O guia rápido de "Cotações de compra" tem as seções:


ÍNDICE

O que é uma cotação de compra?


Um objetivo importante do processo de compras é reduzir o custo dos produtos comprados selecionando fornecedores que atendam aos requisitos de qualidade e entreguem no prazo desejado.


Em uma cotação de compra sua empresa define:

  • Os produtos que deseja comprar.
  • A quantidade que deve ser comprada de cada produto.
  • O prazo de entrega desejado para cada produto.
  • A data limite para coleta de preços para que os produtos cheguem à empresa na data de entrega desejada.


Após definir a cotação de compra sua empresa convida os fornecedores para participar da cotação solicitando que apresentem seus preços, prazos de entrega e condições de pagamento.


Na coleta de preços da cotação de compra, sua empresa registra os preços, prazos de entrega e condições de pagamento apresentados pelos fornecedores. 


Após terminar a coleta de preços, sua empresa toma a decisão de compra, comparando custo, prazo de entrega e condições de pagamento dos fornecedores participantes, escolhendo os fornecedores que ganharam a cotação de compra e gerando os pedidos de compra com as condições acordadas.


Veja abaixo um exemplo da tela "Cotações de compra":


Como configurar o sistema para gerar cotações de compra?


Configuração geral


Apresentamos a seguir nossas recomendações para preenchimento das principais configurações gerais:

  • Codificação automática habilitada?: Sim
  • Prefixo: Informe o prefixo desejado para o código da cotação de compra. Por exemplo "CC".
  • Número de dígitos: Informe o número de dígitos desejado para o código da cotação de compra. Por exemplo "6".
  • Índice: Informe o número da próxima cotação de compra que será gerada pelo sistema. Por exemplo, ao preencher esse campo com o valor "1000", o código da primeira cotação de compra gerada pela sua empresa no sistema será CC001000.
  • Layout que será usado para gerar o documento pdf da cotação de compra: Selecione o layout "Cotação de compra".

Como criar uma cotação de compra livremente?


Para criar uma cotação de compra acesse a tela "Cotações de compra".


Clique no botão "Criar cotação de compra" para acessar a tela de criação de cotação de compra.


Preencha os campos seguindo as orientações apresentadas a seguir:


Cabeçalho da cotação de compra


Informações gerais

  • Nome: Preenchido automaticamente pelo sistema com o código da cotação de compra no momento da criação da cotação.
  • Empresa: Selecione uma empresa.
  • Tipo de movimentação: Selecione o tipo de movimentação que será sugerido pelo sistema ao adicionar o item à cotação de compra.
  • Data de emissão: Sistema sugere a data corrente.
  • Comprador: Selecione o comprador da sua empresa responsável pela cotação de compra. O comprador é uma pessoa cadastrada no sistema na categoria "Comprador".
  • Data limite para coleta de preços: Informe a data limite para coleta de preços nos fornecedores. A data informada é sugerida pelo sistema na criação do item da cotação de compra mas pode ser modificada pelo usuário.
  • Prazo de entrega desejado padrão (dias): Informe o prazo de entrega desejado padrão em dias. O prazo informado é sugerido pelo sistema na criação do item da cotação de compra mas pode ser modificada pelo usuário.
  • Observações


Veja abaixo um exemplo do cabeçalho na tela de cotações de compra:



Itens da cotação


Clique no botão "Criar item da cotação" para abrir o quadro de criação de item da cotação.


Preencha os campos seguindo as orientações apresentadas a seguir:


Informações gerais

  • Produto: Selecione o produto
  • Descrição do produto: Veja a descrição do produto selecionado.
  • Informações adicionais do produto: Veja as informações adicionais definidas no cadastro do produto.
  • Qtde: Informe a quantidade do produto.
  • Unidade de medida: Selecione a unidade de medida da cotação de compra. Como padrão o sistema sugere a unidade de medida principal do produto. Se o produto tiver unidades de medida secundárias habilitadas para compra é possível selecioná-las.
  • Data limite para coleta de preços: Informe a data limite para coleta de preços nos fornecedores. A data informada na cotação é sugerida pelo sistema mas pode ser modificada pelo usuário.
  • Prazo de entrega desejado (dias): Informe o prazo de entrega desejado padrão em dias. O prazo informado na cotação é sugerido pelo sistema mas pode ser modificada pelo usuário.
  • Tipo de movimentação: Informe o tipo de movimentação do produto. O tipo de movimentação informado na cotação é sugerido pelo sistema mas pode ser modificada pelo usuário.


