota do ICMS e alíquota do ICMS ST. O sistema pode calcular o valor total do ICMS e o Valor do ICMS ST |
Situação tributária - CSOSN ou CST | O sistema seleciona o CSOSN e o CST de acordo com preenchimento de cada campo. |
| Alíquota de ICMS (%) | Deve ser informado pelo fornecedor. |
Alíquota de ICMS ST (%) | Deve ser informado pelo fornecedor. |
Percentual da redução da Base de cálculo do ICMS | Deve ser informado pelo fornecedor. |
Percentual do diferimento | Deve ser informado pelo fornecedor. |
Calcula crédito de ICMS? | O Fornecedor deve informar nesse campo se a sua empresa tem aproveitamento de crédito. |
Valor do ICMS ST | Se a forma de preenchimento do ICMS foi preenchido como "Digitado", o fornecedor deve preencher esse campo. Se a forma de preenchimento do ICMS foi preenchido como "Calculado", o sistema preenche o campo automaticamente. |
Valor do ICMS | Se a forma de preenchimento do ICMS foi preenchido como "Digitado", o fornecedor deve preencher esse campo. Se a forma de preenchimento do ICMS foi preenchido como "Calculado", o sistema preenche o campo automaticamente. |
Base de Calculo do ICMS | Deve informar "Sem IPI", caso a fórmula não contemple o valor do IPI, ou "Com IPI", caso a fórmula tenha que conter o valor do IPI. |
Abaixo, a explicação sobre alguns campos do IPI:
| Forma de preenchimento do IPI | Informe "Digitado" para informar o IPI manualmente. Informe "Calculado" para informar alguns parâmetros, como por exemplo: alíquota do IPI. O sistema pode calcular o valor do IPI. |
CST (Situação tributária) | O sistema seleciona o CST de acordo com preenchimento de cada campo. |
Calcula crédito de IPI? | Deve ser informado pelo fornecedor. |
Alíquota IPI (%) | Deve ser informado pelo fornecedor. |
Valor IPI | Se a forma de preenchimento do ICMS foi preenchido como "Digitado", o fornecedor deve preencher esse campo. Se a forma de preenchimento do ICMS foi preenchido como "Calculado", o sistema preenche o campo automaticamente. |
Atenção: Na tela administrativa, pelo login de usuários da sua empresa, o sistema faz a conversão desses campos para uma visão de compra/entrada.
Aba "Transporte"
| Modalidade de transporte | Selecione a modalidade de transporte. No cadastro de empresas é possível selecionar uma modalidade de transporte padrão para a empresa. No cadastro de pessoas é possível selecionar uma modalidade de transporte padrão para o fornecedor. |
| Valor total do frete | Preencha caso tenha o valor total do frete. |
| Valor total do seguro | Preencha caso tenha o valor total do seguro. |
| Valor total de outras despesas acessórias | Preencha caso tenha o valor total de outras despesas acessórias. |
| Prazo de entrega padrão | Informe o prazo de entre padrão do fornecedor. |
Aba "Outras informações"
A sua empresa é optante pelo Simples Nacional? | O sistema apresenta como o fornecedor está cadastrado no sistema Nomus. Ou seja, se está cadastrado como optante pelo Simples Nacional ou não. |
| Observações | Campo para o fornecedor colocar observações gerais sobre a cotação de compra. |
Aba "Valores totais"
Veja e confirme os valores totais dos produtos, frete, seguro, outras despesas acessórias, desconto, NF-e, ICMS, IPI, PIS, COFINS e ISSQN.
Se desejar clique no botão "Calcular valores totais" para o sistema recalcular todos os valores da coleta de preços
Aba "Condições de pagamento"
Informe a condição de pagamento e a forma de pagamento desejado.
Como o fornecedor avalia as Cotações Respondidas?
Ao salvar a coleta de preço, o sistema transfere a cotação de compra para a aba "Cotações respondidas". Enquanto oa empresa não muda o status da cotação de compra de "Liberado para coleta de preço" para "Decisão de compra", o fornecedor pode editar as informações da coleta de preço, clicando no submenu "Editar preços da cotação de compra".
Como o fornecedor avalia as Cotações Aguardando decisão de compra?
Quando a empresa da cotação muda o status da cotação de "Liberado para coleta de preço" para "Decisão de compra", a cotação passa a ser apresentada para o fornecedor na aba "Cotações aguardando decisão de compra".
A partir desse momento, o fornecedor não consegue alterar as informações da coleta de preço, mas consegue ver preços da cotação de compra.
Como o fornecedor avalia as Cotações encerradas?
Quando a empresa tomar a decisão de compra, as cotações são transferidas para a aba "Cotações encerradas".
Por essa aba, o fornecedor continua podendo ver os preços da cotação de compra, mas não pode editá-los nessa fase.
O fornecedor consegue visualizar as cotações:
- Perdidas: em vermelho.
- Ganha parcialmente: em amarelo.
- Ganha totalmente: em verde.
