Neste artigo aqui entendemos o que é o controle de reembolso de despesas.
Agora vamos entender como funciona o controle de reembolso de despesas no sistema Nomus,
No sistema Nomus é possível controlar reembolso de despesas para qualquer pessoa, seja um funcionário, representante ou até mesmo um fornecedor.
O controle de reembolso de despesas no sistema Nomus pode ser subdivido em 4 passos principais:
- 1) Criação da conta de controle de reembolso para a pessoa
- 2) Registro de despesas pela pessoa
- 3) Aprovação das despesas pelo setor Financeiro
- 4) Registro de reembolsos, adiantamentos e devoluções
A seguir vamos apresentar uma visão geral desses 4 passos no sistema.
1) Criação da conta de controle de reembolso para a pessoa
Quando você decide controlar o reembolso de despesas de uma pessoa, o sistema Nomus cria uma conta de controle de reembolso para essa pessoa automaticamente no módulo Financeiro.
Por exemplo, suponha que você decidiu controlar os reembolsos para o funcionário Carlos Alberto, ao marcar que a pessoa "Controla reembolso de despesas", o sistema vai criar automaticamente uma conta de controle de reembolso com o nome Carlos Alberto e vinculada à pessoa "Carlos Alberto", como na imagem a seguir:
2) Registro de despesas pela pessoa
Após a criação da conta de reembolso de despesas para o "Carlos Alberto", o usuário "carlosalberto" pode logar no sistema, acessar a tela "Controle de reembolso de despesas", e registrar todas as suas despesas.
Como exemplo apresentamos o registro de uma nova despesa de estacionamento:
As despesas são criadas no sistema com status "Aguardando aprovação" e serão avaliadas pelo setor Financeiro, que poderá aprová-las, reprová-las ou solicitar que sejam revisadas.
3) Aprovação das despesas pelo setor Financeiro
A qualquer momento o setor Financeiro pode acessar a tela "Controle de reembolso de despesas", selecionar uma pessoa, e saber as despesas que estão aguardando aprovação.
Por exemplo, ao acessar o controle de reembolso de despesas da pessoa "Carlos Alberto", vejo todas as despesas registradas, reembolsáveis e não reembolsáveis, separadas por status.
Na imagem a seguir apresentamos o "Relatório geral" apresentando todos os status das despesas:
Logo abaixo na mesma tela, na aba "Despesas", é possível filtrar as despesas "Aguardando aprovação", como na imagem a seguir:
Para cada despesa com status "Aguardando aprovação" é possível "Aprovar", "Reprovar" ou "Solicitar revisão".
Apresentamos a seguir uma imagem do quadro "Aprovar despesa":
Ao aprovar uma despesa seu status muda para "Aprovada".
Apresentamos a seguir uma imagem do quadro "Reprovar despesa":
Ao reprovar uma despesa seu status muda para "Reprovada".
Apresentamos a seguir uma imagem do quadro "Solicitar revisão de despesa":
Ao solicitar a revisão de uma despesa seu status muda para "Aguardando revisão".
Despesas com status "Aguardando revisão" devem ser revisadas pela pessoa responsável por sua criação, para complementar alguma informação, e após essa revisão, a pessoa deve "Solicitar aprovação" pelo setor Financeiro.
Para a pessoa ver todas as despesas que estão aguardando revisão, é só acessar a tela "Controle de reembolso de despesas", clicar na aba "Despesas > Aguardando revisão", como destacada na imagem a seguir:
Para entender o que deve ser revisado na despesa, normalmente é interessante acessar o quadro "Histórico de eventos da despesa", e analisar todo o histórico de eventos da despesa, como na imagem a seguir:
Para revisar a despesa, se for preciso, é possível editar a despesa, clicando no ícone "Editar despesa".
Após terminar a revisão da despesa, basta "Solicitar aprovação da despesa" novamente, como na imagem a seguir:
Após solicitar aprovação, a despesa volta a ficar com status "Aguardando aprovação", e será analisada pelo setor Financeiro novamente.
4) Registro de reembolsos, adiantamentos e devoluções
4.1) Reembolso de despesas
Periodicamente, após avaliar todas as despesas registradas pela pessoa, e decidir as despesas que serão aprovadas, reprovadas e revistas, o setor Financeiro normalmente faz um reembolso de despesas para a pessoa.
Por exemplo, imagine que no dia 01 do mês, após avaliar todas as despesas registradas para a pessoa "Carlos Alberto", a "Posição atual" da pessoa está assim:
Nesse caso o setor Financeiro deve fazer um reembolso de R$ 627,80 para o "Carlos Alberto".
Supondo que esse reembolso seja feito em dinheiro através da conta "Caixa Pequeno" da empresa.
O setor Financeiro vai registrar esse reembolso no quadro "Registrar novo reembolso", como na imagem a seguir:
Após salvar esse reembolso, a "Posição atual" da pessoa fica assim:
Veja na imagem acima que o saldo na conta da pessoa está ZERO, e não há mais nenhum valor a reembolsar para a pessoa.
4.2) Adiantamento de despesas
Em alguns casos é necessário se fazer adiantamentos para uma pessoa executar suas atividades.
Por exemplo, suponha que a pessoa "Carlos Alberto" tenha que fazer uma viagem a um cliente, e o seu setor Financeiro decide fazer um adiantamento no valor de R$ 500,00 para essa pessoa.
Esse registro de adiantamento deve ser feito no quadro "Registrar novo adiantamento" como na imagem a seguir:
4.3) Devoluções de adiantamentos de despesas
Agora suponha que durante a viagem o "Carlos Alberto" registrou despesas reembolsáveis no valor total de R$ 400,00, e que todas essas despesas foram aprovadas pelo Financeiro.
Após retornar de viagem, o setor Financeiro pode solicitar para que o "Carlos Alberto" faça uma devolução de adiantamento no valor de R$ 100,00 para empresa.
Essa devolução de adiantamento deve ser registrada no quadro "Registrar nova devolução de adiantamento" como na imagem a seguir:
