O guia rápido "Integração com Exact Sales" está subdividido nas seções:


ÍNDICE


O que é a Exact Sales?


A Exact Sales é a maior empresa de Sales Engagement da América Latina, com mais de 10.000 usuários ativos em seu software, o Exact Spotter. Hoje, a ferramenta oficial de prospecção e qualificação de clientes em potencial das empresas que mais crescem no Brasil.


O produto oferecido pela Exact Sales é o Exact Spotter, um software de pré-venda especialista em vendas complexas B2B com metodologia própria para qualificação de leads e que torna o processo comercial mais eficaz e eficiente.


O software auxilia a padronizar processos e melhorar o desempenho de seus times de prospecção, proporcionando várias features na ferramenta para alavancar suas vendas. resultado, principalmente melhorando os índices de conversão de reuniões em vendas, reduzindo ciclos totais de negociação e reduzindo custo de aquisição de clientes (CAC).



A Exact Sales possui duas versões do spotter, a V1 e a V2, e o Nomus ERP Industrial está integrado com ambas as versões.


Veja abaixo o link para acesso às versões:


Exact Sales V1

Exact Sales V2


Nesse artigo você encontra as principais diferenças entre as versões V1 e V2 da Exact Sales: Quais são as principais diferenças entre V1 e V2?


Quais são os pontos de integração com a Exact Sales?


A seguir apresentamos todos os pontos de integração do Nomus com a Exact Sales:


1Ao registrar o feedback de reunião e o lead for qualificado no Exact Spotter.O Nomus verifica se é necessário cadastrar uma nova pessoa para o lead e os contatos dessa pessoa e cria um processo no CRM com a pessoa e o contato vinculados ao processo.
Como o sistema Nomus identifica se é necessário cadastrar uma nova pessoa e um novo contato? 
2Ao mover o processo integrado do CRM para uma etapa com status "Ganho" no Nomus.O Nomus marca o lead como vendido no Exact Sales.
3Ao mover o processo integrado do CRM para uma etapa "Perdido" no Nomus.O Nomus marca o lead como descartado no Exact Sales.


Como o sistema Nomus identifica se é necessário cadastrar uma nova pessoa e um novo contato?


Quando o lead é qualificado no Exact Spotter, ocorre a integração, e nesse momento o sistema Nomus avalia se é necessário criar uma nova pessoa e um novo contato. Essa verificação é feita de acordo com alguns critérios.


Identificação da necessidade de cadastrar uma nova pessoa


Os critérios que são levados em consideração para identificar se é necessário criar uma nova pessoa, são o CNPJ/CPF, Site e Telefone. Segue a explicação abaixo:


  • 1) Sistema Nomus verifica se encontra 1 única pessoa com o mesmo CNPJ/CPF cadastrado. Caso sim, vincula a pessoa já cadastrada no sistema ao processo criado. Caso não, avança para o passo 2.
  • 2) Sistema Nomus verifica se encontra 1 única pessoa com o mesmo site. Caso sim, vincula a pessoa já cadastrada no sistema ao processo criado. Caso não, avança para o passo 3.
  • 3) Sistema Nomus verifica se encontra 1 única pessoa com o mesmo telefone. Caso sim, vincula a pessoa já cadastrada no sistema ao processo criado. Caso não, cadastra uma nova pessoa no sistema.


Identificação da necessidade de cadastrar um novo contato


O critério que é levado em consideração para identificar se é necessário criar um novo contato é o Email do contato.  Segue a explicação abaixo:


  • 1) Sistema Nomus verifica se encontra 1 único contato com o mesmo email. Caso sim, vincula o contato já cadastrado no sistema ao processo criado. Caso não, cadastra como um novo contato.


Quais informações são integradas na criação de pessoas, contatos e processos?


Criação de pessoas


Na criação de pessoas via integração com a Exact Sales os seguintes campos são preenchidos:


  • Nome: Sistema preenche de acordo com o nome do lead informado no cadastro do lead no Exact Spotter.
  • Tipo de pessoa: Se o campo CPF/CNPJ foi preenchido no Exact Spotter, o sistema Nomus identifica o formato do campo. Se o formato for de CNPJ, ele preenche esse campo como "Pessoa jurídica". Se o formato do campo for de CPF, ele preenche esse campo como "Pessoa Física".
  • CNPJ ou CPF: Sistema preenche de acordo com o CPF/CNPJ informado no cadastro do lead no Exact Spotter.
  • Campos de endereço: Os campos de endereço são preenchidos de acordo com o endereço informado no cadastro do lead no Exact Spotter. Os campos preenchidos pela integração são: CEP, Endereço, Complemento, País, Bairro, Município e UF.
  • Telefone: Sistema preenche de acordo com o telefone do lead informado no cadastro do lead no Exact Spotter.
  • Site: Sistema preenche de acordo com o Site do lead informado no cadastro do lead no Exact Spotter.
  • Data do início do relacionamento com a pessoa: Sistema preenche de acordo com a data em que a pessoa foi criada pela integração.
  • Na aba "Categoria", a pessoa criada é marcada como "Lead".


Criação de contatos


Na criação de contatos via integração com a Exact Sales os seguintes campos são preenchidos:


  • Nome: Sistema preenche de acordo com o nome do contato informado no cadastro do lead no Exact Spotter.
  • Nome completo: Sistema preenche de acordo com o nome do contato informado no cadastro do lead no Exact Spotter.
  • Cargo: Sistema preenche de acordo com o cargo do contato informado no cadastro do lead no Exact Spotter. 
  • Telefone: Sistema preenche de acordo com o primeiro número de telefone informado no cadastro do lead no Exact Spotter.
  • Email: Sistema preenche de acordo com o primeiro email informado no cadastro do lead no Exact Spotter. 


Além desses campos preenchidos na integração, o sistema Nomus também faz o vínculo do contato com a pessoa criada pela integração.


Criação de processos


Na criação de processos via integração com a Exact Sales os seguintes campos são preenchidos:


  • Tipo de processo: Sistema preenche de acordo com o tipo de processo definido no cadastro do conector de integração.
  • Nome: Sistema preenche de acordo com o nome do lead informado no cadastro do lead no Exact Spotter. 
  • Etapa: Sistema preenche de acordo com a etapa definida no cadastro do conector de integração.
  • Equipe: Sistema preenche de acordo com a equipe definida no cadastro do conector de integração.
  • Responsável: Sistema identifica se existe algum usuário cadastrado com o mesmo email do vendedor do lead no Exact Spotter. Se ele localizar um usuário com o mesmo e-mail, então o responsável pelo processo se torna esse usuário localizado. Caso contrário, o responsável será preenchido de acordo com o responsável definido no cadastro do conector de integração. 
  • Descrição: O campo de descrição é preenchido com diversas informações do lead, pré-vendedor e vendedor. Segue abaixo um exemplo das informações que são preenchidas na descrição do processo:



  • Contato: Sistema preenche de acordo com o contato criado ou localizado que foi definido como principal no cadastro do lead no Exact Spotter. 
  • Pessoa: Sistema preenche de acordo com a pessoa criada ou localizada.
  • CC: Caso o pré-vendedor tenha um email correspondente a algum usuário cadastrado no Nomus, o sistema coloca o pré-vendedor em cópia no processo.



Como configurar a integração com a Exact Sales?


(Na Exact Sales) Habilitar o campo CPF/CNPJ no cadastro de leads no Exact Sales


Idealmente o Exact Spotter deve ser configurado para habilitar o campo CPF/CNPJ no cadastro de leads.


Como visto no tópico Como o sistema Nomus identifica se é necessário cadastrar uma nova pessoa e um novo contato?, essa configuração é importante para que o sistema Nomus possa verificar corretamente se é necessário cadastrar novas pessoas ao criar o processo no CRM quando um lead é qualificado no Exact Spotter. 


Para fazer isso, no Exact Spotter acesse a tela "Configurações > Configurações Avançadas > Outros", marque a check box "Habilitar campo CPF/CNPJ no cadastro do Lead" e clique em "Salvar".


Recomendamos também marcar a check box "Preenchimento obrigatório do campo CPF/CNPJ".



(Na Exact Sales) Configurar o funil no Exact Spotter


A integração entre os sistema só ocorre quando um lead é qualificado por meio do feedback de reunião agendada.


Na versão V1 do Exact Spotter é obrigatório que haja agendamento de reunião e conseguentemente o feedback do vendedor para que o lead consiga ser qualificado e avance no funil.


Contudo, na versão V2 do Exact Spotter, o agendamento de reunião e o feedback do vendedor não são obrigatórios, porém sem essas etapas a integração não ocorre. Sendo assim, é necessário que seja configurado no Exact Spotter:

  • Uma etapa em que a "Ação de saída da etapa" seja "Agendamento" para que tenha o agendamento de reunião.
  • Uma etapa em que o "Filtro padrão" seja um filtro do tipo "Feedback" para que ocorra o feedback da reunião. No funil, essa etapa é posicionada depois da etapa com a "Ação de saída da etapa" igual a "Agendamento".


Caso precise de suporte para a configuração das etapas com esses critérios acima no Exact Spotter, sugerimos que entre em contato com o suporte da Exact Sales.



(No Nomus) Criar ou revisar um Tipo de processo no Nomus


Para que a integração ocorra, é necessário ter um tipo de processo criado no Nomus no módulo de CRM.


Para criar/editar um tipo de processo dentro do sistema Nomus, vá em "CRM > Configurações > Tipo de processo". Caso queira criar um tipo de processo novo clique em "Criar tipo de processo". Caso queira editar um tipo de processo criado, clique no tipo de processo desejado e selecione a opção "Editar".


Abaixo segue as principais características que esse tipo de processo deve ter para que a integração com a Exact Sales possa ocorrer. Na criação/edição de um tipo de processo, você deve se atentar aos seguintes pontos:


  • Na aba "Geral" o campo Natureza deve ser "Padrão";
  • Na aba "Campos padrões" recomendamos tornar visível e habilitar os seguintes campos: "Descrição", "Pessoa", "Contato", "CC", "Equipe" e "Causa da perda". Esses campos são fundamentais para que a integração ocorra bem. Caso queira marcar outros campos além desses, que são necessários para o seu processo de venda, você também pode marca-los;
  • Na aba "Etapa" é necessário ter pelo pelo menos uma etapa com status "Em andamento", pois quando o processo é criado a partir da integração, ele deve iniciar em uma determinada etapa. E é necessário ter uma etapa com status "Ganho" e uma etapa com status "Perdido". Essas etapas são fundamentais para que a integração ocorra bem. Caso queira criar outras etapas além dessas, que são necessárias para o seu processo de venda, você também pode criar.


As demais abas e configurações disponíveis na criação/edição do tipo de processo não são necessárias para o funcionamento da integração, mas se for necessário você também pode fazer uso das outras configurações disponíveis.



(No Nomus) Criar o conector de integração com a Exact Sales no Nomus


No Nomus, acesse a tela de "Central de Integrações" e clique no "Integrador da Exact Sales" como em destaque a seguir:



Em seguida, clique no botão em "Configurar nova integração" para acessar a tela de criação do conector de integração como na imagem a seguir:


Nesta tela preencha os campos seguindo as orientações apresentadas a seguir:

  • Nome: Informe um nome para a integrador, por exemplo, "Nomus & Exact Sales".
  • Empresa: Selecione a empresa da integração.
  • Intervalo de tempo para sincronização (minutos): Informe o intervalo em minutos que será realizada a integração com o Exact Sales dos processos integrados do CRM que são movidos para uma etapa "Ganho" ou "Perdido" no Nomus.
  • Ativo?: Deixe esse campo marcado para que a integração fique ativa. Eventualmente se for necessário desativar a integração é só desmarcar esse campo.
  • Token de Acesso: Informe o token de acesso do Exact Sales. Para obter esse token, faça login no Exact Spotter, acesse a tela "Configurações > Integrações" e copie a informação do campo "Token Exact API".
  • Token Webhook: Este é token de validação interna para cadastro do webhook. Este campo é gerado automaticamente e não há necessidade de altera-lo.
  • URL para cadastro do webhook: Esta é a URL do seu ERP Nomus que será utilizada no cadastro do webhook. Este campo é preenchido automaticamente e não há necessidade de alterá-lo.
  • Versão: Selecione a versão do Exact Spotter que está sendo integrada. É importante salientar que não é possível alterar a versão de um integrador, e que se desejado, deve-se criar um novo integrador. Caso tenha dúvidas de qual versão do Exact Spotter você utiliza, sugerimos que entre contato com a Exact Sales.
  • Considerar leads com atualização nos últimos X dias na sincronia inicial: Informe neste campo a quantidade de dias que será utilizada pelo sistema na sincronia inicial de leads. Por exemplo, se você preencher este campo com o valor "30", ao clicar no integrador e utilizar o submenu "Sincronizar" para fazer a sincronia inicial da integração, o sistema Nomus vai buscar na Exact Sales todos os leads qualificados nos últimos 30 dias.
  • Tipo de Processo: Informe o "Tipo de processo" do processo que será criado no Nomus quando um lead for qualificado no Exact Spotter.
  • Etapa: Informe a "Etapa" do processo que será criado no Nomus quando um lead for qualificado no Exact Sales. Quando a integração ocorrer e um processo for criado, ele estará nessa etapa selecionada.
  • Equipe Padrão:  Informe a "Equipe" do processo que será criado no Nomus quando um lead for qualificado no Exact Sales.  
  • Responsável:  Informe o "Responsável" do processo de negociação de venda que será criado no Nomus quando um lead for qualificado no Exact Sales. Para entender melhor como o sistema define o responsável do pelo processo sugiro avaliar o tópico Quais informações são integradas na criação de pessoas, contatos e processos? 


(Na Exact Sales e no Nomus) Revisar emails de usuários no Exact Spotter e Nomus


Quando o processo é movido para uma etapa "Ganho" no Nomus, o lead vinculado a este processo no Exact Spotter é marcado como "Vendido".


Para que essa integração ocorra é preciso que o email do usuário responsável pelo processo no Nomus corresponda a um email de usuário "Vendedor" ou "Gerente" no Exact Spotter. 


Quando o processo de negociação de venda é movido para uma etapa "Perdido" no Nomus, o lead vinculado a este processo no Exact Spotter é marcado como "Descartado".


Para que essa integração ocorra é preciso que o email do usuário responsável pelo processo no Nomus corresponda a um email de usuário "Pré-vendedor" ou "Gerente" e que este tenha permissão para realizar descarte no Exact Spotter.


Portanto é fundamental revisar os emails dos usuários cadastrados no Nomus que serão responsáveis pelos processos integrados, além de revisar os emails e funções dos usuários cadastrados no Exact Spotter.


Sincronia inicial da integração


Após criar o conector de integração do Nomus com a Exact Sales, todos os leads que serão qualificados, serão integrados com o Nomus criando processos no CRM.


Além disso, se você desejar, é possível enviar para o Nomus leads qualificados antes da ativação da integração, fazendo uma sincronia inicial da integração.


Nessa sincronia inicial, o sistema considera todos os leads qualificados dentro dos últimos X dias. E esse número de dias é definido pelo campo "Considerar leads com atualização nos últimos X dias na sincronia inicial" preenchido na criação do conector de integração, conforme a imagem abaixo:



Por exemplo, ao preencher este campo com o valor "90", o sistema Nomus vai buscar todos os leads qualificados que sofreram atualização nos últimos 90 dias no Exact Spotter e esses leads qualificados serão integrados, gerando processos, pessoas e contatos no Nomus.


Para fazer a sincronia inicial da integração, clique no conector de integração criado e utilize o submenu "Sincronizar" como em destaque na imagem a seguir:


Como validar se a integração com o Exact Sales está funcionando?


Nesta seção apresentamos um exemplo real do passo a passo de todo o processo de integração com a Exact Sales. É importante você seguir esses passos para que você consiga testar e validar o funcionamento da integração.


Integração da Exact Sales para o Nomus


A integração dos leads da Exact Sales para o Nomus ocorre quando o lead é qualificado pelo feedback da reunião no Exact Spotter.


