O guia rápido "Calendário para impedir acesso ao sistema em horários indevidos" está subdividido nas seções:
- O que é o calendário para impedir acesso ao sistema em horários indevidos?
- Como funciona o calendário para impedir o acesso?
- Como configurar o controle de acesso ao sistema?
- Como criar exceção do calendário?
- O que é Calendário de grupos de usuário?
- O que fazer quando o usuário já logado no sistema estiver fora do horário do calendário?
- Como criar a agendamento para a rotina de "Encerramento de login de usuários logados fora do horário permitido."?
- Como avaliar usuários que tentaram acessar o sistema sem permissão pelo horário do login?
- Regras do calendário e exceção ao acessar o sistema
O que é o calendário para impedir acesso ao sistema em horários indevidos?
O calendário para impedir acesso ao sistema em horários indevidos é uma funcionalidade utilizada para controlar e limitar o acesso dos usuários fora dos horários permitidos. Esse controle é útil para empresas que querem garantir que os usuários acessem o sistema apenas durante os horários de trabalho ou em horários predefinidos pela organização. Ou seja, para as empresas que lidam com dados sensíveis ou que precisam manter um alto nível de controle sobre quem acessa o sistema e quando isso acontece.
Como funciona o calendário para impedir o acesso?
O calendário para impedir acesso ao sistema em horários indevidos funciona de forma simples e eficiente para garantir que os usuários só utilizem o sistema dentro dos horários estabelecidos pela empresa.
Essa funcionalidade é útil para aumentar a segurança da informação, garantindo que os dados da empresa fiquem protegidos, além de controlar melhor o uso dos sistemas no ambiente corporativo.
Aqui está uma explicação de como o sistema opera:
Configuração de Horários Permitidos
A empresa pode definir os horários específicos em que o sistema poderá ser acessado. Esses horários podem ser configurados com base nos turnos de trabalho, horários comerciais ou em qualquer necessidade operacional da organização.
Definição de Horários Bloqueados
Além de definir os horários permitidos, também pode ser configurado o intervalo em que o sistema estará bloqueado, ou seja, o período fora do expediente no qual os usuários não poderão realizar login ou acessar determinadas funções.
Tentativa de Acesso Fora dos Horários
Quando um usuário tenta acessar o sistema fora do horário permitido, o acesso pode ser automaticamente bloqueado. Uma mensagem de notificação é exibida, informando que o acesso está fora do horário autorizado.
Exceções e Usuários com Acesso Especial
Em alguns casos, pode ser configurado para que certos usuários, como administradores ou gestores, tenham permissões de acesso especiais, mesmo fora do horário estabelecido no calendário. Isso garante que atividades críticas possam ser realizadas em caso de necessidade.
Monitoramento e Segurança
O sistema registra tentativas de acesso fora do horário, gerando relatórios que ajudam na auditoria e no monitoramento da segurança. Isso também contribui para evitar possíveis acessos indevidos.
Como configurar o controle de acesso ao sistema?
Passo 1) Criação de eventos
Os eventos devem ser criados na tela "Eventos de calendário" clicando no botão "Criar evento".
Na aba “Geral”, você deve definir o nome do evento.
Na aba “Restrição de acesso ao sistema”, marcar o check box “Controlar acesso ao sistema pelo evento” e preencher o campo “Concede acesso ao sistema?” selecionando a opção "Sim", normalmente é utilizada para evento do tipo jornada de trabalho ou hora extra ou a opção "Não", normalmente é utilizada para quando se deseja bloquear o acesso ao sistema em determinado período, por exemplo, um feriado, férias do colaborador e etc.
Recomendamos ter um evento chamado "Permissão de acesso ao sistema" com esse campo como "Sim" e um evento chamado "Bloqueio de acesso ao sistema" com esse campo como "Não".
Passo 2) Criação do calendário
Você pode configurar mais de um calendário de acesso, o que é ideal para empresas que operam com diferentes turnos ou têm usuários com restrições de horários específicas. Essa flexibilidade permite adaptar o sistema à realidade de cada equipe ou departamento, garantindo que o acesso seja controlado de forma personalizada, sem comprometer a segurança e a eficiência operacional.
Os calendário devem ser criados na tela "Calendários" clicando no botão "Criar calendário".
Na aba “Geral”, você deve definir o nome do calendário. Segue abaixo um exemplo:
Na aba “Restrição de acesso ao sistema”, marcar o check box “Controlar acesso ao sistema pelo calendário” e selecionar os grupos de usuários que terão acesso ao sistema de acordo com esse calendário.
Atenção: um grupo de usuário só pode ser vinculado a um calendário.
Marcando esse campo, você poderá criar eventos de calendário específicos para controlar o acesso ao sistema. Esses eventos devem ter a opção "Controlar acesso ao sistema pelo evento" ativada e a configuração "Concede acesso ao sistema?" definida como "Sim". Dessa forma, o calendário será configurado para definir com precisão os dias e horários em que o acesso ao sistema será permitido, garantindo maior controle e segurança no uso da plataforma.
Atenção: ao cadastrar os eventos do calendário, você deverá preencher data/hora inicial e data/hora final com base no horário de Brasília.
Passo 3) Criação do evento do calendário
Na tela "Calendários", localize o calendário desejado e, no submenu, selecione a opção "Definir eventos do calendário". Em seguida, clique em "Criar evento de calendário" para configurar os eventos conforme necessário, ajustando os horários de acesso de acordo com as necessidades da sua empresa.
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`Preencha os campos de acordo com as informações abaixo:
Calendário
Campo desabilitado, que informa o nome do calendário
Evento
Se o calendário possuir o campo "Controlar acesso ao sistema pelo calendário" habilitado, o sistema só vai exibir eventos que possuem o campo "Controlar acesso ao sistema pelo evento" habilitado e o campo "Concede acesso ao sistema?" igual a "Sim".
Caso o calendário possua o campo "Controlar acesso ao sistema pelo calendário" desabilitado, o sistema só vai exibir eventos que possuem o campo "Controlar acesso ao sistema pelo evento" desabilitado.
Dia da semana
Caso o evento a ser cadastrado esteja entre um dia e outro, é necessário cadastrar dois eventos para o mesmo dia.
Imagine que você tenha um turno que inicia às 22:00 e finaliza às 07:00 do dia seguinte. Supondo que esse turno se inicia às segundas-feiras às 22:00 e acabe aos sábados às 07:00. Você deve cadastrar os eventos desse calendário da seguinte forma:
- Segunda-feira - Hora início: 22:00 / Hora término: 23:59
Terça-feira - Hora início: 00:00 / Hora término: 07:00
- Terça-feira - Hora início: 22:00 / Hora término: 23:59
Quarta-feira - Hora início: 00:00 / Hora término: 07:00
- Quarta-feira - Hora início: 22:00 / Hora término: 23:59
Quinta-feira - Hora início: 00:00 / Hora término: 07:00
- Quinta-feira - Hora início: 22:00 / Hora término: 23:59
Sexta-feira - Hora início: 00:00 / Hora término: 07:00
- Sexta-feira - Hora início: 22:00 / Hora término: 23:59
Sábado - Hora início: 00:00 / Hora término: 07:00
Turno
Um campo informativo onde é possível especificar o turno de trabalho.
Hora início
Insira a hora início do evento do calendário. O sistema aceita a hora início no intervalo entre 00:00 à 23:59.
Hora término
Insira a hora término do evento do calendário. O sistema aceita a hora término no intervalo entre 00:01 à 23:59. 23:59 será considerado até o final do dia.
Atenção: Quando a hora término é 23:59, o sistema compreende que o evento vai até o final do dia às 23:59:59.
A seguir, apresentamos um exemplo de calendário com os eventos devidamente cadastrados. Esse modelo serve como referência para o preenchimento dos horários e dias da semana de acesso ao sistema, de acordo com as necessidades operacionais da sua empresa.
Como criar exceção do calendário?
A Exceção do calendário é uma funcionalidade que permite definir eventos ou períodos específicos em que as regras de acesso padrão estabelecidas no calendário não serão aplicadas. Em outras palavras, as exceções são usadas para ajustar o comportamento do sistema em situações especiais, garantindo flexibilidade no controle de acesso. Essas exceções podem ser utilizadas para bloquear ou permitir o acesso ao sistema em momentos que normalmente não seguiriam o padrão do calendário regular, como por exemplo: feriados ou folgas, horário de manutenção, acessos emergenciais, entre outros.
As exceções do calendário devem ser criadas na tela "Exceções do calendário" clicando no botão "Criar exceção do calendário".
