O guia rápido "Portal de cotações online" está subdividido nas seções:


ÍNDICE


O que é o Portal de Cotações?


O Portal de Cotações é uma funcionalidade que permite a automatização do processo de cotação de compras, proporcionando mais agilidade e eficiência para empresas que precisam lidar com fornecedores e a coleta de preços. O objetivo dessa ferramenta é facilitar a interação entre clientes e fornecedores, eliminando a necessidade de trocas manuais de e-mails com propostas em anexo e reduzindo o tempo de registro das informações.


Com o portal, os fornecedores podem acessar diretamente o sistema para registrar suas propostas de preço, o que simplifica a coleta e análise de informações. Isso não apenas economiza tempo, mas também reduz erros humanos, já que o cliente não precisa mais registrar os preços manualmente no sistema.


Como funciona o Portal de Cotações?


O  Portal de Cotações otimiza o fluxo de trabalho tanto para a sua empresa quanto para os fornecedores. 


O processo é simplificado e automatizado, conforme descrito a seguir:


Envio de Cotações

A sua empresa cria a cotação de compra no sistema e a envia aos fornecedores. Em vez de um anexo em PDF, o fornecedor recebe um e-mail contendo um link para acessar o portal de cotações.


Registro de Preços pelos Fornecedores

Ao acessar o portal por meio do link recebido, o fornecedor pode visualizar as cotações pendentes e apresentar suas propostas, definir os preços, condições de fornecimento e pagamento dos produtos ou serviços solicitados. 


O sistema registra automaticamente todos os dados preenchidos pelo fornecedor, eliminando a necessidade da sua empresa fazer isso manualmente.


Decisão de Compra

Após a coleta de preços, a sua empresa pode avaliar as propostas e tomar a decisão de compra diretamente no sistema, liberando os pedidos de compra com base nas melhores condições oferecidas pelos fornecedores.


O portal é dividido em quatro abas principais, que facilitam a navegação e gestão das cotações pelos fornecedores:

  • Cotações Pendentes: Exibe todas as cotações que ainda estão abertas e aguardam o registro de preços.
  • Cotações Respondidas: Lista as cotações para as quais o fornecedor já inseriu suas propostas.
  • Cotações Aguardando Decisão: Mostra as cotações que estão em análise pelo cliente.
  • Cotações Encerradas: Apresenta as cotações finalizadas e o resultado (se o fornecedor ganhou ou perdeu a cotação).

Como configurar o Portal de Cotações Online?


Passo 1) Configuração no cadastro da empresa


Acesse a tela "Empresas", edite a empresa desejada. 


Na aba "Compras" localize o quadro "Portal de cotações online" como na imagem a seguir:


 

Marque a configuração Habilitar o portal de cotações online para habilitar a utilização do portal de cotações online.


Após marcar essa configuração, o campo "Texto padrão para envio de cotações de compra pelo portal de cotações online" é habilitado para edição. Este campo apresenta o texto do e-mail que será enviado pelo sistema para o fornecedor participar das cotações de compra através do portal. Veja abaixo o texto padrão do sistema:


Prezado @nomePessoa,


Gostaria de convidá-lo para participar da cotação de compra @cotacao emitida em @dataEmissao.


Por favor, clique no link abaixo para acessar o Portal de Cotações Online.

@linkAcessoSistema


A data limite para apresentação da sua proposta comercial é @dataLimiteColetaPrecos


Em caso de qualquer dúvida por favor peço que faça contato com o comprador @nomeComprador @emailComprador


@razaoSocialEmpresa

Atenciosamente,

@nomeEmpresa


Você pode personalizar esse texto à vontade utilizando variáveis que são apresentadas no quadro "Variáveis da cotação de compra".


Caso o texto do e-mail seja personalizado, é importante ficar atento para não excluir a variável "@linkAcessoSistema", que apresenta o link para o fornecedor acessar o Portal de Cotações Online no sistema Nomus.


Passo 2) Criação de usuários para os fornecedores


Acesse a tela "Pessoas", edite o fornecedor desejado. Na aba "Compras", no quadro "Portal de cotações online", clique em "Criar usuário para o fornecedor", como em destaque na imagem a seguir:


 

Ao clicar neste botão o sistema vai exibir uma popup como abaixo:


 

Segue abaixo como deve ser preenchido cada campo nesta popup:

  • Nome: O sistema sugere o nome do fornecedor
  • Login: O sistema sugere o CNPJ do fornecedor
  • E-mail: O sistema sugere o primeiro e-mail cadastrado no campo "E-mails para envio de cotações e pedidos de compra". O e-mail deve ser único.


Ao clicar em "Salvar", o sistema criará um usuário para o fornecedor, preenchendo os campos com as seguintes informações:

  • Nome: Nome fornecido.
  • Login: CNPJ fornecido.
  • E-mail: E-mail fornecido.
  • Grupo de usuários: O sistema cria automaticamente um grupo chamado "Portal de cotações online" para gerenciar esses usuários. Esse grupo tem permissões limitadas para o uso do portal.
  • Ativo?: O campo é marcado como ativo.
  • Fornecedor vinculado ao usuário: O sistema associa o usuário ao fornecedor.


Além disso, o sistema exibe uma tabela com os usuários vinculados ao fornecedor, veja:



Clicando em cima dessa tabela é possível:

  • Gerar nova senha para o usuário
  • Desativar usuário
  • Excluir usuário


Atenção: O sistema permite a criação de mais de um usuário para cada fornecedor.


Sobre o grupo de usuários, o sistema cria automaticamente o grupo de usuários "Portal de Cotações Online" ao registrar o primeiro usuário no cadastro de fornecedores, com as seguintes configurações desse grupo:

  • Grupo de usuários: Portal de cotações online.
  • Tempo de sessão: 15 minutos.
  • Tipo de grupo de usuários: Fornecedor (não pode ser alterado).
  • Permissões: O grupo terá permissões restritas  acesso apenas ao portal.



Atenção: O sistema não permite a edição das configurações do grupo de usuários "Portal de cotações online".


Passo 3) Definição de fórmulas de tributação na configuração geral


No portal de cotações online o fornecedor pode solicitar que o sistema calcule as tributações de ICMS e IPI. 


Para isso, a sua empresa deve parametrizar as seguintes configurações gerais para que isso seja possível:

  • Fórmula de tributação aplicada no ICMS com base de cálculo sem o IPI: Essa fórmula é aplicada no portal de cotações quando o fornecedor escolher a função de calcular o ICMS sem considerar o IPI na base de cálculo.
  • Fórmula de tributação aplicada no ICMS com base de cálculo contendo o IPI: Essa fórmula é aplicada no portal de cotações quando o fornecedor escolher a função de calcular o ICMS considerando o IPI na base de cálculo.
  • Fórmula de tributação aplicada no IPI: Essa fórmula será aplicada no portal de cotações quando o fornecedor escolher a função de calcular o IPI.


Como é o acesso do fornecedor ao portal de cotações?


Ao criar o usuário, o fornecedor recebe um e-mail com o link de acesso ao portal e uma senha provisória. 



Ao efetuar o login pela primeira vez, o sistema exige que o usuário altere a senha. 


Quando o fornecedor logar no sistema, ele é direcionado ao Portal de Cotações Online, que tem as seguintes abas:


  • Cotações Pendentes
  • Cotações Respondidas
  • Cotações Aguardando Decisão de Compra
  • Cotações Encerradas



Como o fornecedor avalia as Cotações Pendentes?


Na aba "Cotações pendentes", o sistema exibe todas as cotações que ainda estão abertas e aguardam o registro de preços pelo fornecedor, como abaixo:



Por essa aba, ao clicar no submenu "Definir preços da cotação de compra", o fornecedor é direcionado para uma tela de coleta de preços.


Itens da cotação de compra


A tela para definir os preços da cotação de compra é apresentada a seguir:


 

Vamos entender na visão do fornecedor como as informações que devem ser registradas neste tela: 

  • Atende ao item?: Marque se quiser apresentar proposta para o item da coleta de preços.
  • Qtde atendida: Informe a quantidade atendida. Como padrão o sistema sugere o atendimento total da quantidade.
  • U.M.: Selecione a unidade de medida do item da coleta. Como padrão o sistema sugere a mesma unidade de medida do item da cotação.
  • Valor unitário do produto: Informe o valor unitário do produto sem considerar ICMS ST e IPI.  Atenção: Fornecedor deve informar o valor unitário do produto já com desconto para simplificar o preenchimento
  • Valor total: Sistema calcula automaticamente.
  • Prazo de entrega (dias): Informe o prazo de entrega.
  • Observações do fornecedor: Se necessário, adicione observações para cada item da cotação.


Editar tributação do item


Se necessário, é possível clicar no ícone "Editar tributação do item" como abaixo:


Para o sistema exibir uma popup para informar dados de tributação como abaixo:



Nesta popup o sistema exibe os campos de impostos de acordo com o CRT no cadastro da empresa e o CRT do cadastro do fornecedor.


O fornecedor deve preencher a tributação com a sua visão, ou seja, a visão de venda. 