Passo 1) Criar um lead no Exact Spotter


Para criar um novo lead, você pode acessar a plataforma do Exact Spotter e ir em "Lead/Oportunidade > Base de Leads (Funil)"


Na base de leads, clique em "Adicionar" e preencha os campos necessários para criação de um novo lead. Para um teste completo, é importante adicionar um contato no cadastro do lead.


Caso você já tenha um lead cadastrado com um contato e que ainda não esteja qualificado, você pode usar esse lead na sua validação.


Passo 2) Qualificar o lead no Exact Spotter


Agora que o lead já foi cadastrado e está na etapa inicial do funil, inicie a aplicação dos filtros no Exact Spotter até que se chegue na etapa em que é feito o agendamento de reunião.


Na etapa em que é feito o agendamento, você deve realizar o agendamento da reunião com o Vendedor.


Após a reunião, o vendedor precisa dar o feedback da reunião. É por meio desse feedback que o lead é qualificado de acordo com a "Qualificação mínima" definida no filtro de feedback das configurações do Exact Spotter.


Ao qualificar o lead, ele irá para a próxima etapa do seu funil e nesse momento a integração ocorrerá.


Quando o lead é qualificado no Exact Spotter, o sistema Nomus cria um processo no CRM, verifica se é necessário cadastrar uma nova pessoa para o lead e se é necessário cadastrar contatos para a pessoa.


Veja abaixo um exemplo de processo criado no CRM do sistema Nomus a partir da integração com o Exact Sales:



Veja na imagem acima que o sistema Nomus copia todas as informações chave do lead no Exact Sales para a descrição do processo de negociação de venda no Nomus. Se quiser mais detalhes dos campos que são preenchidos na integração, você pode avaliar o tópico Quais informações são integradas na criação de pessoas, contatos e processos?


Após criar o processo no CRM Nomus, você deve avançar na negociação com o lead e registrar todos os avanços no CRM Nomus, até decidir se a negociação foi ganha ou perdida. 



Integração do Nomus para a Exact Sales


Quando um processo integrado entre o Nomus e a Exact Sales é movido para uma etapa com status "Ganho" ou "Perdido" no Nomus, o sistema Nomus envia essa informação para o Exact Spotter. 


Para testar e validar esse ponto, é necessário ter um lead qualificado já integrado com o sistema Nomus.


Teste 1) Negociação de venda ganha


Se você ganhar a negociação de venda e mover o processo para uma etapa com status "Ganho" no Nomus, o sistema Nomus envia essa informação para a Exact Sales e o lead dentro do funil da Exact vai ser atualizado para uma atualizada classificada como "Venda", marcando o lead como "Vendido" no Exact Spotter.


Essa movimentação de etapa pode ser feita pela tela "Painel de processos" ou então editando o processo e selecionando a etapa com status "Ganho".


Veja abaixo um exemplo da seleção da etapa "Ganho" na tela "Editar Processo":



Após salvar o processo no Nomus, aguarde o tempo de sincronia da integração, que ocorre de acordo com o "Intervalo de tempo para sincronização (minutos)" definido no cadastro do conector de integração, e veja que o lead no Exact Sales foi movido para a etapa classificada como "Venda" e marcado como "Vendido" no Exact Spotter.



Teste 2) Negociação de venda perdida


Se você perde a negociação de venda e mover o processo para uma etapa com status "Perdido" no Nomus, o sistema Nomus envia essa informação para a Exact Sales e o lead dentro do funil da Exact vai ser marcado como "Descartado" no Exact Spotter.


Essa movimentação de etapa pode ser feita pela tela "Painel de processos" ou então editando o processo e selecionando a etapa com status "Perdido" e selecionando a "Causa da perda"


Veja abaixo um exemplo da seleção da etapa "Perdido" na tela "Editar Processo":



Após salvar o processo no Nomus, aguarde o tempo de sincronia da integração, que ocorre de acordo com o "Intervalo de tempo para sincronização (minutos)" definido no cadastro do conector de integração, e veja que o lead no Exact Sales foi não está mais no funil de vendas, pois ele foi marcado como "Descartado" no Exact Spotter.


Para avaliar os leads descartados no Exact Spotter vá em "Lead/Oportunidade >Lista de leads > Descartados".