Na aba “Geral”, você deve preencher os campos de acordo com as informações abaixo:
- Data inicial: Data de início da exceção
- Data de início da exceção: Hora inicial
- Data final: Data final da exceção
- Hora final: Hora final da exceção
- Exceção relacionada a restrição de acesso ao sistema: Marque essa opção para controlar acessos em situações específicas, como horas extras ou para bloquear acesso em determinadas datas. Por exemplo, imagine que o calendário do usuário permita acesso ao sistema de segunda a sexta-feira, das 8h às 17h. Se for criada uma exceção com um evento onde o campo "Concede acesso ao sistema" esteja configurado como "Não" para um feriado, como o Natal em 25/12/2023 (segunda-feira), os usuários vinculados a essa exceção não poderão acessar o sistema nesse dia. As exceções têm prioridade sobre o calendário regular. A exceção é sempre aplicada, mesmo para usuários que não possuem um calendário associado. Importante: não é possível alterar essa configuração após a criação da exceção.
- Evento: Informar o evento.
Na aba “Restrição de acesso ao sistema”, você pode restringir a exceção do calendário pelo grupo de usuário e/ou usuário.
Atenção: Ao criar a exceção, você deve preencher data/hora inicial e data/hora final com base no horário de Brasília.
O que é Calendário de grupos de usuário?
Através da tela "Calendário de Grupos de Usuários", é possível visualizar e gerenciar os grupos de usuários vinculados a um calendário específico, bem como identificar os grupos que não possuem esse vínculo. Essa funcionalidade facilita o gerenciamento eficiente dos grupos de usuários, permitindo que a empresa tenha um controle mais preciso sobre os acessos ao sistema, garantindo que as regras de calendário sejam aplicadas de forma adequada a cada grupo.
Nesta tela, você também pode vincular grupos de usuários que ainda não possuem um calendário associado. Para realizar essa ação, basta clicar no botão "Vincular grupos ao calendário".
Ao acessar a tela de "Vínculo de Grupos ao Calendário", você poderá selecionar o calendário desejado e, em seguida, marcar os grupos de usuários que deseja associar a ele. Caso seja necessário, também é possível desmarcar grupos de usuários para desvinculá-los do calendário. Essa funcionalidade oferece flexibilidade e controle no gerenciamento dos grupos de usuários, garantindo que todos estejam corretamente associados aos calendários relevantes.
Ainda na tela "Calendário de Grupos de Usuários", é possível excluir em lote as relações entre grupos de usuários e seus calendários. Para isso, basta selecionar os grupos de usuários desejados e clicar no botão "Excluir relações selecionadas". Essa funcionalidade facilita o processo de desvinculação rápida e eficiente, especialmente quando é necessário realizar ajustes em grande escala no gerenciamento de acessos ao sistema.
O que fazer quando o usuário já logado no sistema estiver fora do horário do calendário?
Podemos definir o comportamento do sistema para cada usuário e/ou grupos de usuário.
Vamos supor que determinado usuário tenha acesso ao sistema de segunda a sexta-feira das 8h às 17h. Supondo que o usuário desse grupo esteja logado no sistema às 17:00. Em teoria, o usuário não poderia estar logado a partir de 17:01. Então essa configuração define o que o sistema irá fazer ao executar a rotina de "Encerramento de login de usuários logados fora do horário permitido."
Podemos fazer essa configuração pelo cadastro do usuário ou no cadastro do grupo de usuário.
Para configurar a restrição por grupo de usuários, acesse a tela "Grupos de Usuário". Na criação ou edição do grupo, vá até a aba "Restrição de Ação ao Sistema" e preencha o campo "O que fazer quando o usuário já estiver logado no sistema fora do horário do calendário?" conforme os critérios estabelecidos na tabela abaixo. Essa configuração permite definir as ações que o sistema deverá tomar quando um usuário estiver logado fora do horário permitido, garantindo que as regras de acesso sejam aplicadas de forma consistente.
Para configurar a restrição por usuário, acesse a tela "Usuário". Na criação ou edição do usuário, vá até a aba "Restrição de Ação ao Sistema" e preencha o campo "O que fazer quando o usuário já estiver logado no sistema fora do horário do calendário?" de acordo com os critérios indicados na tabela abaixo. Essa configuração permite ajustar o controle de acesso individualmente, assegurando que as ações apropriadas sejam aplicadas quando o usuário estiver logado fora do horário permitido.
- Manter o usuário logado: O sistema não toma nenhuma ação com esse usuário e mantém o usuário logado.
- Encerrar o login do usuário: O sistema encerra o login do usuário se ele estiver logado fora do horário. Esse encerramento do login ocorre somente quando o agendamento de rotina do tipo "Encerramento de login de usuários logados fora do horário permitido" é executada.
- Decidir com base no grupo de usuários: O sistema toma a decisão de manter ou encerrar o login do usuário de acordo com a opção escolhida no campo "O que fazer quando os usuários desse grupo estão logados no sistema fora do horário permitido de acesso?" na aba "Restrição de acesso ao sistema" no grupo de usuários.
Atenção: Para tomar a decisão de encerrar o login, o sistema também considera as exceções que concedem ou não concedem acesso ao sistema criadas para o usuário ou grupo de usuário deste usuário, e nestes casos as exceções sempre possuem prioridade em relação ao calendário do usuário.
Como criar a agendamento para a rotina de "Encerramento de login de usuários logados fora do horário permitido."?
No tópico anterior, vimos a configuração do campo "O que fazer quando o usuário já estiver logado no sistema fora do horário do calendário?", que pode ser feito na edição/criação de usuário ou na edição/criação de grupo de usuário.
Ao criar a rotina, o sistema irá executar essa rotina nos dias e horários definidos no quadro "Agendamento". A execução dessa rotina segue os seguintes passos:
- Busca a lista de todos os usuários logados no início da execução rotina e dessa lista, e dessa lista ele considera somente os usuários que possuem o campo "O que fazer quando o usuário está logado no sistema fora do horário permitido de acesso?" igual à "Encerrar login do usuário". Caso a opção selecionada no usuário seja "Decidir com base no grupo de usuários", ele só considera esse usuário se o grupo do usuário possui o campo "O que fazer quando os usuários desse grupo estão logados no sistema fora do horário permitido de acesso?" igual à "Encerrar login do usuário".
- Ao obter a lista dos usuários que precisariam ser expulsos do sistema, o sistema deve avaliar para cada usuário:
- Se existe alguma exceção que concede acesso ao sistema na data/hora do início da rotina. Ou;
- Se existe alguma exceção que não concede acesso ao sistema na data/hora do início da rotina
- Se o usuário logado está fora do horário do calendário vinculado grupo de usuário desse usuário.
- Se o usuário logado está dentro do horário do calendário vinculado grupo de usuário desse usuário.
- Se o usuário se encaixar nos cenários dos passos 2.2 ou 2.3, o sistema encerra o login desse usuário. Se o usuário se encaixar nos cenários dos passos 2.1 ou 2.4, o sistema não encerra o login do usuário, pois significa que o usuário está acessando o sistema dentro do horário concedido.
Usuários que não possuem calendário e exceções não são afetados por essa rotina, então o sistema nunca irá encerrar o login desses usuários.
Atenção: a exceção do usuário sempre tem prioridade em relação ao seu calendário de acesso.
Como avaliar usuários que tentaram acessar o sistema sem permissão pelo horário do login?
Acessando a tela “Logins frustrados”, o sistema registra todas as tentativas de acesso ao sistema sem permissão pelo horário do login. Para isso, busque pelo motivo “Usuário sem permissão de acesso no horário do login”.
Veja abaixo um exemplo:
Regras do calendário e exceção ao acessar o sistema
Quando um usuário tentar realizar login, o sistema irá verificar se o grupo ao qual esse usuário pertence está vinculado a um calendário ou se há alguma exceção relacionada diretamente ao usuário ou ao seu grupo. Essa avaliação garante que o acesso seja controlado conforme as regras definidas para o grupo ou as exceções aplicáveis, assegurando conformidade com as políticas de acesso estabelecidas.
Regra 1
Todo usuário que não possui calendário vinculado ao grupo e não possui nenhuma exceção relacionada, tem livre acesso ao sistema. Então, esse usuário pode acessar o sistema todos os dias em qualquer horário.
Regra 2
O sistema considera as exceções mesmo que não exista calendário para o usuário que está sendo logado.
Regra 3
O sistema sempre compara o horário dos eventos do calendário e exceção com base no horário de Brasília.
Regra 4
Se o usuário tem um calendário vinculado, o sistema só permite o acesso ao sistema dentro do dia e horário definido nos eventos do calendário.
