O guia rápido para "Gestão por centros de custos integrada aos processos de vendas e financeiro" tem as seções:

• O que é a gestão por centros de custos integrada aos processos de vendas e financeiro?
• Como configurar o sistema para fazer a gestão por centros de custos integrada aos processos de vendas e financeiro?
• Como fazer o rateio nas telas dos processos de vendas e financeiro?

O que é a gestão por centros de custos integrada aos processos de vendas e financeiro?

Nas telas dos processos de vendas e financeiro, criação/edição de propostas, pedidos de venda, documentos de saída, documentos de venda de serviço, contas a receber e recebimentos, é possível utilizar os centros de custos como centros de resultados, que são unidades dentro de uma organização responsáveis por gerar receitas e controlar custos e despesas, sendo avaliadas pelo resultado (lucro ou prejuízo) que elas geram.

O conceito de centro de resultado é utilizado para medir o desempenho financeiro de diferentes segmentos da empresa de forma independente, permitindo uma gestão mais eficiente e focada em resultados, onde cada centro de resultado pode possuir autonomia para gerir suas receitas, custos e despesas, permitindo que suas operações sejam avaliadas de forma independente, além da possibilidade de incluir a responsabilidade de aumentar as receitas e controlar os custos e despesas por centros.

Em uma indústria, o centro de resultado pode ser uma unidade de produção, um departamento ou até uma linha de produtos. Veja abaixo alguns exemplos de centros de resultado:

• Unidade de produção: Unidade de produção de eletrônicos
• Departamento: Departamento de assistência técnica
• Linha de produtos: Linha de produção de produtos químicos

Como configurar o sistema para fazer a gestão por centros de custos integrada aos processos de vendas e financeiro?

Centros de custo

Os centros de custo devem ser criados na tela "Centros de custo" clicando no botão "Criar centro de custo".

Segue abaixo um exemplo de centro de custo de Assistência Técnica:

Nas telas do processo de vendas, temos uma aba chamada “Centros de custo”, onde você pode fazer o rateio de valores entre os centros de custo, segue abaixo um exemplo na tela de criação/edição de item do pedido de venda:

Como padrão, todos os centros de custo criados no sistema podem ser utilizados para rateio nas telas do processo de vendas. Entretanto, caso a sua empresa tenha centros de custo que não fazem sentido serem utilizados para rateio, é possível configurar o sistema para esses centros de custo serem desabilitados.

Para fazer isso, no cadastro do centro de custo, na aba “Geral”, marque a configuração abaixo:

• Desabilita centro de custo para rateio nos processos de vendas, compras e financeiro

Segue abaixo um exemplo com o centro de custo:

Geralmente essa configuração é marcada para centros de custos que são utilizados para auxiliar a formação de preço de venda como impostos e comissões de venda, que geralmente tem a natureza "Vendas".

Esses centros de custo normalmente têm a natureza "Vendas", "Custo incidente dobre o lucro", "Suporte ao cálculo de preço" e "Suporte ao cálculo de custos de produção". 

Plano de contas financeiro

No cadastro de uma conta na tela "Plano de contas financeiro" é possível definir:

• Se a conta permitirá rateio à centros de custo
• Se esse rateio será opcional ou obrigatório
• Valores padrões para rateio entre centros de custo
• Se será possível editar os valores padrões para rateio

Essas configurações ficam disponíveis na tela de criação/edição de uma conta do plano de contas financeiro, com tipo "Analítica" e natureza "Entrada", na aba "Centros de custo", como na imagem a seguir:

Nesta aba "Centros de custo" o sistema exibe os seguintes quadros:

• Rateio de valores entre centros de custo
• Valores padrões para rateio por centros de custo
• Permitir editar valores padrões para rateio por centros de custo

Agora, vamos entender como configurar cada quadro:

Rateio de valores entre centros de custo

Neste quadro é possível se a conta permitirá rateio à centros de custo e se esse rateio será opcional ou obrigatório.

