O guia rápido de documentos de saída tem as seções:

  • O que é um documento de saída?
  • Como configurar o sistema para gerar documentos de saída?
  • Como criar um documento de saída livremente?
  • Como criar um documento de saída a partir de um pedido de venda?
  • Como editar ou excluir um documento de saída?


O que é um documento de saída?


O documento de saída é utilizado para realizar vendas, saídas por remessas ou devoluções de compra.


Neste artigo nosso foco são os documentos de saída para realizar vendas.


Em uma venda o documento de saída apresenta os produtos, preços e condições de pagamento acordados com o seu cliente.


Ao salvar o documento de saída normalmente o sistema gera contas a receber no financeiro e movimentações de saída do estoque.


O documento de saída é a base para geração da NF-e (Nota Fiscal Eletrônica de Produto).


Veja abaixo um exemplo da tela Documentos de saída:



Como configurar o sistema para gerar documentos de saída


Configuração geral


Apresentamos a seguir nossas recomendações para preenchimento das principais configurações gerais separadas por temas:


Codificação de documentos de saída

  • Gerar número do documento automaticamente: Sim
  • Definir Número documento = Número da NF-e no documento de saída após autorização da NF-e: Não


Geração de documentos de saída a partir de pedidos de venda

  • Aglutinar itens de pedido de venda com o mesmo código do produto e valor unitário em 1 único item de documento de saída na geração do documento de saída a partir de um pedido de venda: Não
  • Desmembrar item de pedido de venda em N itens de documento de saída com quantidade = 1 na criação do documento de saída a partir do pedido de venda para produtos com controle de série: Recomendamos selecionar a opção "Sim" caso sua empresa faça controle de série de produtos.
  • Comportamento padrão da coluna "Encerra item" na tela de documentos de saída: Recomendamos selecionar a opção "Sugerir valor Sim".
  • Forçar encerramento do item do pedido de venda quando o somatório da "Qtde faturada" for maior ou igual a "Qtde pedida": Sim


Cadastro de documentos de saída

  • Permite modificar data/hora no documento de saída: Não
  • Preencher "Data de saída" e "Hora de saída" automaticamente na tela de criação de documentos de saída: Sim
  • Permitir a definição de data/hora de saída maior do que a data/hora corrente na tela de criação/edição de documento de saída: Não
  • Aplicar regras de tributação automaticamente na tela de criação de item de documentos de saída: Sim
  • Permite modificar pesos bruto e unitário no cadastro de itens de documento de saída: Não.
  • Exibir coluna "Tipo de movimentação" na tabela "Itens do documento de saída" na tela de criação/edição de documentos de saída: Sim
  • Exibir coluna "CFOP" na tabela "Itens do documento de saída" na tela de criação/edição de documentos de saída: Sim
  • Habilitar edição dos campos Lote/série e Setor de saída na tabela de itens do documento de saída na tela de criação/edição de documentos de saída: Recomendamos selecionar a opção "Sim" caso a sua empresa controle lote/série de produtos.
  • Habilitar edição do campo Quantidade na tabela de itens do documento de saída na tela de criação/edição de documentos de saída: Recomendamos selecionar a opção "Sim" caso a sua empresa controle lote/série de produtos e(ou) faça faturamento parcial de pedidos de venda.
  • Quantidade de casas decimais permitidas no campo "Valor unitário" no processo de vendas e tabela de preços: 2   
  • Bloquear salvamento do documento de saída com valor total financeiro > 0 sem preencher o campo "Condições de pagamento" e sem definir pelo menos 1 parcela: Sim
  • Aplicar regras de tributação de informações complementares automaticamente na tela de criação do documento de saída: Não
  • Tornar preenchimento do campo "Transportadora" obrigatório na tela de criação/edição de documentos de saída: Não


Tela Documentos de saída

  • Qtde de registros por página: 10
  • Exibir coluna transportadora na tela de documento de saída: Não
  • Exibir coluna usuário na tela de documento de saída: Não
  • Exibir coluna Lote/Série na tela de documento de saída: Recomendamos selecionar a opção "Sim" quando a sua empresa controla lote/série de produtos.
  • Exibir coluna Setor de saída na tela de documento de saída: Não
  • Exibir coluna Setor de entrada na tela de documento de saída: Não
  • Exibir coluna Código da movimentação na tela de documento de saida: Sim
  • Exibir coluna código do pedido de vendas na tela de documento de saida: Sim
  • Exibir coluna "Informações adicionais do produto" na tela de documentos de saída: Não
  • Exibir coluna Representante na tela de documento de saída: Não
  • Exibir coluna Vendedor na tela de documento de saída: Não
  • Exibir coluna "Valor total" na tela "Documentos de saída": Sim


Geração da NF-e

  • Bloquear geração de NF-e de venda se o item de documento de saída estiver com tipo de movimentação em desacordo com o "Tipo de movimentação padrão para venda" configurado nos cadastros de pessoa e produto: Sim  
  • Preencher "Data/hora de emissão" do documento de saída com a "Data/hora corrente" na geração da NF-e: Sim
  • Preencher "Data/hora de saída" do documento de saída com a "Data/hora corrente" na geração da NF-e: Sim


Como criar um documento de saída livremente?


