Nomus

Neste artigo vamos aprender como configurar a cobrança de contas a receber no sistema Nomus.

1) Cadastro de réguas de cobrança

Acesse a tela de cadastro de réguas de cobrança através do menu "Financeiro > Configurações > Réguas de cobrança".

Crie uma régua de cobrança com o nome "Régua de cobrança padrão".

Normalmente só é necessário cadastrar 1 única régua de cobrança no sistema.

Só é necessário cadastrar mais de 1 régua de cobrança se você tiver processos de cobrança diferentes de acordo com o cliente.

2) Cadastro de passos da régua de cobrança

Após salvar a régua de cobrança, clique na régua de cobrança recém criada e selecione o submenu "Definir passos da régua de cobrança" com na imagem a seguir:

Após clicar nesse submenu, você será levado para a tela "Definir passos da régua de cobrança" como na imagem a seguir:

Nessa tela você irá definir todos os passos da régua de cobrança da sua empresa.

Utilize o botão "Criar novo passo" para acessar a tela de criação de novo passo na régua de cobrança.

No quadro "Informações gerais" preencha os campos abaixo:

• Passo: é o número do passo. Esse número é utilizado pelo sistema para ordenar os passos da régua de cobrança.
• Descrição: é a descrição do passo.
• Tipo de passo: Selecione o tipo de passo dentre 3 opções: Lembrete de vencimento, Confirmação de recebimento ou Cobrança após o vencimento.
• Dias antes do vencimento: Informe o número de dias antes da data de vencimento para execução da ação. Esse campo só é exibido para os tipos de passo "Lembrete de vencimento". Por exemplo, para criar um passo para lembrete com 3 dias antes do vencimento, preencha esse campo com o número 3, já para criar um passo para lembre no dia do vencimento, preencha esse campo com o número 0.
• Dias após o vencimento: Informe o número de dias após da data de vencimento para execução da ação. Esse campo só é exibido para os tipos de passo "Cobrança após vencimento". Por exemplo, para criar um passo para cobrança após 7 dias do vencimento, preencha esse campo com o número 7.

Segue abaixo uma imagem da tela de cadastro de passo da régua de cobrança com esses campos em destaque:

No quadro "Ações" adicione as ações que serão executadas no passo de cobrança.

Atualmente o sistema Nomus tem 2 tipos de passo: 

• Enviar email
• Enviar SMS

Para o tipo de passo "Enviar email" preencha os campos:

• Assunto: Preencha este campo com o assunto do email.
• Mensagem: Preencha este campo a mensagem do email.

Para o tipo de passo "Enviar SMS" preencha o campo:

• Mensagem: Preencha este campo a mensagem do SMS.

Atenção, para enviar SMS é necessário fazer contato com a Nomus e contratar um pacote de SMS.

Em breve planejamos criar um novo tipos de passo "Criar tarefa no processo de cobrança".

Para escrever o assunto e mensagem do email e na mensagem do SMS você pode utilizar todas as variáveis disponibilizadas no quadro "Variáveis disponíveis".

Neste quadro as variáveis mais importantes são:

• @nomePessoaProcesso: Nome da pessoa vinculado ao processo de cobrança no CRM.
• @contatoPessoaProcesso: Nome do contato vinculado ao processo de cobrança no CRM.
• @contasAReceber: Relação de contas a receber no padrão "Nota fiscal: 312556 - Venda de produção do estabelecimento - Vencimento: 20/02/2019 - Valor: R$ 890,00."

Apresento a seguir uma imagem da tela de cadastro de um novo passo na régua de cobrança destacando o quadro "Ações":

Após preencher os campos do quadro "Ações" clique no botão "Adicionar" para adicionar a ação ao passo da cobrança.

Após adicionar as ações desejadas clique no botão "Salvar" para salvar o passo da régua de cobrança.

No vídeo de treinamento deste artigo apresentamos o exemplo de uma régua de cobrança completa.

Além disso, no próximo artigo do manual do usuário, apresentamos modelos de email que podem ajudar a sua empresa a criar seus próprios modelos.

3) Cadastro de tipo de processo de cobrança

Ao executar a rotina de cobrança o sistema Nomus é capaz de criar processos de cobrança no CRM para gerenciar os processos de cobrança de todos os seus clientes.

Para o sistema conseguir criar esses processos de cobrança, é preciso cadastrar um tipo de processo "Cobrança", e neste passo vamos aprender como criar este tipo de processo.

Acesse a tela "CRM > Configurações > Tipos de processo" para acessar a tela "Tipos de processo".

Clique no botão "Criar tipo de processo" e cadastre um tipo de processo seguindo as instruções apresentadas a seguir:

Aba Geral

• Nome: Preencha com o nome "Cobrança".
• Natureza: Selecione a natureza "Cobrança".
• Responsável padrão: selecione um usuário padrão para os processos de cobrança que serão criados pelo sistema.

