O guia rápido de pedidos de compra tem as seções:

  • O que é um pedido de compra?
  • Como configurar o sistema para gerar pedidos de compra?
  • Como criar um pedido de compra livremente?
  • Como criar um pedido de compra a partir de solicitações de cotação?
  • Como criar um pedido de compra a partir de uma cotação de compra?
  • Como editar ou excluir um pedido de compra?
  • Como gerar o documento pdf do pedido de compra?
  • Como liberar pedidos de compra?
  • Como enviar o pedido de compra por email para o fornecedor?
  • Como cancelar pedidos de compra?
  • Como gerar documentos de entrada para pedidos de compra?


O que é um pedido de compra?


Para fazer uma compra no seu fornecedor normalmente é uma boa prática gerar um pedido de compra.


Um pedido de compra é um documento importante para formalizar o negócio e apresenta os produtos, preços e condições de fornecimento acordados com o seu fornecedor.


No sistema Nomus é possível:

  • Registrar os pedidos de compra feitos pela sua empresa.
  • Gerar um documento pdf para seus pedidos de compra.
  • Controlar a liberação de pedidos de compra.
  • Enviar pedidos de compra por email para os fornecedores.
  • Acompanhar os pedidos de compra que ainda não foram entregues pelo fornecedor.
  • Gerar documento de entrada para os pedidos de compra no momento da entrega pelo fornecedor.


Veja abaixo uma exemplo da tela Pedidos de compra:



Como configurar o sistema para gerar pedidos de compra?


Configuração geral


Apresentamos a seguir nossas recomendações para preenchimento das principais configurações gerais separadas por temas:


Codificação de pedidos de venda e seus itens

  • Codificação automática habilitada?: Sim
  • Prefixo: Digite o prefixo desejado para o código do pedido de compra. Por exemplo "PC".
  • Número de dígitos: Sugerimos que digite o valor 6. Se você acreditar que a sua empresa pode gerar mais de 999.999 pedidos de compra, digite o valor 7.
  • Indice: Informe o valor 1 se você quiser que o seu primeiro pedido de compra seja gerado com o código PC 00001. Se você já tiver uma codificação de pedido de compra em outro sistema e quiser dar sequência nessa codificação no sistema Nomus, informe o código do próximo pedido de compra que deve ser gerado pelo sistema Nomus.
  • Habilitar numeração automática na tela de criação de itens de pedido de compra: Sim
  • Quantidade de dígitos do número do item de pedido de compra: Sugerimos que digite o valor 3. 
  • Índice do Número do item de pedido de compra: 1
  • Passo do Número do item de pedido de compra: 1


Cadastro do pedido de compra

  • Observação padrão: Se desejar informe um texto padrão para observação do pedido de compra.
  • Aplicar regras de tributação automaticamente na tela de criação de item de pedidos de compra: Não
  • Bloquear geração de pedidos de compra a partir da seleção de duas ou mais solicitações de compra que não possuam pelo menos um fornecedor em comum: Não
  • Limite para quantidade do item de pedido do de compra superior à quantidade da solicitação de compra (%): Deixar o campo vazio.
  • Tornar preenchimento do campo "Tipo de pedido" obrigatório na tela de criação/edição de pedido de compra: Não   
  • Exige preenchimento do campo Contato nas telas de criação/edição de pedidos de compra: Não 
  • Bloquear salvamento do pedido de compra com valor total financeiro > 0 sem preencher o campo "Condições de pagamento" e sem definir pelo menos 1 parcela: Sim
  • Bloquear a criação de pedidos de compra sem vínculo com solicitações de compra: Não  
  • Permite a definição de contas bancárias diferentes por parcela nas telas de pedidos de compra e documentos de entrada: Não
  • Quantidade de registros exibidos na janela "Últimos pedidos de compra": 20
  • Status padrão na criação de itens de pedidos de compra: Aguardando liberação.


Tabela de itens de pedido de compra no cadastro de pedidos de compra

  • Exibir coluna "Tipo de movimentação" na tabela "Itens do pedido de compra" na tela de criação/edição de pedidos de compra: Sim
  • Exibir coluna "CFOP" na tabela "Itens do pedido de compra" na tela de criação/edição de pedidos de compra: Sim   
  • Habilitar edição do campo "Quantidade" e "Unidade de medida" na tabela de itens do pedido de compra na tela de criação/edição de pedidos de compra: Sim
  • Habilitar edição do campo "Valor unitário" na tabela de itens do pedido de compra na tela de criação/edição de pedidos de compra: Sim


Tela Pedidos de compra

  • Exibir coluna "Valor total" na tela "Pedidos de compra": Sim
  • Qtde de registros por página: 10


Edição de pedidos de compra

  • Bloquear edição de pedidos de compra com itens de pedido com status "Liberado": Sim
  • Bloquear edição de pedidos de compra com itens de pedido com status "Atendido com corte": Sim
  • Bloquear edição de pedidos de compra com itens de pedido com status "Atendido parcialmente": Sim
  • Bloquear edição de pedidos de compra com itens de pedido com status "Atendido totalmente": Sim
  • Bloquear edição de pedidos de compra com itens de pedido com status "Cancelado": Sim


Documento pdf do pedido de compra

  • Layout que será usado para gerar o documento do Pedido de Compra: Selecionar o layout "Pedido de compra".


Geração do documento de entrada para o pedido de compra

  • Copiar informação do campo "Observações" do pedido de compra para o documento de entrada na criação do documento de entrada a partir do pedido de compra: Sim


Cadastro de tipos de pedido de compra


O tipo de pedido de compra é escolhido na tela de criação de pedidos de compra.


O cadastro de tipos de pedido de venda é opcional e normalmente é utilizado quando sua empresa pode ter mais de 1 layout de documentos pdf para o pedido de compra.


Exemplos de tipos de pedido de compra são:

  • Padrão
  • Personalizado


Para cadastrar tipos de pedido de compra acesse a tela "Tipos de pedido de compra" e clique no botão "Criar tipo de pedido de compra".


Preencha os campos seguindo as orientações apresentadas a seguir:

  • Nome: Defina o nome do tipo de pedido.
  • Layout do documento pdf do pedido de compra: Se desejar selecione o layout do documento pdf específico para o tipo de pedido de compra. Caso não selecione um layout para o tipo de pedido de compra o sistema vai considerar o layout escolhido na configuração geral.
  • Tipo de pedido de compra de importação: Marque se desejar que o sistema permita a digitação da "Taxa de câmbio" no pedido de compra e o valor unitário em dólar dos itens do pedido de compra.
  • Observações
  • Ativo?


Cadastre todos os tipos de pedido que são relevantes para gestão da sua empresa.


Veja abaixo um exemplo da tela Tipos de pedido de compra:



Cadastro de atributos de pedidos de compra


O cadastro de atributos de pedidos de compra é opcional e existe para que você possa criar campos personalizados e específicos para o seu negócio na tela de pedidos de compra.


Exemplos de atributos de pedido de compra:

  • Observações sobre a entrega do fornecedor
  • Data prevista de expedição no fornecedor


Para cadastrar atributos de pedido de compra acesse a tela "Atributos de pedido de compra" e clique no botão "Criar atributo de pedido de compra".


Cadastre todos os atributos de pedido de compra que são relevantes para gestão da sua empresa.


Veja abaixo um exemplo da tela atributos de pedidos de compra:



Como criar um pedido de compra livremente?


Para criar um pedido de compra acesse a tela "Pedidos de compra".


Clique no botão "Criar pedido" para acessar a tela de criação de pedidos de compra.


Preencha os campos seguindo as orientações apresentadas a seguir:


Cabeçalho do pedido de compra


Informações gerais

  • Pedido: Código criado automaticamente pelo sistema
  • Tipo de pedido: Selecione um tipo de pedido.
  • Empresa: Selecione uma empresa.
  • Fornecedor: Selecione um fornecedor.
  • Tipo de movimentação: Selecione o tipo de movimentação. O tipo de movimentação escolhido será sugerido pelo sistema ao adicionar o item ao pedido.
  • Setor de entrada: Selecione o setor de entrada será sugerido pelo sistema ao adicionar o item ao pedido desde que o setor esteja habilitado no cadastro do produto e no cadastro do tipo de movimentação do item. O sistema filtra os setores de entrada habilitados no cadastro do tipo de movimentação.
  • Data de emissão: Sistema sugere a data corrente.
  • Data de entrega padrão: Campo com preenchimento opcional. A data de entrega informada será sugerida pelo sistema ao adicionar o item ao pedido.
  • Contato: Selecione o contato no fornecedor. Sistema exibe os contatos vinculados com o fornecedor.
  • Condição de pagamento (texto livre): Campo com preenchimento opcional. Preencha se desejar informar uma condição de pagamento que ainda não tenha sido cadastrada no sistema.
  • Observações: Se desejar escreva observações gerais para o pedido de compra.


Atributos do pedido de compra

Se necessário preencha os atributos do pedido de compra.


Pessoa

Veja todas as principais informações do fornecedor como: informações gerais, endereços, contatos, atributos e endereços secundários.


Veja abaixo um exemplo da tela de cadastro de pedidos de compra com o cabeçalho em destaque:



Itens do pedido de compra


Clique no botão "Criar item do pedido" para acessar a tela de criação de item do pedido de compra.


Preencha os campos seguindo as orientações apresentadas a seguir:


Informações gerais

  • Tipo de movimentação: Sistema sugere o tipo de movimentação padrão do produto ou pedido neste ordem de prioridade.
  • CFOP: Sistema preenche o CFOP de acordo com o cadastro do tipo de movimentação e se a operação é interna, interestadual ou de exportação. Após a aplicação da regra de tributação, esse CFOP pode ser modificado pelo sistema, por exemplo quando a operação tem substituição tributária.
  • Item: Preenchido automaticamente pelo sistema.
  • Produto: Selecione o produto.
  • Informações adicionais do produto: Campo com preenchimento opcional. Sistema traz as informações adicionais definidas no cadastro do produto e se necessário você pode modificar essas informações.
  • Unidade de medida: Selecione a unidade de medida do pedido de compra. Como padrão o sistema sugere a unidade de medida principal do produto. Se o produto tiver unidades de medida secundárias habilitadas para venda é possível selecioná-las.
  • Setor de entrada: Selecione o setor de entrada de estoque do produto.  Sistema sugere o setor de entrada selecionado no pedido de compra desde que esse setor esteja habilitado para o produto. Neste campo o sistema filtra os setores de entrada habilitados no cadastro do produto e no cadastro do tipo de movimentação do item.
  • Qtde: Informe a quantidade do produto na unidade de medida escolhida no item do pedido.
  • Tabela de preço: Se desejar selecione uma tabela de preços vinculada ao produto. As tabelas de preço são filtradas de acordo com as regras para aplicação definidas no cadastro da tabela de preços e o preenchimento dos campos do pedido de compra. Além disso o sistema exibe apenas tabelas de preço vinculadas ao produto.
  • Valor unitário: Informe o valor unitário do produto na unidade de medida escolhida no item do pedido. Se a tabela de preços for selecionada, o valor unitário será preenchido automaticamente pelo sistema. 
  • Valor total: Calculado pelo sistema.
  • Tipo de desconto: Se desejar dar algum tipo de desconto, informe se o desconto será em percentual ou valor.
  • % de desconto: Se necessário informe um desconto %.
  • Valor Desconto: Se necessário informe um desconto em valor.
  • Valor total com desconto: Calculado pelo sistema
  • Data de entrega: Preenchido automaticamente de acordo com a data de entrega preenchida no pedido de compra.
  • Status: Definido automaticamente pelo sistema.
  • Origem do Produto: Preenchida automaticamente de acordo com o cadastro do produto.
  • Número de controle da FCI: Preencha com o numero de controle FCI quando o produto for importado. É possível definir o valor padrão deste campo no cadastro do produto.
  • Classificação financeira: Preenchida automaticamente de acordo com o cadastro do tipo de movimentação.


Informações adicionais

  • Valor do item compõe valor total do documento: Preenchido automaticamente de acordo com o cadastro do tipo de movimentação. O ideal é que esse campo seja marcado.
  • Valor do frete: Valor do frete rateado para o item
  • Valor do seguro: Valor do frete rateado para o item
  • Valor Outras despesas acessórias: Valor de outras despesas acessórias rateado para o item
  • Peso bruto unitário (kg): Peso bruto unitário obtido no cadastro do produto.
  • Peso bruto total (kg): Peso bruto total calculado pelo sistema.


Tributos

Clique no botão "Aplicar regras de tributação" para o sistema aplicar as regras de tributação de ICMS, IPI, PIS e COFINS.


É possível configurar o sistema para aplicar as regras de tributação automaticamente sempre que o sistema salvar o item selecionando a opção "Sim" na configuração geral "Aplicar regras de tributação automaticamente na tela de criação de item de pedido de compra"


Ao aplicar as regras de tributação o ideal é que sistema localize apenas 1 regra de tributação de ICMS, IPI, PIS e COFINS para o item.


Se o sistema localizar mais de 1 regra de tributação para o mesmo tributo, selecione a regra desejada no campo "Regra de tributação aplicada".


Se não desejar utilizar uma regra de tributação para preencher os dados tributários, selecione a opção "Não usar regra de tributação" no campo "Regra de tributação aplicada", e preencha os dados do tributo manualmente.


Os campos que determinam o cálculo de crédito dos tributos são marcados quando o cadastro da empresa do pedido de compra e o cadastro do tipo de movimentação do item do pedido de compra estão configurados para calcular o crédito do tributo.


Custo

Veja o valor total do produto na NF-e que será emitida pelo fornecedor considerando desconto, frete, seguro, outras despesas acessórias, IPI, ICMS ST e ICMS desonerado.


Veja os tributos que a sua empresa pode se creditar e como esses crédito impactam no custo do produto.


Por fim clique no botão "Salvar" para salvar o item do pedido.


Se quiser salvar e permanecer na tela de criação de um novo item, clique no botão "Salvar e permanecer na tela".


Veja abaixo um exemplo da tela de cadastro de item de pedidos de compra:



Informações adicionais do pedido


Nas informações adicionais do pedido preencha os campos:


Transporte

  • Modalidade de transporte: Selecione a modalidade de transporte. No cadastro de empresas é possível selecionar uma modalidade de transporte padrão para a empresa. No cadastro de pessoas é possível selecionar uma modalidade de transporte padrão para o fornecedor.
  • Transportadora: Selecione a transportadora. No cadastro de pessoas é possível restringir as transportadoras para o fornecedor.


Outras informações

  • Valor total do frete: Informe caso o valor do frete seja cobrado pelo fornecedor.
  • Valor total do seguro: Informe caso o valor do seguro seja cobrado pelo fornecedor.
  • Valor total de outras despesas acessórias: Informe caso o valor total de outras despesas acessórias seja cobrado pelo fornecedor.
  • Método para rateio de valores para itens da proposta: Selecione o método que será utilizado pelo sistema para ratear os valores de frete, seguro e outras despesas acessórias para os itens. É possível configurar o método padrão na configuração geral.
  • Informações complementares de interesse do contribuinte: Se necessário, preencha com as informações complementares do interesse do contribuinte que serão enviadas na geração da NF-e.
  • Informações adicionais de interesse do fisco: Se necessário, preencha com as informações complementares do interesse do contribuinte que serão enviadas na geração da NF-e.
  • Local de retirada diferente do endereço do remetente: Marque se o local de retirada for diferente do endereço do remetente e selecione o local de retirada configurado no cadastro do fornecedor.
  • Local de entrega diferente do endereço do destinatário: Marque se o local de entrega for diferente do endereço do destinatário e selecione o endereço de entrega configurado no cadastro do fornecedor.


Valores totais

Veja e confirme os valores totais dos produtos, frete, seguro, outras despesas acessórias, desconto, NF-e, ICMS, IPI, PIS, COFINS e ISSQN.


Se desejar clique no botão "Calcular valores totais" para o sistema recalcular todos os valores do pedido de compra.


Retenções

Se a compra estiver sujeita a alguma retenção tributária preencha os campos:

  • Valor retido de PIS    
  • Valor retido de COFINS    
  • Valor retido de CSLL    
  • Base de cálculo de IRRF    
  • Valor retido de IRRF    
  • Base de cálculo Retenção da Previdência Social    
  • Valor da Retenção da Previdência Social 


O valor das retenções será subtraído do valor total financeiro na aba "Condições de pagamento".


Créditos

Se necessário selecione uma nota de crédito do fornecedor para ser abatida do valor total financeiro do pedido de compra.


Avalie o guia rápido sobre notas de crédito de fornecedor para entender o que é uma nota de crédito de fornecedor, como implantá-la e utilizá-la na sua empresa.


Condições de pagamento

Veja o "Valor total financeiro" calculado pelo sistema. 


O valor total financeiro é calculado considerando o valor total de todos os itens com o campo "Classificação financeira" preenchido e abatendo as notas de crédito de fornecedor.


Preencha os campos:

  • Data base para gerar parcelas: Sistema sugere a data corrente.
  • Condição de pagamento: Ao escolher a condição de pagamento o sistema seleciona automaticamente a forma de pagamento e preenche o campo Regra para gerar parcelas a partir do cadastro de condições de pagamento.    
  • Forma de pagamento: Selecione a forma de pagamento de todas as parcelas.
  • Regra para gerar parcelas: Campo preenchido automaticamente pelo sistema a partir da seleção da condição de pagamento.


Clique no botão "Gerar parcelas" para o sistema gerar as parcelas.


Após a geração das parcelas, se necessário, é possível editar a data de vencimento, valor e forma de pagamento de cada parcela, além de preencher o campo "Observações".


Se necessário também é possível excluir ou adicionar parcelas.


Agora vamos falar sobre o quadro "Integração com financeiro".


Essa quadro é exibido quando o tipo de movimentação do pedido de compra está configurado para gerar contas a pagar e a empresa do pedido de compra está configurada para gerar contas a pagar previstas e(ou) adiantamentos a fornecedores.


Preencha os campos:

  • Gera conta a pagar: Campo geralmente vem marcado. 
  • Classificação da conta a pagar: Preenchido automaticamente de acordo com o cadastro do tipo de movimentação. do pedido de compra.
  • Conta bancária da conta a pagar: Selecione uma conta bancária. O sistema filtra as contas bancárias da empresa. No cadastro da empresa é possível definir uma conta bancária padrão.


Por fim clique no botão "Salvar".


Veja abaixo um exemplo da tela das informações adicionais do pedidos de compra com a aba "Condições de pagamento" em destaque:



Como criar um pedido de compra a partir de solicitações de compra?


Idealmente os pedidos de compra devem ser criados após a cotação de compra, para que a sua empresa possa comparar os preços, prazos de entrega e condições comerciais dos fornecedores, e tomar a decisão de compra visando o melhor custo vs benefício.


Entretanto, em algumas situações práticas, é possível que a sua empresa queira gerar o pedido de compra diretamente para atender solicitações de compra, dispensando o processo de cotação de compra.


Isso pode ocorrer quando você tem alguns produtos com apenas 1 fornecedor qualificado ou quando você já sabe em qual fornecedor deseja fazer sua compra.


Geração do pedido de compra para 1 solicitação de compra


Para criar um pedido de compra a partir de solicitações de compra, acesse a tela "Solicitações de compra", selecione a solicitação de compra com status "Liberada" que você deseja gerar um pedido de compra e utilize o submenu "Gerar pedido de compra".


Após utilizar esse submenu, você será levado para a tela de criação de pedido de compra, com o sistema aproveitando todas as informações da solicitação de compra selecionada, como na imagem a seguir:


Geração do pedido de compra para várias solicitação de compra


Também é possível gerar o pedido de compra selecionando várias solicitações de compra.


Para fazer isso na tela "Solicitações de compra" pesquise por solicitações com status "Liberada".


Outros campos de pesquisa interessantes que podem ser utilizados são:

  • Fornecedor
  • Código do produto
  • Grupo de produto
  • Familia de produto
  • Data limite para compra inicial | Data limite para compra final
  • Qtde de registros


Marque as solicitações de compra que você deseja gerar pedido de compra e utilize o botão "Ações > Gerar pedido de compra" como na imagem a seguir:



Após clicar nesse botão você será levado para a tela de criação de pedido de compra com o sistema aproveitando todas as informações das solicitações de compra selecionadas.


Finalização do pedido de compra gerado a partir de solicitações de compra


Ao gerar um pedido de compra a partir de solicitações de compra, você será levado para a tela de criação de pedidos de compra com diversos campos já preenchidos, e para finalizar o pedido de compra, recomendamos preencher os campos apresentados a seguir:


Informações gerais

  • Tipo de pedido: Se necessário selecione um tipo de pedido.
  • Fornecedor: Selecione o fornecedor do pedido de compra.
  • Tipo de movimentação: Se necessário elecione um tipo de movimentação e utilize o ícone "Atualize tipos de movimentação dos itens". O sistema tem inteligência para definir o tipo de movimentação dos itens do pedido de compra sozinho caso o cadastro do produto tenha o campo "Tipo de movimentação padrão para compra" preenchido.
  • Setor de entrada: Se necessário selecione um setor de entrada. O sistema tem inteligência para definir o setor de entrada dos itens do pedido de compra sozinho caso o cadastro do produto tenha o campo "Tipo de movimentação padrão para compra" preenchido, e o resultado da interseção dos setores habilitados no cadastro do tipo de movimentação e cadastro de produto é único.
  • Contato: Se necessário preencha com o contato no fornecedor.


Atributos do pedido de compra

Se necessário preencha os atributos do pedido de compra.


Itens do pedido de compra

Se desejar é possível marcar todos os itens do pedido de compra e utilizar o botão "Ações > Resgatar valor do último pedido" para o sistema resgatar os valores e dados tributários do último pedido de compra do fornecedor.


Se desejar é possível clicar no ícone "Últimos pedidos de compra" para o sistema abrir o quadro a seguir:



Nesse quadro é possível utilizar o botão "Resgatar valor" para o sistema resgatar os valor e dados tributários de um pedido de compra que já foi feito para o fornecedor.


Se desejar é possível modificar os valores dos campos abaixo diretamente na tabela de itens de pedidos de compra:

  • Qtde
  • Unidade de medida
  • Valor unitário


Caso seu sistema esteja com regras de tributação de compras configuradas, é possível utilizar o botão "Redefinir regras de tributação de todos os itens do pedido".


Por fim, se você precisar editar alguma informação do item do pedido, clique no item e selecione o submenu "Editar".


Ao acessar a tela de edição do item, modifique as informações que você desejar e depois clique no botão "Salvar".


Informações adicionais do pedido de compra

Preencha as informações adicionais do pedido de compra seguindo as mesmas orientações da seção "Como criar um pedido de compra livremente?" que já foi apresentada neste artigo.


Por fim clique no botão "Salvar" para salvar o pedido de compra.


Como criar um pedido de compra a partir de uma cotação de compra?


Para criar um ou mais pedidos de compra a partir de uma cotação de compra é necessário:

  • Criar a cotação de compra
  • Convidar fornecedores para participarem da cotação de compra
  • Registrar a coleta de preços de fornecedores
  • Tomar a decisão de compra


Ao tomar a decisão de compra o sistema é capaz de gerar os pedidos de compra automaticamente.


A tomada de decisão de compra foi explicada na seção "Como tomar a decisão de compra de uma cotação de compra?" no guia rápido de Cotações de compra que está disponível neste link.


Caso sua empresa preencha todos os dados da coleta de preços do fornecedor selecionado na tomada de decisão, o sistema já é capaz de gerar o pedido de compra com todos os dados prontos.


De qualquer forma sua empresa pode editar o pedido de compra gerado a partir de uma cotação de compra e complementar seus dados se quiser.


Como editar ou excluir um pedido de compra?


Após salvar um pedido de compra, se necessário é possível editá-la ou excluí-la.


Para editar um pedido de compra clique no pedido e utilize o submenu "Editar" para acessar a tela de edição do pedido.


Para excluir um pedido de compra clique no pedido e utilize o submenu "Excluir".


É possível excluir pedidos de compra em lote selecionando-se vários pedidos de compra e utilizando o botão "Excluir".


Como gerar o documento pdf do pedido de compra?


Para gerar o documento pdf de um pedido de compra clique no pedido e utilize o submenu "Gerar documento pdf".


O layout do documento pdf do pedido pode ser personalizado para atender particularidades da sua empresa.


Para gerar o documento pdf do pedido, como padrão, o sistema considera o layout selecionado na configuração "Layout do documento pdf do pedido de compra" no cadastro de tipo de pedido.


Se o cadastro do tipo de pedido não tem layout do documento pdf preenchido, ou o pedido de compra não tem tipo de pedido, o sistema considera o layout definido na configuração geral "Layout que será usado para gerar o documento do Pedido de Compra".


Todos os layouts de documentos pdfs gerados pelo sistema são cadastrados na tela "Layouts".


Nessa tela é possível ver os layouts já cadastrados para pedido de compra pesquisando a opção "Pedido de compra" no campo "Tipo de layout".


Para cadastrar novos layouts no sistema clique no botão "Criar layout", selecione o tipo de layout e faça o upload do arquivo com tipo Jasper Reports (.jrxml).


Atenção, recomendamos que a criação e edição de layouts seja feita pelo Analista de Implantação responsável pelo projeto na sua empresa pois essas atividades demandam conhecimento técnico na ferramenta Jasper Reports.


Veja abaixo um exemplo do documento pdf do pedido de compra:



Como liberar um pedido de compra?


Para utilizar a liberação de pedidos de compra é preciso configurar o sistema para definir o status "Aguardando liberação" na configuração geral para pedidos de compra recém criados.


Esse comportamento é controlado através da configuração geral "Status padrão na criação de itens de pedidos de compra".


Configurando o sistema da forma indicada, todos os itens do pedido recém-criado ficarão com status "Aguardando liberação".


Ao clicar em um pedido de compra com status "Aguardando liberação" o sistema apresenta o submenu "Liberar pedido" como na imagem a seguir:


 

Ao utilizar esse submenu o status do pedido avança para "Liberado".


É possível liberar pedidos de compra em lote marcando os pedidos e utilizando o botão "Ações > Liberar".


Caso você se arrependa da liberação, selecione no pedido, utilize o submenu "Remover liberação", e o status de todos os itens do pedido retorna para "Aguardando liberação".


Também é possível remover a liberação de pedidos de compra em lote marcando os pedidos e utilizando o botão "Ações > Remover liberação".


Como enviar o pedido de compra por email para o fornecedor?


Após liberar o pedido de compra é uma boa prática enviar por email o pedido de compra para o fornecedor.


Vamos entender como configurar o o sistema para fazer isso.


Configuração no cadastro de empresas


Acesse a tela "Empresas", clique na empresa e utilize o submenu "Editar" para editar a empresa.


Clique na aba "Compras" e preencha os campos do quadro "Envio de cotação e pedido de compra por email" conforme recomendações apresentadas a seguir:

  • Emails para preenchimento do campo "Para" no envio de cotação e pedido de compra por email: Sugerimos não preencher.
  • Emails para preenchimento do campo "Cc" no envio de cotação e pedido de compra por email: Sugerimos preencher com um email do grupo "Compras" da sua empresa, por exemplo: compras@suaempresa.com.br.
  • Emails para preenchimento do campo "Cco" no envio de cotação e pedido de compra por email: Sugerimos não preencher.
  • Emails para preenchimento do campo "Resposta para" no envio de cotação e pedido de compra por email: Sugerimos preencher com um email do grupo "Compras" da sua empresa, por exemplo: compras@suaempresa.com.br.
  • Texto padrão para envio do pedido de compra: Escreva o texto padrão da mensagem do pedido de compra utilizando as variáveis disponíveis no quadro "Variáveis do pedido de compra". Apresentamos a seguir um exemplo de texto que pode ser personalizado pela sua empresa.


Prezado @nomePessoa,


Agradeço pelo compromisso em oferecer seus produtos e serviços para nossa empresa.


Envio-lhe em anexo nosso pedido de compra @pedidoCompra emitido em @dataEmissao no valor de R$ @valorTotal.


Estamos à disposição em caso de qualquer dúvida.


Atenciosamente,


@nomeEmpresa


Veja abaixo uma imagem da configuração no cadastro de empresas:



Configuração no cadastro de pessoas


Acesse a tela "Pessoas", clique na pessoa dos seus fornecedores e selecione o submenu "Editar" para editar a pessoa.


Clique na aba "Compras", subaba "Geral" e dentro do quadro "Envio de cotação e pedido de compra por email" preencha o campo "Emails para envio de cotações e pedidos de compra".


Sugerimos preencher esse campo com o email da área de vendas do seu cliente, por exemplo, vendas@seucliente.com.br.


Configuração no cadastro de contatos


Acesse a tela "Contatos", clique nos contatos dos seus fornecedores e selecione o submenu "Editar" para editar o contato.


Na aba "Geral" dentro do quadro "Emails" preencha os emails do contato e marque a check box "Envia cotação e pedido de compra" para que o email seja considerado pelo sistema no envio do pedido de compra.


Envio do pedido de compra por email


Acesse a tela "Pedido de compra", clique no pedido de compra e utilize o submenu "Enviar pedido de compra por email".


Veja abaixo uma imagem da tela "Enviar pedido de compra por email":



Clique no botão "Enviar email" para o sistema enviar o email para o fornecedor da aba selecionada.


Como cancelar um pedido de compra?


Para cancelar um pedido de compra, clique em um pedido e utilize o submenu "Cancelar pedido" como na imagem a seguir:



Após o cancelamento, veja que todos os itens de pedido de compra ficam com status "Cancelado".


Se desejar cancelar vários pedidos ao mesmo tempo, selecione todos os pedidos de compra que deseja cancelar e utilize o botão "Ações > Cancelar".


Caso se arrependa do cancelamento do pedido de compra, clique no pedido e utilize o submenu "Remover cancelamento". 


Se desejar remover o cancelamento de vários pedidos de compra ao mesmo tempo, selecione todos os pedidos que deseja remover o cancelamento e utilize o botão "Ações > Remover cancelamento".


Após remover o cancelamento, veja que todos os itens de pedido tem seus status redefinidos e não estão mais cancelados.


Como gerar documentos de entrada para pedidos de compra?


Quando o fornecedor entrega os produtos do pedido de compra para sua empresa você deve gerar o documento de entrada para o pedido de compra.


Neste momento vamos entender a forma mais simples de gerar o documento de entrada para o pedido de compra.


Em outros artigos deste manual do usuário vamos entender que também é possível gerar documentos de entrada a partir da importação do arquivo XML da NF-e do fornecedor, ou a partir da manifestação das notas fiscais destinadas, para depois vincular o documento de entrada gerado com o pedido de compra.


Para gerar o documento de entrada para o pedido de compra clique no pedido de compra e utilize o submenu "Gerar documento de entrada" como em destaque na imagem a seguir:



Após clicar neste submenu você será levado para a tela de criação de documento de entrada com o sistema copiando todos os dados do pedido de compra para o documento de entrada.


Na tela de criação de documento de entrada, se quiser, você poderá preencher mais dados específicos do documento de entrada, e isso será explicado no guia rápido sobre documentos de entrada.


Neste momento recomendamos apenas clicar no botão "Salvar" para salvar o documento de entrada.


Após clicar no botão "Salvar" veja que o documento de entrada já foi salvo.


Após salvar o documento de saída o sistema já movimentou o estoque e isso será explicado no guia rápido sobre integração do estoque com faturamento.


Por fim, acesse a tela "Pedidos de compra" e veja que:

  • Os itens do pedido de compra utilizado para criar o documento de entrada estão com status "Atendido totalmente".
  • A coluna "Qtde recebida" informa a quantidade de cada item do documento de entrada.
  • A coluna "Saldo a receber" está com valor zero em todos os itens do documento de entrada.


Como gerar documentos de entrada com mais de 1 pedido de compra?


Em alguns casos pode ser necessário gerar um documento de entrada com mais de 1 pedido de compra.


Por exemplo, seu fornecedor pode ter decidido aglutinar 2 pedidos de compra diferentes em 1 única nota fiscal e nesse caso, o ideal é que você gere 1 único documento de entrada para os 2 pedido de compra.


Para fazer isso selecione os pedidos de compra com a mesma empresa e fornecedor e utilize o botão "Ações > Gerar documento de entrada".


Ao clicar nesse botão o sistema vai criar 1 único documento de entrada para receber todos os pedido de compra.


Veja abaixo uma imagem da tela de pedidos de venda com esse botão em destaque:



Como gerar documentos de entrada para entregas parciais do fornecedor?


Quando sua empresa gera um documento de entrada para um pedido de compra, como padrão o sistema encerra os itens do pedido de compra, mudando seus status para "Atendido totalmente".


Entretanto, em alguns casos, pode ser necessário gerar um documento de entrada atendendo parcialmente um ou mais itens do pedido de compra, que ficarão com status "Atendido parcialmente" ou "Atendido com corte".

 

O status "Atendido parcialmente" ocorre quando seu fornecedor entrega uma quantidade menor do que a quantidade pedida de um ou mais itens do pedido de compra, e a sua empresa ficará aguardando receber o saldo restante em entregas futuras.


Já o status "Atendido com corte" ocorre quando seu fornecedor entrega uma quantidade menor do que a quantidade pedida de um ou mais itens do pedido de compra, e a sua empresa não ficará aguardando receber o saldo restante em entregas futuras, e por isso decide encerrar os itens do pedido mesmo com a entrega parcial.


O encerramento do item do pedido de compra é controlado através do campo "Encerra item" na tela de item de pedido de compra destacado na imagem a seguir:




Caso você deseje atender parcialmente um item de pedido de compra você modificar o campo "Qtde a atender" e desmarcar o campo "Encerra item".


Já para atender com corte um item de pedido de compra você modificar o campo "Qtde a atender" e marcar o campo "Encerra item".


Após salvar um documento de entrada modificando as quantidades dos itens do pedido de compra, vá até a tela de pedidos de compra, e veja como o sistema definiu os campos "Qtde recebida", "Saldo a receber" e "Status" como em destaque na imagem a seguir:



Caso você se arrependa de não ter encerrado um item de pedido de compra e deseja encerrá-lo, basta clicar no item e utilizar o submenu "Forçar encerramento".


Ao utilizar esse submenu o sistema modifica o status do item do pedido de compra para "Atendido com corte" ou "Atendido totalmente" dependendo da quantidade recebida.


Caso você se arrependa desse encerramento, clique no item encerrado e utilize o submenu "Remover encerramento".


Também é possível forçar o encerramento de itens de pedidos de compra em lote.


Para fazer isso clique em vários pedidos de compra e utilize o botão "Ações > Forçar encerramento".


Por fim é possível remover o encerramento de itens de pedidos de compra em lote.


Para fazer isso clique em vários pedidos de compra e utilize o botão "Ações > Remover encerramento".