Para criar um documento de saída acesse a tela "Documento de saída".


Clique no botão "Criar documento de saída" para acessar a tela de criação de documentos de saída.


Preencha os campos seguindo as orientações apresentadas a seguir:


Cabeçalho do documento de saída


Informações gerais

  • Número do documento: código criado automaticamente pelo sistema
  • Empresa: Selecione uma empresa.
  • Pessoa: Selecione uma pessoa.
  • Tipo de movimentação: Selecione o tipo de movimentação. O tipo de movimentação escolhido será sugerido pelo sistema ao adicionar o item ao documento. 
  • Representante: Selecione o representante do pedido de venda. O sistema pode filtrar os representantes vinculados ao cliente.
  • Vendedor: Selecione o vendedor do pedido de venda. O sistema pode filtrar os vendedores vinculados ao cliente.
  • Setor de saída: Selecione o setor de saída será sugerido pelo sistema ao adicionar o item ao documento desde que o setor esteja habilitado no cadastro do produto e no cadastro do tipo de movimentação do item. O sistema filtra os setores de saída habilitados no cadastro do tipo de movimentação.
  • Tabela de preço: Selecione a tabela de preços. A tabela de preços escolhida será sugerido pelo sistema ao adicionar o item ao documento desde que o produto esteja vinculado à tabela de preços. O sistema filtra as tabelas de preços de acordo com as regras para aplicação da tabela no processo de vendas, e de acordo com a seleção da empresa, cliente, representante, vendedor e tipo de movimentação.
  • Observações


Informações da NF-e

  • Data de emissão: Sistema sugere a data corrente.
  • Hora de emissão: Sistema sugere a hora corrente.
  • Data de saída: Sistema sugere a data corrente.
  • Hora de saída: Sistema sugere a hora corrente.
  • Forma da emissão: Sistema sugere a opção "Normal".
  • Finalidade da emissão: Sistema sugere a opção configurada no cadastro do tipo de movimentação.
  • Operação com consumidor final: Sistema sugere a opção configurada no cadastro do tipo de movimentação.
  • Tipo de atendimento: Sistema sugere a opção configurada no cadastro do tipo de movimentação.


Documentos fiscais referenciados

Se necessário adicione os documentos fiscais referenciados com o documento de saída.


Pessoa

Veja todas as principais informações da pessoa como: informações gerais, endereços, contatos, atributos, endereços secundários e análise de crédito.


Veja abaixo um exemplo do cabeçalho da tela de cadastro de documentos de saída:



Itens do documento de saída


Clique no botão "Criar item do documento de saída" para acessar a tela de criação de item do documento de saída.


Preencha os campos seguindo as orientações apresentadas a seguir:


Informações gerais

  • Tipo de movimentação: Sistema sugere o tipo de movimentação padrão do cliente, produto ou pedido, neste ordem de prioridade.
  • CFOP:  Sistema preenche o CFOP de acordo com o cadastro do tipo de movimentação e se a operação é interna, interestadual ou de exportação. Após a aplicação da regra de tributação, esse CFOP pode ser modificado pelo sistema, por exemplo quando a operação tem substituição tributária.
  • Produto: Selecione o produto
  • Informações adicionais do produto: Campo com preenchimento opcional. Sistema traz as informações adicionais definidas no cadastro do produto e se necessário você pode modificar essas informações.
  • Unidade de medida: Selecione a unidade de medida do documento. Como padrão o sistema sugere a unidade de medida principal do produto. Se o produto tiver unidades de medida secundárias habilitadas para venda é possível selecioná-las.
  • Setor de saída: Selecione o setor de saída de estoque do produto.  Sistema sugere o setor de saída selecionado no documento de saída desde que esse setor esteja habilitado para o produto. Neste campo o sistema filtra os setores de saída habilitados no cadastro do produto e no cadastro do tipo de movimentação do item.
  • Saldo atual em estoque no setor de saída: Sistema exibe o saldo atual em estoque no setor de saída escolhido.
  • Qtde: Informe a quantidade do produto na unidade de medida escolhida.
  • Tabela de preço: Se desejar selecione uma tabela de preços vinculada ao produto. As tabelas de preço são filtradas de acordo com as regras para aplicação definidas no cadastro da tabela de preços e o preenchimento dos campos do documento. Além disso o sistema exibe apenas tabelas de preço vinculadas ao produto.
  • Valor unitário: Informe o valor unitário do produto na unidade de medida escolhida no item do documento. Se a tabela de preços for selecionada, o valor unitário será preenchido automaticamente pelo sistema. 
  • Valor total: Calculado pelo sistema.
  • Tipo de desconto: Se desejar dar algum tipo de desconto, informe se o desconto será em percentual ou valor.
  • % de desconto: Se necessário informe um desconto %.
  • Valor Desconto: Se necessário informe um desconto em valor.
  • Valor total com desconto: Calculado pelo sistema
  • Origem do Produto: Preenchida automaticamente de acordo com o cadastro do produto.
  • Número de controle da FCI: Preencha com o numero de controle FCI quando o produto for importado. É possível definir o valor padrão deste campo no cadastro do produto.
  • Classificação financeira: Preenchida automaticamente de acordo com o cadastro do tipo de movimentação.


Informações adicionais

  • Valor do item compõe valor total do documento: Preenchido automaticamente de acordo com o cadastro do tipo de movimentação. O ideal é que esse campo venda marcado.
  • Valor do frete: Valor do frete rateado para o item
  • Valor do seguro: Valor do frete rateado para o item
  • Valor Outras despesas acessórias: Valor de outras despesas acessórias rateado para o item
  • Peso bruto unitário (kg): Peso bruto unitário obtido no cadastro do produto.
  • Peso bruto total (kg): Peso bruto total calculado pelo sistema.
  • Peso líquido unitário (kg): Peso líquido unitário obtido no cadastro do produto.
  • Peso líquido total (kg): Peso líquido total calculado pelo sistema.
  • Pedido compra do cliente: Informe o pedido de compra do cliente se necessário.
  • Item do pedido de compra do cliente: Informe o item do pedido de compra do cliente se necessário.


Tributos

Clique no botão "Aplicar regras de tributação" para o sistema aplicar as regras de tributação de ICMS, IPI, PIS e COFINS.


É possível configurar o sistema para aplicar as regras de tributação automaticamente sempre que o sistema salvar o item selecionando a opção "Sim" na configuração geral "Aplicar regras de tributação automaticamente na tela de criação de item de documento de saída"


Ao aplicar as regras de tributação o ideal é que sistema localize apenas 1 regra de tributação de ICMS, IPI, PIS e COFINS para o item.


Se o sistema localizar mais de 1 regra de tributação para o mesmo tributo, selecione a regra desejada no campo "Regra de tributação aplicada".


Se não desejar utilizar uma regra de tributação para preencher os dados tributários, selecione a opção "Não usar regra de tributação" no campo "Regra de tributação aplicada", e preencha os dados do tributo manualmente.


Exportação

Se a operação for de exportação avalie o preenchimento dos campos:

  • Número do ato concessório de Drawback
  • Número do Registro de Exportação
  • Quantidade do item realmente exportado
  • Chave de Acesso da NF-e recebida para exportação

Após preencher clique no botão "Adicionar".


Por fim clique no botão "Salvar" para salvar o item do documento de saída.


Se quiser salvar e permanecer na tela de criação de um novo item, clique no botão "Salvar e permanecer na tela".


Veja abaixo uma imagem da tela de cadastro de item do documento de saída:



Informações adicionais do documento de saída


Nas informações adicionais do documento de saída preencha os campos:


Transporte

  • Modalidade de transporte: Selecione a modalidade de transporte. 
  • Transportadora: Selecione a transportadora. 


Transporte - Veículos

  • Tipo de transporte
  • Placa do veículo
  • UF do veículo
  • RNTC do veículo


Transporte - Volumes transportados

  • Quantidade
  • Especie
  • Marca
  • Numeracao
  • Peso total: Como padrão o sistema seleciona a opção "Calculado".
  • Peso bruto total (kg): Campo calculado pelo sistema somando o peso bruto de todos os itens.
  • Peso liquido total (kg): Campo calculado pelo sistema somando o peso líquido de todos os itens.


Transporte - Retenção do ICMS do transporte

  • Valor do serviço de transporte
  • Base de cálculo da retenção do ICMS
  • Aliquota da retenção (%)
  • Valor do ICMS retido: campo calculado pelo sistema multiplicando a base de cálculo da retenção do ICMS com a alíquota de retenção.
  • Soma valor do ICMS retido no transporte ao valor total de outras despesas acessórias
  • CFOP para retenção
  • Município de ocorrência do fator gerador do ICMS do transporte


Outras informações

  • Valor total do frete: Informe caso o valor do frete seja cobrado do cliente.
  • Valor total do seguro: Informe caso o valor do seguro seja cobrado do cliente.
  • Valor total de outras despesas acessórias: Informe caso o valor total de outras despesas acessórias seja cobrado do cliente.
  • Método para rateio de valores para itens da proposta: Selecione o método que será utilizado pelo sistema para ratear os valores de frete, seguro e outras despesas acessórias para os itens. É possível configurar o método padrão na configuração geral.