Essa definição é feita em todas as telas do processo de vendas e financeiro, como abaixo:

• Criação/edição de item da proposta
• Criação/edição de item do pedido de venda
• Criação/edição de item do documento de saída/venda de serviço
• Criação/edição da conta a receber e recebimento

Veja abaixo uma imagem desse quadro em destaque:

Para cada tela do sistema, você tem 3 opções:

• Permitido e opcional: Ao selecionar essa opção, quando você utilizar a conta do plano de contas financeiro na tela, o sistema vai permitir o rateio entre os centros de custos, porém esse rateio não será obrigatório.
• Permitido e obrigatório: Ao selecionar essa opção, quando você utilizar a conta do plano de contas financeiro na tela, o sistema vai obrigar o rateio entre os centros de custos. 
• Não permitido: Ao selecionar essa opção, quando você utilizar a conta do plano de contas financeiro na tela, o sistema não vai permitir o rateio entre os centros de custos.

Valores padrões para rateio por centros de custo

Neste quadro é possível definir valores padrões para rateio por centro de custo para uma conta do plano de contas.

O preenchimento desse campo é opcional, entretanto recomendamos que seja utilizado em todas as contas do plano de contas que possuem um valor padrão para rateio, pois isso agiliza e evita falhas no momento de fazer os rateios nas telas do sistema. 

Como exemplo, considere a classificação “Aluguel”, onde o rateio pode ser por área em m2 de cada departamento da empresa, essa informação é fixa no curto prazo, não vai variar, a não ser que aconteça algo extraordinário, como a ampliação do espaço da empresa, então podemos definir valores padrões para rateio, e o sistema vai sugerir esses valores nas telas do sistema.

Segue abaixo um exemplo:

Perceba que ao definir o "Fator para rateio" você não precisa se preocupar com a unidade de medida, pois o sistema sempre calcula o percentual para rateio de forma a fechar 100%.

Permitir editar valores padrões para rateio por centros de custo

Neste quadro é possível definir se os valores padrões para rateio da conta do plano de contas podem ser editados e em quais telas eles podem ser editados, como abaixo:

• Telas do processo de vendas
• Telas do financeiro

Segue abaixo uma imagem deste quadro:

Recomendamos que você marque os campos acima se desejar que o usuário possa modificar os valores padrões para rateio nas telas do sistema.

Caso não queira que o usuário edite os valores padrões nas telas do sistema, basta não marcar os campos acima.

Um detalhe importante, se a tabela de valores padrões para rateio por centros de custo não estiver preenchida, o sistema sempre permite a edição dos valores para rateio, mesmo que as configurações do quadro “Permitir editar valores padrões para rateio por centros de custo” não estejam marcadas. 

Como fazer o rateio nas telas dos processos de vendas e financeiro?

Proposta

Na tela de criação/edição de proposta, ao criar/editar o item da proposta, clique na aba “Centros de custo”, veja todos os centros de custo que podem ser utilizados para rateio e preencha os fatores para rateio na coluna "Fator para rateio", segue abaixo um exemplo:

É importante destacar que o sistema controla o preenchimento dos campos da coluna "Fator para rateio" de acordo com as configurações que foram definidas para a conta do plano de contas financeiro que está selecionada no campo "Classificação financeira" do item da proposta, conforme padrão abaixo:

Pedido de venda

Na tela de criação/edição de pedido de venda, ao criar/editar o item do pedido de venda, clique na aba “Centros de custo”, veja todos os centros de custo que podem ser utilizados para rateio e preencha os fatores para rateio na coluna "Fator para rateio", segue abaixo um exemplo:

Um ponto importante é que quando o pedido de venda é criado a partir da proposta comercial, o sistema copia os fatores para rateio de todos os itens da proposta para todos os itens do pedido de venda.