Aba Campos padrões

• Marque a check box "Visível" do campo "Data programada".

Aba Etapas

Cadastre todas as etapas do seu tipo de processo de cobrança. 

Apresentamos na imagem a seguir uma configuração sugerida para as etapas para facilitar a compreensão:

Atenção com o preenchimento dos campos "Tipo de etapa", "Dias antes do vencimento", "Dias após o vencimento" e "Status".

Aba Notificações por email

• Preencha o campo "Responder para" com o email da área financeira da sua empresa. Por exemplo, aqui na Nomus utilizamos o email "[email protected]".

Aba Painel de processos

Marque as configurações abaixo:

• Exibir "Receita prevista ($)" no painel de processos.
• Totalizar "Receita prevista ($)" por etapa no painel de processos.
• Exibir ícone "Ver informações da pessoa" no painel de processos.

Além disso sugerimos que desmarque a configuração abaixo:

• Exibir "Pessoa" no painel de processos

4) Configurações no cadastro de empresas

Acesse a tela de cadastro de empresas através do menu "Configurador geral > Empresas".

Edite as empresas que você deseja ativar a cobrança eletrônica, clique na aba "Financeiro" e no quadro "Cobrança" recomendamos que preencha as configurações conforme imagem a seguir:

Apresentamos a seguir a explicação das configurações realizadas no cadastro de empresas:

• Ativar cobrança eletrônica para contas a receber: Marque este campo para ativar a cobrança na empresa
• Aglutinar contas a receber em atraso do cliente em 1 único email: Marque este campo se desejar que o sistema aglutine todas as contas a receber em atraso do cliente em 1 único email.
• Enviar email de cobrança com o layout HTML: Marque este campo para o sistema enviar emails de cobrança com layout HTML.
• Régua de cobrança: Selecione a régua de cobrança que você criou.
• Padrão para criação de processos de cobrança no CRM: Selecione a opção "Criar 1 processo para cada cliente" se você deseja concentrar toda a gestão da cobrança do cliente em 1 único processo no CRM. Essa é a opção recomendada pela Nomus. Selecione a opção "Criar 1 processo para cada conta a receber" se desejar que o sistema crie 1 processo no CRM para cada conta a receber do cliente. Essa opção não é recomendada por criar um grande número de processos no CRM aumentando a complexidade da gestão do processo de cobrança.  
• Tipo de processo padrão para cobrança: Selecione o tipo de processo de cobrança que você criou.
• Preencher com os mesmos emails informados na "Autorização da NF-e": Marque esse campo se você desejar que o sistema preencha os campos "Para", "Cc" e "Cco" com os mesmos emails configurados no quadro "Autorização da NF-e" no cadastro da empresa.
• Emails para preenchimento do campo "Para": Preencha com algum email da sua empresa que você deseja que sempre seja preenchido no campo "Para" nos emails de cobrança. Esse campo normalmente não é preenchido.
• Emails para preenchimento do campo "Cc": Preencha com algum email da sua empresa que você deseja que sempre seja preenchido no campo "Cc" nos emails de cobrança. Esse campo normalmente é preenchido com um email geral da equipe financeira da empresa. Por exemplo, aqui na Nomus preenchemos com o email "[email protected]".
• Emails para preenchimento do campo "Cco": Preencha com algum email da sua empresa que você deseja que sempre seja preenchido no campo "Cco" nos emails de cobrança. Esse campo normalmente não é preenchido.

Além das configurações específicas da cobrança, avalie e confirme se você já adicionou o logo da sua empresa no campo "Logo" na aba "Geral".

O logo da sua empresa é utilizado pelo sistema para preencher o cabeçalho do email de cobrança.

Atenção, não esqueça de fazer essas configurações em todas as empresas que você deseja ativar a cobrança.

5) Configurações no cadastro do cliente

Acesse a tela "Pessoas" para preencher as configurações de cobrança para seus clientes.

Para entender como deve ser feita essa configuração, edite o cadastro de um cliente, clique na aba "Financeiro" e veja o quadro "Cobrança eletrônica", como na imagem a seguir:

Explicamos a seguir as configurações relacionadas à cobrança no cadastro do cliente:

• Suspender cobrança para essa pessoa: Marque esse campo se desejar suspender o envio de emails e SMS de cobrança para o cliente. 
• Régua de cobrança específica para a pessoa: Selecione uma régua de cobrança neste campo somente se o cliente tiver uma régua de cobrança específica, diferente da régua de cobrança informada no cadastro da empresa.   
• Preencher com os mesmos emails informados na "Autorização da NF-e": Marque esse campo se você desejar que o sistema preencha os campos "Para", "Cc" e "Cco" com os mesmos emails configurados no quadro "Autorização da NF-e" no cadastro da empresa.
• Emails para preenchimento do campo "Para": Preencha com os emails do seu cliente que você deseja que o sistema preencha no campo "Para" nos emails de cobrança. Você pode informar mais de um email do seu cliente separando os emails por vírgula.
• Emails para preenchimento do campo "Cc": Preencha com os emails do seu cliente que você deseja que o sistema preencha no campo "Cc" nos emails de cobrança. Esse campo geralmente não é preenchido.
• Emails para preenchimento do campo "Cco": Preencha com os emails do seu cliente que você deseja que o sistema preencha no campo "CCo" nos emails de cobrança. Esse campo geralmente não é preenchido.

Uma dica interessante aqui é começar a implantar o processo de cobrança no sistema Nomus preenchendo apenas os emails no cadastro da empresa.

Após alguns dias de teste, quando confirmar que o processo está funcionando da forma que você deseja, você começa a preencher os emails para cobrança no cadastro de todos os clientes.

Outra dica interessante é se o cadastro de todos os seus clientes já tiver com o quadro "Autorização da NF-e" preenchido com os emails corretos, você pode solicitar para o Suporte da Nomus executar um script na sua base de dados marcando o campo "Preencher com os mesmos emails informados na "Autorização da NF-e"" no cadastro de todos os seus clientes.

6) Configurações no cadastro de formas de pagamento

Em alguns casos pode ser interessante suspender a cobrança de contas a receber com formas de pagamento específicas.

Por exemplo, você pode desejar que o sistema suspenda a cobrança de contas a receber com forma de pagamento "Cartão de crédito", pois essas contas a receber já foram autorizadas pela operadora do cartão e não há risco do cliente ficar inadimplente. 

Para isso existe a configuração "Suspender cobrança eletrônica de contas a receber com essa forma de pagamento" no cadastro de formas de pagamento destacada na imagem a seguir:

Ao marcar essa configuração, o sistema não vai considerar contas a receber com essa forma de pagamento quando executar passos da régua de cobrança com tipo de passo "Lembrete de vencimento" e "Cobrança após vencimento", nas ações "Enviar email" e "Enviar SMS".

7) Suspensão da cobrança de contas a receber específicas

Em alguns casos pode ser interessante suspender a cobrança de contas a receber específicas.

Por exemplo, você pode desejar que o sistema suspenda a cobrança de uma contas a receber que está sendo questionada pelo seu cliente.

Para isso existe o campo "Suspender cobrança eletrônica para essa conta a receber" na aba "Cobrança" na tela de criação/edição de contas a receber.

8) Agendamento da rotina de cobrança

Por fim temos que configurar o agendamento da rotina de cobrança eletrônica.

Essa configuração é feita "Agendamento de rotinas" que é acessada através do menu "Configurador geral".

Nessa tela você deve agendar 1 única rotina de cobrança eletrônica informando os dias e horários que deseja que a rotina seja executada.

Recomendamos que a rotina seja executada todos os dias, 1 única vez, inclusive nos finais de semana, em um horário no período da manhã, por exemplo, às 08:00.

Apresentamos a seguir uma imagem da tela "Agendamento de rotinas" com a rotina de cobrança configurada para ser executada todos os dias às 08:00.

Após executar a primeira rotina de cobrança, o sistema Nomus cria automaticamente processos de cobrança para todos os clientes com contas a receber pendentes e com data de vencimento dentro da régua de cobrança.

Por exemplo, considere que o 1o passo da sua régua de cobrança seja um lembrete 3 dias antes do vencimento, e que você executa sua primeira rotina de cobrança em 17/12/2019.

Ao executar essa primeira rotina de cobrança o sistema Nomus criará automaticamente processos de cobrança para todos os clientes com contas a receber pendentes em atraso e(ou) contas a receber com data de vencimento até 20/12/2019.

9) Definição de contato principal nos processos de cobrança

Ao criar o processo de cobrança para um cliente, como padrão o sistema Nomus não preenche o campo "Contato" do processo.

Quando o campo "Contato" não está preenchido no processo de cobrança, a variável @contatoPessoaProcesso é preenchida com o texto "Cliente".

Para que os emails sejam direcionados para um contato específico da empresa é necessário selecionar um contato no processo de cobrança.

Na imagem abaixo apresentamos o campo "Contato" do processo de cobrança em destaque na aba "Editar processo" com o contato "Carlos Lima" selecionado.

Além disso, perceba no quadro "Contatos da pessoa" que o contato do processo está destacado com a cor amarela.

No exemplo acima, após selecioner o contato "Carlos Lima" no campo "Contato" do processo de cobrança, a variável @contatoPessoaProcesso será preenchida com o texto "Carlos Lima" nos próximos emails de cobrança enviados pelo sistema.