Quadro Fornecedores

Veja todos os fornecedores habilitados para o produto do item da cotação.


Como padrão o sistema sugere que a cotação seja feita em todos os fornecedores habilitados para o produto.


Entretanto se desejar é possível selecionar os fornecedores do item da cotação.


Clique no botão "Salvar" para salvar o item da cotação.


Veja abaixo uma exemplo da tela de cadastro de item da cotação:



Fornecedores da cotação


Clique na aba "Fornecedores" e veja todos os fornecedores da cotação.


Se desejar adicionar novos fornecedores clique no botão "Adicionar fornecedor".


Preencha o campo "Fornecedor" e marque os itens da cotação como na imagem a seguir:



Ao salvar a cotação de compra o sistema vincula todos os fornecedores selecionados no cadastro dos produtos dos itens da cotação.

Clique em "Salvar" para salvar a cotação.


Clique no ícone "Ver fornecedores da cotação" para ver todos os fornecedores da cotação.

Como criar uma cotação de compra a partir de uma solicitação de compra?


Para criar uma cotação de compra a partir de solicitações de compra você tem 2 opções:

  • 1) Utilizar o botão "Funções especiais > Criar cotações de compra" na tela Solicitações de compra
  • 2) Utilizar o botão "Selecionar solicitações de compra" na tela de criação da cotação de compra


Em ambos os casos o sistema já cria a cotação de compra com todos os seus itens, selecionando os fornecedores dos produtos, e vinculando os itens da cotação com as solicitações de compra vinculadas.


A seguir vamos entender essas 2 opções:


1) Utilizar o botão "Funções especiais > Criar cotações de compra" na tela Solicitações de compra


Acesse a tela "Solicitações de compra" e clique no botão "Funções especiais > Criar cotações de compra".


Após clicar nesse botão o sistema irá abrir um quadro como a seguir:



Neste quadro você vê todas as solicitações de compra com status "Liberada" e que ainda não tiveram cotação de compra gerada.


Pesquise pelas solicitações de compra que deseja vincular a sua cotação utilizando os campos de pesquisa na tela, em especial os campos:

  • Fornecedor
  • Código do produto
  • Data limite para compra inicial | Data limite para compra final
  • Qtde de registros


Marque as solicitações de compra que deseja vincular a cotação de compra e clique no botão "Gerar cotação de compra".


Você será levado para a tela de criação de cotação de compra com todos os itens da cotação criados e fornecedores selecionados como na imagem a seguir:


2) Utilizar o botão "Selecionar solicitações de compra" na tela de criação da cotação de compra


Acesse a tela "Cotações de compra" e clique no botão "Criar cotações de compra".


Na tela de criação de cotação de compra clique no botão "Selecionar solicitações de compra".


Após clicar nesse botão o sistema irá abrir um quadro como a seguir:



Neste quadro você vê todas as solicitações de compra com status "Liberada" e que ainda não tiveram cotação de compra gerada.


Pesquise pelas solicitações de compra que deseja vincular a sua cotação utilizando os campos de pesquisa na tela, marque as solicitações de compra que deseja incluir na cotação de compra e clique no botão "Selecionar".


Após clicar no botão "Selecionar" veja que o sistema já criou os itens da cotação selecionando os fornecedores automaticamente.


Se desejar adicionar mais solicitações de compra à cotação de compra clique no botão "Selecionar solicitações de compra" novamente.


Se desejar remover o vínculo de solicitações de compra com a cotação de compra, marque as solicitações e depois clique no botão "Remover vínculo".

Como editar ou excluir uma cotação de compra?


Após salvar uma cotação de compra, se necessário é possível editá-la ou excluí-la.


Para editar uma cotação de compra clique na cotação e utilize o submenu "Editar" para acessar a tela de edição da cotação de compra.


Para excluir uma cotação de compra clique na cotação e utilize o submenu "Excluir".

Como cancelar uma cotação de compra?


Para cancelar uma cotação de compra clique na cotação e utilize o submenu "Cancelar".


Veja que o status da cotação de compra muda para "Cancelada".


Caso se arrependa do cancelamento clique na cotação e utilize o subemnu "Estornar cancelamento".


Veja que a cotação de compra retorna para o status anterior ao cancelamento.

Como gerar o documento pdf da cotação de compra?


Para gerar o documento pdf de uma cotação de compra clique na cotação e utilize o submenu "Gerar documento pdf".


O sistema gera o documento pdf da cotação de compra como na imagem a seguir:



O layout do documento pdf da cotação pode ser personalizado para atender particularidades da sua empresa.


Para gerar o documento pdf da cotação o sistema considera o layout selecionado na configuração geral "Layout que será usado para gerar o documento pdf da cotação de compra".


Todos os layouts de documentos pdfs gerados pelo sistema são cadastrados na tela "Layouts".


Nessa tela é possível ver os layouts já cadastrados para cotação de compra pesquisando a opção "Cotação de compra" no campo "Tipo de layout".


Para cadastrar novos layouts no sistema clique no botão "Criar layout", selecione o tipo de layout e faça o upload do arquivo com tipo Jasper Reports (.jrxml).


Atenção, recomendamos que a criação e edição de layouts seja feita pelo Analista de Implantação responsável pelo projeto na sua empresa pois essas atividades demandam conhecimento técnico na ferramenta Jasper Reports.

Como liberar uma cotação de compra para coleta de preços?


Quando estiver pronto para convidar os fornecedores para participar da cotação de compra, clique na cotação de compra e utilize o submenu "Liberar para coleta de preços" como em destaque na imagem a seguir:



Após clicar nesse submenu veja que a cotação de compra avançou para o status "Coleta de preços".


Caso se arrependa dessa liberação clique na cotação e utilize o subemnu "Estornar liberação para coleta de preços".


Veja que a cotação de compra retorna para o status "Preparação".

Como enviar a cotação de compra por email para os fornecedores?


Após liberar a cotação de compra para coleta de preços é uma boa prática convidar por email todos os fornecedores para participarem da cotação.


Antes de fazer esse convite vamos entender como configurar o o sistema para enviar cotações de compra por email.


Configuração no cadastro de empresas


Acesse a tela "Empresas", clique na empresa e utilize o submenu "Editar" para editar a empresa.


Clique na aba "Compras" e preencha os campos do quadro "Envio de cotação e pedido de compra por email" conforme recomendações apresentadas a seguir:

  • Emails para preenchimento do campo "Para" no envio de cotação e pedido de compra por email: Sugerimos não preencher.
  • Emails para preenchimento do campo "Cc" no envio de cotação e pedido de compra por email: Sugerimos preencher com um email do grupo "Compras" da sua empresa, por exemplo: compras@suaempresa.com.br.
  • Emails para preenchimento do campo "Cco" no envio de cotação e pedido de compra por email: Sugerimos não preencher.
  • Emails para preenchimento do campo "Resposta para" no envio de cotação e pedido de compra por email: Sugerimos preencher com um email do grupo "Compras" da sua empresa, por exemplo: compras@suaempresa.com.br.
  • Texto padrão para envio da cotação de compra: Escreva o texto padrão da mensagem da cotação de compra utilizando as variáveis disponíveis no quadro "Variáveis da cotação de compra". Apresentamos a seguir um exemplo de texto que pode ser personalizado pela sua empresa.


Prezado @nomePessoa,


Gostaria de convidá-lo para participar da cotação de compra @cotacao emitida em @dataEmissao.


Envio-lhe em anexo o documento da cotação de compra para sua avaliação.


A data limite para apresentação da sua proposta comercial é @dataLimiteColetaPrecos


Em caso de qualquer dúvida por favor peço que faça contato com o comprador @nomeComprador.


Atenciosamente,


@nomeEmpresa


Veja abaixo uma imagem da configuração no cadastro de empresas:



Configuração no cadastro de pessoas


Acesse a tela "Pessoas", clique na pessoa dos seus fornecedores e selecione o submenu "Editar" para editar a pessoa.


Clique na aba "Compras", subaba "Geral" e dentro do quadro "Envio de cotação e pedido de compra por email" preencha o campo "Emails para envio de cotações e pedidos de compra".


Sugerimos preencher esse campo com o email da área de vendas do seu cliente, por exemplo, compras@seucliente.com.br.


Envio de cotação de compra por email


Acesse a tela "Cotações de compra", clique na cotação e utilize o submenu "Enviar cotação de compra por email".


Veja abaixo uma imagem da tela "Enviar cotação de compra por email":


Nessa tela o sistema cria 1 aba para cada fornecedor da cotação.


Clique no botão "Enviar email para todos os fornecedores" para o sistema enviar um email para todos os fornecedores da cotação de compra.


Clique no botão "Enviar email" para o sistema enviar um email somente para o fornecedor da aba selecionada.

Como registrar a coleta de preços na cotação de compra?


Após receberem o convite para participar da cotação de compra, seus fornecedores irão responder informando seus preços, prazos de entrega e condições de fornecimento.


Essa resposta pode vir por email ou através de uma ligação.


Ao receber a resposta do seu fornecedor acesse a tela cotações de compra, clique na cotação e utilize o submenu "Registrar coleta de preços".


Você será levado para a tela "Registrar coleta de preços" como na imagem a seguir:



Essa tela apresenta 1 aba para cada fornecedor.


Atenção, para registrar os preços, prazos de entrega e condições de fornecimento do fornecedor, você deverá clicar na aba correspondente ao fornecedor.


Agora vamos entender as informações que devem ser registradas para cada fornecedor.


Informações gerais da coleta de preços


Preencha os campos seguindo as orientações apresentadas a seguir:

  • Contato: Selecione o contato no fornecedor
  • Contato do fornecedor (texto livre): Preencha o nome do contato do fornecedor neste campo caso ele ainda não esteja cadastrado no sistema.
  • Data da coleta: Informe a data da coleta de preços. Sistema sugere a data corrente.
  • Data de validade: Informa a data de validade da coleta de preços caso tenha sido informada pelo fornecedor.
  • Prazo de entrega padrão: Campo com preenchimento opcional. Caso deseje preencher o mesmo prazo de entrega para todos os itens do fornecedor, preencha esse campo e clique no ícone "Aplicar prazo de entrega a todos os itens".
  • Observações sobre a coleta


Itens da coleta de preços


Preencha os campos seguindo as orientações apresentadas a seguir:

  • Atende ao item?: Marque se o fornecedor apresentou sua proposta para o item da coleta de preços.
  • Qtde atendida: Informe a quantidade atendida pelo fornecedor. Como padrão o sistema sugere o atendimento total da quantidade.
  • U.M: Selecione a unidade de medida do item da coleta. Como padrão o sistema sugere a mesma unidade de medida do item da cotação.
  • Valor unitário do produto: Informe o valor unitário do produto sem considerar ICMS ST e IPI.
  • Valor total: Sistema calcula automaticamente.
  • Prazo de entrega (dias): Informe o prazo de entrega do fornecedor.
  • Custo unitário: Sistema calcula automaticamente adicionando os valores de ICMS ST, IPI, frete, seguro e outras despesas acessórias, e considerando o crédito de ICMS, IPI, PIS e COFINS quando aplicável.
  • Custo total: Sistema calcula automaticamente adicionando os valores de ICMS ST, IPI, frete, seguro e outras despesas acessórias, e considerando o crédito de ICMS, IPI, PIS e COFINS quando aplicável.


Atenção, ao clicar no botão "Redefinir regras de tributação de todos os itens da coleta" o sistema tenta localizar as regras de tributação de ICMS, IPI, PIS e COFINS de compras de acordo com o cenário da coleta de preços.


Caso as regras de tributação de compras tenham sido bem definidas, isso acelera muito o registro das informações do fornecedor na coleta de preços, além de permitir que a sua empresa compare os valores de tributos calculados pelo sistema com os valores de tributos informados pelo seu fornecedor.


Caso as regras de tributação de compras não tenham sido definidas, recomendamos avaliar se é necessário preencher os valores de ICMS, ICMS ST e IPI do fornecedor, e caso seja necessário, utilizar o ícone "Editar" para editar o item da coleta de preços.


A seguir apresentaremos as orientações para preencher o quadro de edição do item da coleta de preços:


Informações gerais

  • Tipo de movimentação: Selecione o tipo de movimentação. Sistema sugere o tipo de movimentação padrão do item da cotação.
  • CFOP: Sistema preenche o CFOP de acordo com o cadastro do tipo de movimentação e se a operação é interna, interestadual ou de exportação. Após a aplicação da regra de tributação, esse CFOP pode ser modificado pelo sistema, por exemplo quando a operação tem substituição tributária.
  • Item: Preenchido automaticamente pelo sistema.
  • Produto: Preenchido automaticamente pelo sistema.
  • Descrição do produto: Preenchido automaticamente pelo sistema.
  • Unidade de medida: Sistema exibe a unidade de medida do item da coleta. 
  • Qtde: Sistema exibe a quantidade do item da coleta. 
  • Valor unitário: Sistema exibe o valor unitário do item da coleta.
  • Valor total: Calculado pelo sistema.
  • Tipo de desconto: Se o fornecedor concedeu algum tipo de desconto, informe se o desconto será em percentual ou valor.
  • % de desconto: Se necessário informe um desconto %.
  • Valor Desconto: Se necessário informe um desconto em valor.
  • Valor total com desconto: Calculado pelo sistema
  • Prazo de entrega (dias): Sistema exibe o prazo de entrega do item da coleta.
  • Origem do Produto: Preenchida automaticamente de acordo com o cadastro do produto.
  • Observações do fornecedor


Informações adicionais

  • Valor do frete: Valor do frete rateado para o item
  • Valor do seguro: Valor do frete rateado para o item
  • Valor Outras despesas acessórias: Valor de outras despesas acessórias rateado para o item
  • Peso bruto unitário (kg): Peso bruto unitário obtido no cadastro do produto.
  • Peso bruto total (kg): Peso bruto total calculado pelo sistema.


Tributos

Clique no botão "Aplicar regras de tributação" para o sistema aplicar as regras de tributação de ICMS, IPI, PIS e COFINS.


Ao aplicar as regras de tributação o ideal é que sistema localize apenas 1 regra de tributação de ICMS, IPI, PIS e COFINS para o item.


Se o sistema localizar mais de 1 regra de tributação para o mesmo tributo, selecione a regra desejada no campo "Regra de tributação aplicada".


Se não desejar utilizar uma regra de tributação para preencher os dados tributários, selecione a opção "Não usar regra de tributação" no campo "Regra de tributação aplicada".


Custo

Veja o valor total do produto na NF-e que será emitida pelo fornecedor considerando desconto, frete, seguro, outras despesas acessórias, IPI, ICMS ST e ICMS desonerado.


Veja os tributos que a sua empresa pode se creditar e como esses crédito impactam no custo do produto.


Veja abaixo uma exemplo do quadro para preenchimento do item da coleta:



Por fim clique no botão "Salvar" para salvar o item da coleta.


Informações adicionais da coleta de preços


Nas informações adicionais da coleta de preços preencha os campos:


Transporte

  • Modalidade de transporte: Selecione a modalidade de transporte. No cadastro de empresas é possível selecionar uma modalidade de transporte padrão para a empresa. No cadastro de pessoas é possível selecionar uma modalidade de transporte padrão para o fornecedor.
  • Transportadora: Selecione a transportadora. No cadastro de pessoas é possível restringir as transportadoras para o fornecedor.
  • Valor total do frete: Preencha caso o valor total do frete.
  • Valor total do seguro: Preencha caso o valor total do seguro.
  • Valor total de outras despesas acessórias: Preencha caso o valor total de outras despesas acessórias.
  • Método para rateio de valores para itens: Selecione o método que será utilizado pelo sistema para ratear os valores de frete, seguro e outras despesas acessórias para os itens. 


Valores totais

Veja e confirme os valores totais dos produtos, frete, seguro, outras despesas acessórias, desconto, NF-e, ICMS, IPI, PIS, COFINS e ISSQN.


Se desejar clique no botão "Calcular valores totais" para o sistema recalcular todos os valores da coleta de preços.


Retenções

Se a compra estiver sujeita a alguma retenção tributária preencha os campos:

  • Valor retido de PIS    
  • Valor retido de COFINS    
  • Valor retido de CSLL    
  • Base de cálculo de IRRF    
  • Valor retido de IRRF    
  • Base de cálculo Retenção da Previdência Social    
  • Valor da Retenção da Previdência Social 


O valor das retenções será subtraído do valor total financeiro na aba "Condições de pagamento".


Condições de pagamento

Veja o "Valor total financeiro" calculado pelo sistema. 


Preencha os campos:

  • Data base para gerar parcelas
  • Condição de pagamento: Ao escolher a condição de pagamento o sistema seleciona automaticamente a forma de pagamento e preenche o campo Regra para gerar parcelas a partir do cadastro de condições de pagamento.    
  • Forma de pagamento: Selecione a forma de pagamento de todas as parcelas.
  • Regra para gerar parcelas: Campo preenchido automaticamente pelo sistema a partir da seleção da condição de pagamento.


Clique no botão "Gerar parcelas" para o sistema gerar as parcelas.


Após a geração das parcelas, se necessário, é possível editar a data de vencimento, valor e forma de pagamento de cada parcela, além de preencher o campo "Observações".


Se necessário também é possível excluir ou adicionar parcelas.


Por fim clique no botão "Salvar".

Como avaliar as coletas de preço realizadas?


Todas as coletas de preços registradas podem ser vistas na tela "Coleta de preços de fornecedores".


Para acessá-la digite "Coleta de preços" no acesso rápido.


Veja abaixo uma imagem dessa tela:


Essa é uma tela interessante para fazer pesquisas de por alguns campos chave como "Produto" e "Fornecedor" e ver todo o histórico da coleta de preços.

Como liberar a cotação de compra para decisão de compra?


Após registrar as coletas de preço de todos os fornecedores sua empresa está preparada para tomar a decisão de compra.


Para fazer isso clique na cotação de compra e utilize o submenu "Liberar para decisão de compra".


Após clicar nesse submenu veja que a cotação de compra avançou para o status "Decisão de compra".


Caso se arrependa dessa liberação clique na cotação e utilize o subemnu "Estornar liberação para decisão de compra".


Veja que a cotação de compra retorna para o status "Coleta de preços".

Como tomar a decisão de compra de uma cotação de compra?


Clique na cotação de compra com status "Decisão de compra" e utilize o submenu "Tomar decisão de compra" para acessar a tela "Tomada de decisão de compra" como na imagem a seguir:



Aba Itens


Nessa aba é possível comparar o custo unitário e o prazo de entrega de todos os itens da cotação em todos os fornecedores.


Quando a check box "Dividir compra entre fornecedores" está marcada, o sistema sugere que você faça a compra de cada item no fornecedor ranking 1 de custo para que a sua empresa tenha o menor custo total.


No ícone "I" dentro do campo "Custo total" o sistema abre um quadro aonde é possível analisar o custo e os últimos pedidos de compra do produto/fornecedor.


Ao clicar no ícone "Últimos pedidos de compra" dentro de cada item da cotação o sistema abre um quadro aonde é possível analisar o custo e os últimos pedidos de compra do produto em todos os fornecedores.


Aba Dados gerais


Nessa aba é possível comparar os dados gerais, de transporte e as condições de pagamento dos fornecedores.


Aba Valores totais


Nessa aba é possível comparar o custo total dos fornecedores.


Ao desmarcar a check box "Dividir compra entre fornecedores", o sistema sugere que você faça a compra de todos os itens da cotação no fornecedor com o menor custo total.


Gerar pedido de compra


Ao clicar no botão "Gerar pedido de compra" o sistema gera os pedidos de compra para os fornecedores automaticamente.


Veja abaixo um exemplo de pedidos de compra gerados a partir da tomada de decisão da cotação de compra.



Após gerar os pedidos de compra a cotação de compra fica com status "Encerrada".


Clique na cotação de compra encerrada e utilize o submenu "Ver pedidos de compra gerados" para ver os pedidos de compra gerados na tomada de decisão de compra.


Se desejar ver a tela de decisão de compra, clique na cotação de compra e utilize o submenu "Ver decisão de compra".


Caso se arrependa da decisão de compra, clique na cotação de compra e utilize o submenu "Estornar encerramento".


Ao estornar o encerramento da cotação de compra, o sistema retorna o status da cotação para "Decisão de compra" e excluí os pedidos de compra gerados.