O guia rápido para "Cadastro de pessoas" tem as seguintes seções:


ÍNDICE

O que é o cadastro de pessoas?



No sistema Nomus uma pessoa representa uma empresa (pessoa jurídica) ou indivíduo (pessoa física) que mantém algum relacionamento com a sua empresa.


As pessoas devem ser enquadradas nas seguintes categorias pré-definidas: 

  • Cliente    
  • Fornecedor    
  • Transportadora    
  • Prospectado    
  • Representante    
  • Vendedor    
  • Funcionário    
  • Sócio    
  • Parceiro    
  • Concorrente    
  • Fabricante    
  • Responsável contábil
  • Motorista    
  • Comprador


As categorias definem o papel da pessoa no sistema.


Por exemplo, para uma pessoa na categoria "Cliente", é possível criar propostas comerciais, pedidos de venda e documentos de saída, já para uma pessoa na categoria "Fornecedor", é possível criar cotações de compra, pedidos de compra e documentos de entrada.


Uma pessoa pode participar em mais de 1 categoria, e isso é muito interessante para que não seja necessário duplicar cadastros de forma desnecessária.

(Avançado) Cadastro de classificações de pessoa



O que é o cadastro de classificação de pessoas?


O cadastro de classificações de pessoa é opcional e existe para que você possa segmentar as pessoas da sua empresa de uma forma relevante para a gestão da sua empresa.


Por exemplo, você pode criar uma árvore de classificação de pessoas em múltiplos níveis como abaixo:

  • 01 - Clientes
    • 01.01 - Agronegócio
    • 01.02 - Indústria
      • 01.02.01 - Fabricação de alimentos
      • 01.02.02 - Fabricação de bebidas
      • 01.02.03 - Fabricação de produtos químicos
    • 01.03 - Comércio atacadista
    • 01.04 - Comércio varejista
  • 02 - Fornecedores
    • 02.01 - Matérias primas
    • 02.02 - Materiais para revenda
    • 02.03 - Materiais de uso e consumo
    • 02.04 - Produtos intermediários
    • 02.05 - Serviços de infra-estrutura
  • 03 - Transportadoras
    • 03.01 - Rodoviário
    • 03.02 - Ferroviário
    • 03.03 - Hidroviário


No cadastro de uma pessoa é possível selecionar uma classificação para a pessoa.


A classificação selecionada deve estar sempre no último nível da árvore que corresponde a um nível com tipo "Analítico".


Como cadastrar uma classificação de pessoa no sistema?


Acesse a tela "Classificações de pessoa" e clique no botão "Criar classificação de pessoa".


Preencha os campos:

  • Classificação: Informe uma classificação no padrão "01", "01.01", "01.01.01", etc. Utilize o ponto "." sempre que quiser "descer" 1 nível na árvore. Utilize de 2 a 3 números para classificação de cada nível. Um exemplo de classificação com 3 números nos 2o e 3o nível seria: "01", "01.001", "01.001.001".
  • Nome
  • Tipo: Selecione a opção "Analítico" para o último nível e "Sintético" para os demais níveis.
  • Ativo


Veja abaixo a tela "Classificação de pessoas":



Quais classificações de pessoas devem ser cadastrados?


Recomendamos estudar toda a carteira de pessoas da empresa e criar uma árvore de segmentação que faça sentido para boa gestão do sua empresa.


No 1o nível recomendamos utilizar a "Categoria da pessoa", e a partir do 2o nível, utilize características da pessoa que sejam relevantes para a categoria.


Por exemplo, para categoria "Cliente" pode ser interessante segmentar as pessoas por setor econômico (Código CNAE). 


Já para categoria "Fornecedor" pode ser interessante segmentar as pessoas pelo tipo de produto fornecido.


Por fim é importante ressaltar que o cadastro de classificação de pessoas é opcional.

(Avançado) Cadastro de atributos de pessoa



O que é o cadastro de atributos de pessoa?


O cadastro de atributos de pessoa é opcional e existe para que você possa criar campos personalizados e específicos para o seu negócio no cadastro de pessoas no sistema.


Por exemplo, suponha que no cadastro de clientes da sua empresa, seja importante registrar as seguintes informações:

  • Faturamento bruto no último ano
  • Tamanho da empresa
  • Data da fundação da empresa


Já no cadastro de fornecedores, suponha que seja importante registrar as seguintes informações:

  • Data da última auditoria
  • Pontuação na última auditoria: campo com as opções: 90 a 100, 80 a 89, 70 a 79, 50 a 69 ou 0 a 49.
  • Data da fundação da empresa


Todos esses campos podem ser cadastrados no sistema Nomus como atributos de pessoa.


Como cadastrar um atributo de pessoa?


Acesse a tela "Atributos de pessoa" e clique no botão "Criar atributo de pessoa".


Preencha os campos:


Informações gerais

  • Atributo
  • Formato
  • Ativo?
  • Preenchimento obrigatório?: Marque esse campo se desejar que o preenchimento do atributo seja obrigatório no cadastro da pessoa.
  • Nome técnico: Informe um nome técnico para o atributo sem espaços, por exemplo: tamanho_da_empresa
  • Posição: Informe um número inteiro para a posição do atributo na tela de cadastro de pessoas.
  • Explicações


Categorias da pessoa

Selecione para quais categorias de pessoa o atributo de pessoa deve ser exibido no cadastro de pessoas.


Veja abaixo a tela "Atributos de pessoa":



Quais atributos de pessoa devem ser cadastrados?


Recomendamos cadastrar os atributos de pessoa relevantes para gestão da sua empresa.


É importante ressaltar que o cadastro de atributos de pessoas é opcional.

(Avançado) Cadastro de grupos de pessoa



O que é o cadastro de grupos de pessoa?


Os cadastros de grupos de pessoa é opcional e existe para que você possa informar as pessoas da sua empresa que fazem parte de um mesmo grupo econômico.


Por exemplo, imagine que a sua empresa tenha um cliente com 3 CNPJs:

  • Sucesso RJ Ltda
  • Sucesso SP Ltda
  • Sucesso MG Ltda


Esses 3 CNPJs fazem parte do mesmo grupo econômico "Sucesso".


Neste exemplo você pode cadastrar 1 grupo de pessoas "Sucesso", cadastrar pessoas para os clientes "Sucesso RJ Ltda", "Sucesso SP Ltda" e "Sucesso MG Ltda", todos vinculados ao grupo de pessoa "Sucesso".


Como cadastrar um grupo de pessoa?


Acesse a tela "Grupos de pessoa" e clique no botão "Criar grupo de pessoa".


Preencha os campos:


Geral

  • Grupo
  • Descrição
  • Ativo?


Pessoa

Vincule pessoas com o grupo de pessoas.


Veja abaixo a tela "Grupo de pessoas":



Quais grupos de pessoa devem ser cadastrados?


Recomendamos cadastrar grupos de pessoas para os clientes e fornecedores que tem mais de 1 CNPJ e que fazem parte do mesmo grupo econômico.


É importante ressaltar que o cadastro de grupos de pessoas é opcional.

Cadastro de pessoas



Como cadastrar uma pessoa?


Acesse a tela "Pessoas" e clicar no botão "Criar pessoa".


Os principais campos que são comuns a todas as categorias de pessoas são apresentados nas abas "Geral" e "Categoria".


Aba Geral

Preencha todos os campos dessa da aba "Geral".


Aba Categoria

Marque uma ou mais categorias para a pessoa de acordo com papel que ela irá desempenhar no sistema Nomus.


Aba Atributos

Preencha os atributos da pessoa que são carregados de acordo com a seleção das categorias da pessoa.


Aba Contatos

Vincule contatos com a pessoa e informe telefones gerais da pessoa. 


Atenção, esse vínculo não precisa ser feito no início do projeto.


Aba Endereços

Se necessário, cadastre endereços secundários para a pessoa. 

Os tipos de endereço secundários são: Entrega, Retirada, Cobrança, Comercial, Residencial, Correio.


Abas da categoria Cliente

Para a categoria "Cliente" o sistema cria as abas:

  • Representantes: Posso vincular representantes ao cliente.
  • Vendedores: Posso vincular vendedores ao cliente.
  • Vendas > Códigos de produto no cliente: Posso informar o Código do produto no cliente de um produto vendido pela minha empresa para o cliente.
  • Vendas > Produtos do cliente: Posso vincular produtos ao cliente.
  • Vendas > Condições de pagamento do cliente: Posso restringir as condições de pagamento aceitas pelo cliente.
  • Vendas > Transportadoras do cliente: Posso vincular transportadoras ao cliente.
  • Vendas > Tipos de movimentação do cliente: Posso restringir os tipos de movimentação do cliente.
  • Vendas > Formas de pagamento: Posso restringir as formas de pagamento do cliente.


Recomendamos que essas configurações não sejam feitas no início do projeto.


Abas da categoria Fornecedor

Para a categoria "Fornecedor" o sistema cria as abas:

  • Compras > Códigos de produto no fornecedor: Posso informar o Código do produto no fornecedor de um produto comprado pela minha empresa no fornecedor. Essa informação é fundamental para o sistema localizar o código do produto corretamente no processamento do XML da NF-e do fornecedor.
  • Compras > Produtos do fornecedor: Posso vincular produtos ao fornecedor.
  • Compras > Condições de pagamento do fornecedor: Posso restringir as condições de pagamento aceitas pelo fornecedor.
  • Compras > Transportadoras do fornecedor: Posso vincular transportadoras ao fornecedor.
  • Compras > Formas de pagamento: Posso restringir as formas de pagamento do fornecedor.


Recomendamos que essas configurações não sejam feitas no início do projeto.


Demais abas

Defina configurações avançadas para a pessoa como: funções no processo comercial, configurações de qualidade, configurações para geração de NF-e, NFS-e, boleto bancário, entre outras.


Recomendamos que essas configurações não sejam feitas no início do projeto.


Veja abaixo um exemplo da tela "Pessoas":



Como configurar o sistema para gerar o código da pessoa automaticamente?


O código da pessoa pode ser gerado automaticamente pelo sistema.


Para fazer isso preencha as configurações gerais conforme recomendações abaixo:

  • Habilitar geração de código da pessoa automaticamente pelo sistema: Sim
  • Quantidade de dígitos no código da pessoa: 6
  • Código da próxima pessoa a ser criada pelo sistema: Informe o código da primeira pessoa que será cadastrada no sistema. Por exemplo: 100.


Para facilitar e padronizar o cadastro de novas pessoas no sistema recomendamos que o código das pessoas seja gerado pelo sistema.


Quais pessoas cadastrar no sistema?


Faça o cadastro de pessoas da sua empresa com muita atenção, em especial para as pessoas nas categorias:

  • Cliente
  • Fornecedor
  • Transportadora 
  • Representante
  • Vendedor
  • Comprador


O cadastro das pessoas das categorias acima são essenciais para os processos de vendas, faturamento, compras e recebimento.

Consulta de informações para cadastro da pessoa



Como consultar o CNPJ de uma pessoa na Receita Federal dentro do sistema?


No cadastro de pessoas, preencha o campo "CNPJ", depois clique no botão "Consultar CNPJ" localizado ao lado do campo "CNPJ". 


Após clicar no botão "Consultar CNPJ", o sistema Nomus abre uma janela com 2 abas: Receita Federal e SEFAZ. 


Na aba "Receita Federal" clique no botão "Consultar", para os dados gerais da pessoas serem preenchidos automaticamente pelo sistema.


Como consultar o CNPJ de uma pessoa no site da Receita Federal?


Se a consulta de CNPJ na Receita Federal não estiver disponível dentro do sistema Nomus, faça essa consulta pelo site http://www.receita.fazenda.gov.br/pessoajuridica/cnpj/cnpjreva/cnpjreva_solicitacao.asp


Como consultar a Inscrição Estadual (IE) de uma pessoa no SINTEGRA?


Para consultar a Inscrição Estadual (IE) do CNPJ de uma pessoa no SINTEGRA acesse o site http://www.sintegra.gov.br/ e clique na UF da empresa no mapa do Brasil.


Como consultar a Inscrição Municipal de uma pessoa?


Para consultar a Inscrição Municipal de uma pessoa pesquise se a prefeitura do município da empresa disponibiliza algum site para consulta de informações.


Por exemplo, para fazer a consulta na prefeitura do Rio de Janeiro é só acessar o site http://dief.rio.rj.gov.br/smf/certecweb/pesquisa.asp


Como consultar a Inscrição SUFRAMA de uma pessoa?


Para consultar a Inscrição SUFRAMA de uma pessoa acesse o site https://servicos.suframa.gov.br/servicos/ e clique no link "Consultar Situação Cadastral - Exclusivo Fornecedor".


Como consultar se uma pessoa é optante pelo Simples Nacional dentro do sistema?


No cadastro de pessoas, após preecher o campo "CNPJ", clique no ícone "Lupa" ao lado do campo "CRT (Código de regime tributário)".


Como consultar se uma pessoa é optante pelo Simples Nacional fora do sistema?


Para consultar se uma empresa é optante pelo Simples Nacional acesse o site http://www8.receita.fazenda.gov.br/SimplesNacional/aplicacoes.aspx?id=21

Configurações gerais para o cadastro de pessoas



Apresentamos as principais configurações gerais separadas por temas e a recomendação da Nomus:


Codificação de pessoas pelo sistema

  • Habilitar geração de código da pessoa automaticamente pelo sistema: Sim
  • Quantidade de dígitos no código da pessoa: 6
  • Código da próxima pessoa a ser criada pelo sistema: Informe o código da primeira pessoa que será cadastrada no sistema. Por exemplo: 100.


Cadastro de pessoas

  • Tornar o preenchimento dos campos "CNPJ" ou "CPF" obrigatórios no cadastro de pessoas: Sim
  • Tornar preenchimento do campo "Tipo de contribuinte do ICMS" obrigatório no cadastro de pessoas: Sim
  • Permitir o cadastro de pessoas diferentes com o mesmo CPF?: Não
  • Permitir o cadastro de pessoas diferentes com o mesmo CNPJ?: Não
  • Tornar o preenchimento do campo "CRT" obrigatório no cadastro de pessoas jurídicas e classificação "Cliente": Sim
  • Tornar o preenchimento do campo "CRT" obrigatório no cadastro de pessoas jurídicas e classificação "Fornecedor": Não
  • Tornar o preenchimento do campo "CRT" obrigatório no cadastro de pessoas jurídicas e classificação "Transportadora": Não
  • Comportamento padrão do campo "Ativo" na tela de criação de pessoas: Marcado e habilitado para edição
  • Tornar o preenchimento do campo "Razão social/Nome" obrigatório no cadastro de pessoas: Sim


Exibição de pessoas

  • Exibir coluna "Carteira de identidade" no cadastro de Pessoas: Não
  • Quantidade de registros por página: 10
  • Exibir coluna "Inscrição municipal" na tela de Pessoas: Não
  • Exibir coluna "Vendedores do cliente" na tela de Pessoas: Não
  • Exibir coluna "Código no sistema contábil" na tela de Pessoas: Não
  • Critério para ordenação de pessoas na tela de pessoas: Ordenação decrescente pelo código interno da pessoa
  • Exibir coluna "Grupo de pessoa" na tela de pessoas: Sim

    

Outros

  • Incluir campos CNPJ/CPF na pesquisa do autocomplete para seleção de Pessoa: Sim

Importação de pessoas para o sistema



Se desejar é possível solicitar para que o Analista de Implantação responsável pelo projeto na sua empresa faça a importação do cadastro de pessoas para o sistema.


Caso deseje fazer essa importação de dados solicite o modelo de planilha Excel para o seu Analista de Implantação.


Após receber a planilha preencha com os dados de todas as pessoas e em seguida envie para o seu Analista providenciar a importação.