Além disso, o sistema controla o preenchimento dos campos da coluna "Fator para rateio" de acordo com as configurações que foram definidas para a conta do plano de contas financeiro que está selecionada no campo "Classificação financeira" do item do pedido de venda, conforme padrão abaixo:

Documento de saída

Na tela de criação/edição de documento de saída, ao criar/editar o item do documento de saída, clique na aba “Centros de custo”, veja todos os centros de custo que podem ser utilizados para rateio e preencha os fatores para rateio na coluna "Fator para rateio", segue abaixo um exemplo:

Um ponto importante é que quando o documento de saída é criado a partir do pedido de venda, o sistema copia os fatores para rateio de todos os itens do pedido de venda para todos os itens do documento de saída.

Além disso, o sistema controla o preenchimento dos campos da coluna "Fator para rateio" de acordo com as configurações que foram definidas para a conta do plano de contas financeiro que está selecionada no campo "Classificação financeira" do item do documento de saída, conforme padrão abaixo:

Documento de venda de serviço

Na tela de criação/edição de documento de venda de serviço, ao criar/editar o item do documento de venda de serviço, clique na aba “Centros de custo”, veja todos os centros de custo que podem ser utilizados para rateio e preencha os fatores para rateio na coluna "Fator para rateio", segue abaixo um exemplo:

Um ponto importante é que quando o documento de venda de serviço é criado a partir do pedido de venda, o sistema copia os fatores para rateio de todos os itens do pedido de venda para todos os itens do documento de venda de serviço.

Além disso, o sistema controla o preenchimento dos campos da coluna "Fator para rateio" de acordo com as configurações que foram definidas para a conta do plano de contas financeiro que está selecionada no campo "Classificação financeira" do item do documento de venda de serviço, conforme padrão abaixo:

Contas a receber

Na tela de criação/edição de contas a receber, clique na aba “Rateio”, veja todas as classificações financeiras da conta a receber.

Clique no ícone "Editar rateios por centro de custo" como em destaque na imagem a seguir:

O sistema vai abrir uma popup apresentando os centros de custo que podem ser utilizados para rateio.

Preencha os fatores para rateio na coluna "Fator para rateio", segue abaixo um exemplo:

Após salvar, veja que o sistema apresenta os centros de custo utilizados abaixo da classificação financeira na aba "Rateio", como abaixo:

Um ponto importante é que quando a conta a receber é criada a partir de um documento de saída ou documento de venda de serviço, o sistema copia os fatores para rateio para a conta a receber, considerando as classificações financeiras, valores e fatores para rateio de todos os itens do documento de saída ou documento de venda de serviço, e bloqueia a edição do rateio entre centros de custo.

Já quando a conta a receber é criada livremente, o sistema controla o preenchimento dos campos da coluna "Fator para rateio" de acordo com as configurações que foram definidas para a conta do plano de contas financeiro que está selecionada no campo "Classificação financeira" da conta a receber, conforme padrão abaixo:

Recebimentos

Na tela de criação/edição de recebimentos, clique na aba “Rateio”, veja todas as classificações financeiras da conta a receber.

Clique no ícone "Editar rateios por centro de custo" como em destaque na imagem a seguir:

O sistema vai abrir uma popup apresentando os centros de custo que podem ser utilizados para rateio.

Preencha os fatores para rateio na coluna "Fator para rateio", segue abaixo um exemplo:

Após salvar, veja que o sistema apresenta os centros de custo utilizados abaixo da classificação financeira na aba "Rateio", como abaixo:

Um ponto importante é que quando o recebimento é criada a partir de uma conta a receber, o sistema copia os fatores para rateio para o recebimento, e bloqueia a edição do rateio entre centros de custo.

Já quando o recebimento é criado livremente, o sistema controla o preenchimento dos campos da coluna "Fator para rateio" de acordo com as configurações que foram definidas para a conta do plano de contas financeiro que está selecionada no campo "Classificação financeira" do recebimento, conforme padrão abaixo: