O que é o cadastro de condições de pagamento?
As condições de pagamento são utilizadas nos processos de vendas e compras do sistema Nomus.
Em suma a condição de pagamento define se uma venda ou compra será paga à vista ou à prazo, em quantas parcelas será paga, se terá adiantamento, qual o valor de cada parcela, qual o prazo de cada parcela, e se há alguma restrição para as datas de vencimento por dia da semana ou do mês.
Então, resumindo, em uma condição de pagamento definimos:
- Natureza da condição de pagamento: à vista ou à prazo
- Quantidade de parcelas
- Se terá adiantamento
- Valor de cada parcela
- Prazo de cada parcela
- Se há restrições para as datas de vencimento por dia da semana ou do mês
E para ficar claro apresentamos a seguir alguns exemplos de condições de pagamento:
- À vista
- À prazo com 1 parcela para 30 dias
- À prazo com 2 parcelas para 5, 35 dias
- À prazo com 3 parcelas para 30, 60, 90 dias
- Sinal de 50% mais 2 parcelas para 30, 60 dias
- Adiantamento de 40% mais 2 parcelas para 20, 40 dias
Atenção, é importante não confundir o cadastro de condições de pagamento com o cadastro de formas de pagamento.
Exemplos de formas de pagamento típicas são: Dinheiro, Cheque, Cartão de Crédito, Cartão de Débito, Transferência (TED ou DOC) e Boleto Bancário.
Ao cadastrar uma condição de pagamento é deve-se definir uma forma de pagamento padrão, mas essa forma de pagamento pode ser modificada nas telas dos processos de vendas e compras.
Apresentamos abaixo uma imagem da tela de cadastro de condições de pagamento.
Qual a importância do cadastro de condições de pagamento?
O cadastro de condições de pagamento é importante pois ajuda a padronizar, agilizar e evitar falhas na programação de contas a receber de seus clientes e na programação das contas a pagar de seus fornecedores.
Alguns exemplos simples
Por exemplo, se um determinado cliente só aceita pagamento à prazo em boleto com vencimento para 15 dias, o ideal é padronizar essa condição de para esse cliente, para que o sistema sempre gere as contas a receber para esse cliente seguindo esse padrão, evitando falhas e agilizando o faturamento.
Outro exemplo, se sua empresa negociou com um fornecedor o pagamento à prazo para 45 dias, o ideal é padronizar essa condição de pagamento para esse fornecedor, para que o sistema sempre gere as contas a pagar para esse fornecedor seguindo esse padrão, evitando falhas e agilizando o recebimento.
Agora vamos apresentar um exemplo mais complexo
Suponha que a sua empresa deseje que o cliente pague um sinal que cubra 40% do valor do produto, mais o valor do frete, seguro, ICMS ST, IPI e comissões de venda, e que o valor restante deverá ser pago em 4 parcelas com valores iguais e com vencimentos para 15, 30, 45 e 60 dias.
Essa é uma condição de pagamento totalmente personalizada, que envolve cálculos relativamente complexos, e que variam a cada nota fiscal emitida.
Imagine se o seu vendedor precisar fazer esses cálculos a cada venda realizada, utilizando uma calculadora ou planilha Excel.
Esse método certamente vai demandar muito tempo do seu vendedor e ainda está sujeito a falhas.
No sistema Nomus é possível cadastrar condições de pagamento personalizadas como essa, e deixar o sistema preparado para calcular as parcelas de uma venda seguindo o padrão pré-estabelecido, com agilidade e sem falhas.
Quais são as condições de pagamento pré-cadastradas no sistema?
O cadastro de condições de pagamento normalmente varia muito de uma empresa para outra.
Por essa razão, na base padrão do sistema Nomus, temos algumas poucas condições de pagamento pré-cadastradas, e que servem apenas de exemplo.
Essas condições de pagamento poderão ser utilizadas por sua empresa ou inativadas.
Como criar uma condição de pagamento no sistema?
Para criar uma condição de pagamento no sistema, basta acessar a tela "Condições de pagamento" e clicar no botão "Criar condição de pagamento".
Apresentamos a seguir uma imagem da tela de criação de uma condição de pagamento.
Na tabela abaixo apresentamos orientações sobre o preenchimento dos campos da tela na aba "Informações gerais".
Aba Informações gerais
| Campos | Explicações |
| Nome | Informar um nome interno para a condição de pagamento que facilite sua identificação. Recomendamos definir um padrão interna para essa nomenclatura para facilitar a compreensão de cada condição de pagamento cadastrada, principalmente se a sua empresa tiver uma grande variedade de condições de pagamento possíveis. |
| Forma de pagamento | Informar uma forma de pagamento padrão para a condição de pagamento. Essa forma de pagamento poderá ser modificada nas telas dos processos de vendas e compras. |
| Natureza da condição de pagamento | Campo com as opções:
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| Aplicação da condição de pagamento | Campo com as opções: Aplicada nos processos de vendas e compras: fica disponível nas telas do processo de vendas (propostas comerciais, pedidos de venda, documentos de saída e documentos de venda de serviço), e nas telas do processo de compras (pedidos de compra, documentos de entrada, documentos de compra de serviço). Aplicada no processo de vendas: fica disponível nas telas do processo de vendas (propostas comerciais, pedidos de venda, documentos de saída e documentos de venda de serviço). Aplicada no processo de compras: fica disponível nas telas do processo de compras (pedidos de compra, documentos de entrada, documentos de compra de serviço). |
| Ativo | Marcar o campo para ativar a condição de pagamento |
| Quantidade de parcelas | Informe a quantidade de parcelas de 1 a 60. Se a natureza da condição de pagamento for "Pagamento à vista" informe "Quantidade de parcelas" = 1, preencha a coluna "Prazo (dias)" com valor "0" e deixe as colunas "Valor calculado por %" e "Valor calculado por fórmula" vazias. |
| Prazo (dias) | Informe o prazo em dias corridos de cada parcela. Por exemplo, considere um documento com data base de 05/01. Se na 1a parcela você informar o prazo de 5 dias, a data de vencimento da 1a parcela será 10/01. Se na 2a parcela você informar o prazo de 15 dias, a data de vencimento da 2a parcela será 20/01. |
| Valor calculado por % | Informe o percentual do valor total do documento que deverá ser carregado em cada parcela. Exemplo 1 - Preenchendo o campo em todas as parcelas Por exemplo, considere um documento com valor total de R$ 10.000. Se você definir 3 parcelas, e preencher o campo "Valor calculado por %" com os valores 20, 30 e 50 para cada parcela, o valor da 1a parcela será R$ 2.000, o valor da 2a parcela será R$ 3.000 e o valor da 3a parcela será R$ 5.000. Exemplo 2 - Deixando o campo vazio em todas as parcelas Por exemplo, considere um documento com valor total de R$ 10.000. Se você definir 5 parcelas, e deixar o campo "Valor calculado por %" vazio em todas as parcelas, o valor de cada parcela será de R$ 2.000,00. Exemplo 3 - Preenchendo o campo em algumas parcelas Por exemplo, considere um documento com valor total de R$ 10.000. Considere que você defina uma condição de pagamento com 5 parcelas, com a 1a parcela com "Valor calculado por %" = 60, e deixando o campo "Valor calculado por %" vazio nas 4 demais parcelas. Nesse caso, o valor da 1a parcela será calculado como R$ 6.000, e o sistema vai dividir o valor restante de R$ 4.000 igualmente entre as 4 parcelas restantes, atribuindo o valor de R$ 1.000 para cada parcela. |
| Valor calculado por fórmula | O preenchimento da coluna "Valor calculado por fórmula" é opcional e só deve ser utilizado se você quiser customizar o cálculo do valor da parcela. Nesse campo você pode criar uma expressão matemática utilizando todas as variáveis disponíveis no quadro "Variáveis" apresentado na tela de condições de pagamento e os operadores matemáticos "+", "-", "*" e "/". Exemplo 1 Por exemplo, considera que você tenha um documento com valor total de R$ 10.000, sendo o valor do IPI igual a R$ 1.000, e o valor do ICMS ST igual a R$ 3.000. Considere que você deseja parcelar o valor total do documento em 3 parcelas iguais, mas concentrando o pagamento do valor do IPI e do valor do ICMS ST na 1a parcela. Nesse caso você deve digitar a fórmula "vIPI + vICMSST" na 1a parcela e deixar a coluna "Valor calculado por %" em branco nas 3 parcelas. Ao aplicar essa condição de pagamento, o sistema vai calcular o valor de R$ 6.000 para 1a parcela, R$ 2.000 para 2a parcela e R$ 2.000 para 3a parcela. Exemplo 2 Complementando o exemplo 1 apresentado acima, considere que agora você deseja concentrar o pagamento do valor do IPI e ICMS ST na 1a parcela, mas deseja dividir o valor restante do documento somente entre as parcelas 2 e 3. Nesse caso você deve digitar a fórmula "vIPI + vICMSST" na 1a parcela, digitar o valor "0" na coluna "Valor calculado por %" somente na 1a parcela, e deixar essa coluna "Valor calculado por %" vazia nas parcelas 2 e 3. Nesse caso o sistema vai calcular o valor de R$ 4.000 para 1a parcela, R$ 3.000 para 2a parcela e R$ 3.000 para 3a parcela. |
| Gera adiantamento? | Esse campo só deve ser marcado se a sua empresa recebe adiantamento de algum cliente ao cadastrar um pedido de venda, ou paga adiantamento a algum fornecedor ao cadastrar um pedido de compra. Ao marcar este campo, o sistema habilita o preenchimento do campo "Quantidade de parcelas de adiantamento", para que você informe a quantidade de parcelas que serão adiantadas. As parcelas adiantadas geram contas a receber/pagar no momento do cadastro do pedido de venda/compra no sistema. |
| Regra | O campo "Regra" a sintaxe da condição de pagamento para o sistema Nomus. Esse campo é preenchido automaticamente pelo sistema a partir do preenchimento dos campos "Quantidade de parcelas", "Prazo (dias)", "Valor calculado em %" e "Valor calculado por fórmula" pelo usuário. |
Na tabela abaixo apresentamos orientações sobre o preenchimento dos campos da tela na aba "Avançado".
Aba Avançado
| Campos | Explicações |
| Restringir data de vencimento por dia da semana | Ao marcar esse campo é possível restringir as datas de vencimento das parcelas considerando os dias da semana:
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| Restringir data de vencimento por dias do mês | Ao marcar esse campo é possível restringir as datas de vencimento das parcelas considerando os dias do mês de 1 a 31. Por exemplo, se eu quiser que as parcelas da condição de pagamento sempre sejam geradas entre os dias 1 e 25 do mês, eu devo marcar as check boxes do dia 1 ao dia 25. |
Nos próximos artigos vamos fazer alguns exemplos sobre:
- Como criar condições de pagamento simples no sistema?
- Como criar condições de pagamento utilizando fórmulas no sistema?
- Como criar condições de pagamento restringindo as datas de vencimento por dia de semana/mês no sistema?
Como editar, excluir e inativar uma condição de pagamento no sistema?
A manutenção de condições de pagamento no sistema segue o padrão de outras telas do sistema e pode ser feita através dos submenus:
- Editar
- Excluir
Condições de pagamento com pelo menos 1 registro vinculado não podem ser excluídas, apenas inativadas.
Para inativar uma condição de pagamento, basta editar a condição de pagamento e desmarcar o campo "Ativo".