Dados de tributação de ICMS


Veja abaixo explicações sobre o preenchimento da tributação do ICMS na visão do fornecedor:

  • Forma de preenchimento do ICMS: Informe "Digitado" para informar o ICMS manualmente. Informe "Calculado" para informar alguns parâmetros, como por exemplo: alíquota do ICMS. O sistema pode calcular o valor total do ICMS.
  • Alíquota de ICMS (%): Preencha com a alíquota percentual de ICMS se necessário. Atenção: Se o fornecedor tiver alíquota FCP deve somar à alíquota ICMS.
  • Percentual da redução da Base de cálculo do ICMS: Preencha com o percentual da redução da base de cálculo de ICMS se necessário.
  • Percentual do diferimento: Preencha com o percentual de diferimento de ICMS se necessário.
  • Valor do ICMS ST: o fornecedor deve informar o valor do ICMS ST, o sistema não calcula. Atenção: se o fornecedor tiver FCP ST, ele deve ser somado ao valor do ICMS ST
  • Valor do ICMS: Preencha este campo com o valor do ICMS, se necessário, e quando a "Forma de preenchimento do ICMS" for "Digitado". Se a forma de preenchimento do ICMS foi preenchido como "Calculado", o sistema preenche o campo automaticamente.
  • Base de Calculo do ICMS: Selecione a opção "Sem IPI", caso o valor do IPI não deva ser adicionado à base de cálculo do ICMS. Selecione a opção "Com IPI", caso o valor do IPI deva ser adicionado à base de cálculo do ICMS.



Dados de tributação de IPI



Veja abaixo explicações sobre o preenchimento da tributação do IPI na visão do fornecedor:

  • Forma de preenchimento do IPI: Informe "Digitado" para informar o IPI manualmente. Informe "Calculado" para informar alguns parâmetros, como por exemplo: alíquota do IPI. O sistema pode calcular o valor do IPI.
  • Alíquota IPI (%): Preencha com a alíquota percentual de IPI se necessário.
  • Valor IPI: Preencha este campo com o valor do IPI, se necessário, e quando a "Forma de preenchimento do IPI" for "Digitado".  Se a forma de preenchimento do IPI foi preenchido como "Calculado", o sistema preenche o campo automaticamente.


Atenção: Na tela coleta de preços de fornecedores acessada pelos usuários da sua empresa, o sistema faz a conversão desses campos para uma visão de compra/entrada.


Aba "Transporte"


Na aba "Transporte" é possível informar as condições de fornecimento para o transporte das mercadorias, como na imagem a seguir:



Veja abaixo explicações sobre o preenchimento na visão do fornecedor:

  • Modalidade de transporte: Selecione a modalidade de transporte. No cadastro de empresas é possível selecionar uma modalidade de transporte padrão para a empresa. No cadastro de pessoas é possível selecionar uma modalidade de transporte padrão para o fornecedor.
  • Valor total do frete: Preencha com o valor total do frete se necessário.
  • Valor total do seguro: Preencha com o valor total do seguro se necessário.
  • Valor total de outras despesas acessórias: Preencha com o valor total de outras despesas acessórias se necessário.
  • Prazo de entrega padrão: Pode preencher e clicar no ícone para o sistema aplicar em todos os itens.



Aba "Outras informações"


Na aba "Outras informações" é possível verificar informações adicionais, como na imagem a seguir:


 

Veja abaixo explicações sobre o preenchimento na visão do fornecedor:

  • A sua empresa é optante pelo Simples Nacional?: Esse campo não deve ser preenchido, ele apresenta como o fornecedor está cadastrado no sistema Nomus, se ele está cadastrado como optante pelo simples nacional ou não.
  • Observações: Se necessário informe observações gerais sobre a cotação de compra.


Aba "Valores totais"


Veja e confirme os valores totais dos produtos, frete, seguro, outras despesas acessórias, desconto, NF-e, ICMS, IPI, PIS, COFINS e ISSQN.


Se desejar clique no botão "Calcular valores totais" para o sistema recalcular todos os valores da coleta de preços



Aba "Condições de pagamento"


Informe a condição de pagamento e a forma de pagamento desejados. 



Como o fornecedor avalia as cotações respondidas?


Ao salvar a coleta de preço, o sistema transfere a cotação de compra para a aba "Cotações respondidas". 


Enquanto a sua empresa não mudar o status da cotação de compra de "Liberado para coleta de preço" para "Decisão de compra", o fornecedor pode editar as informações da coleta de preço, clicando no submenu "Editar preços da cotação de compra".



Como o fornecedor avalia as cotações aguardando decisão de compra?


Quando a sua empresa da cotação muda o status da cotação de "Liberado para coleta de preço" para "Decisão de compra", a cotação passa a ser apresentada para o fornecedor na aba "Cotações aguardando decisão de compra".


A partir desse momento, o fornecedor não consegue alterar as informações da coleta de preço, mas consegue ver preços da cotação de compra.



Como o fornecedor avalia as cotações encerradas?


Quando a sua empresa tomar a decisão de compra, as cotações são transferidas para a aba "Cotações encerradas".


Por essa aba, o fornecedor continua podendo ver os preços da cotação de compra, mas não pode editá-los nessa fase.


O fornecedor consegue visualizar as cotações:

  • Perdidas: em vermelho.
  • Ganha parcialmente: em amarelo.
  • Ganha totalmente:  em verde.