Outras informações - Informações adicionais de interesse do contribuinte e do fisco

Se desejar clique no botão "Aplicar regras de tributação" para o sistema carregar as regras de tributação de informação complementar da NF-e no campo "Regra de tributação aplicada".


Ao selecionar uma regra de tributação o sistema preenche automaticamente os campos a seguir:

  • Informações complementares de interesse do contribuinte
  • Informações adicionais de interesse do fisco


Outras informações - Local de retirada/entrega

  • Local de retirada diferente do endereço do remetente: Marque se o local de retirada for diferente do endereço do remetente e selecione o local de retirada configurado no cadastro do cliente.
  • Local de entrega diferente do endereço do destinatário: Marque se o local de entrega for diferente do endereço do destinatário e selecione o endereço de entrega configurado no cadastro do cliente.


Outras informações - Exportação

Avaliar o preenchimento dos campos abaixo em operações de exportação:

  • Local de embarque: Preencha somente nas operações de exportação.
  • UF do Local de embarquePreencha somente nas operações de exportação.
  • Local de despachoPreencha somente nas operações de exportação.


Valores totais

Veja e confirme os valores totais dos produtos, frete, seguro, outras despesas acessórias, desconto, NF-e, ICMS, IPI, PIS, COFINS e ISSQN.


Se desejar clique no botão "Calcular valores totais" para o sistema recalcular todos os valores do documento de saída.


Retenções de tributos

Se a venda estiver sujeita a alguma retenção tributária preencha os campos:

  • Valor retido de PIS    
  • Valor retido de COFINS    
  • Valor retido de CSLL    
  • Base de cálculo de IRRF    
  • Valor retido de IRRF    
  • Base de cálculo Retenção da Previdência Social    
  • Valor da Retenção da Previdência Social 


O valor das retenções será subtraído do valor total financeiro na aba "Condições de pagamento".


Descontos

Se desejar aplicar um desconto incondicional para o documento de saída, informe o desconto no campo "% de desconto a aplicar" ou "Valor do desconto a aplicar", e clique no botão "Aplicar desconto em todos os itens".


Ao clicar nesse botão o sistema aplica o mesmo % de desconto para todos os itens.


Condições de pagamento

Veja o "Valor total financeiro" calculado pelo sistema. 


O valor total financeiro é calculado considerando o valor total de todos os itens com o campo "Classificação financeira" preenchido.


Preencha os campos:

  • Data base para gerar parcelas: Sistema sugere a data corrente.
  • Condição de pagamento: Ao escolher a condição de pagamento o sistema seleciona automaticamente a forma de pagamento e preenche o campo Regra para gerar parcelas a partir do cadastro de condições de pagamento.
  • Forma de pagamento: Selecione a forma de pagamento de todas as parcelas.
  • Regra para gerar parcelas: Campo preenchido automaticamente pelo sistema a partir da seleção da condição de pagamento.


Clique no botão "Gerar parcelas" para o sistema gerar as parcelas.


Após a geração das parcelas, se necessário, é possível editar a data de vencimento, valor e forma de pagamento de cada parcela, além de preencher o campo "Observações".


Se necessário também é possível excluir ou adicionar parcelas.


Agora vamos falar sobre o quadro "Integração com financeiro".


Essa quadro é exibido quando o tipo de movimentação do documento de saída está configurado para gerar contas a receber.


Preencha os campos:

  • Gera conta a receber: Campo geralmente vem marcado. 
  • Classificação da conta a receber: Preenchido automaticamente de acordo com o cadastro do tipo de movimentação. do documento.
  • Conta bancária da conta a receber: Selecione uma conta a receber. O sistema filtra as contas a receber da empresa. No cadastro da empresa é possível definir uma conta a receber padrão.


Quando o campo "Gera conta a receber" está marcado, ao salvar o documento de saída, o sistema gera as contas a receber no financeiro.


Comissões

Se necessário preencha os campos:

  • Status da apuração de comissões: Selecione a opção "Concluída" se a apuração das comissões do documento já está concluída. Caso contrário, selecione a opção "Em andamento".
  • Origem de negociação: Se necessário informe uma origem da negociação.
  • Observações sobre comissionamento


Clique no botão "Sugerir comissões" para o sistema criar os registros de comissão de venda para cada item de acordo com as regras de comissão.


Atenção, é possível configurar o tipo de movimentação para sugerir os registros de comissão de venda automaticamente.


Após a geração dos registros de comissão, se necessário edite as informações de cada item modificando os campos:

  • Alíquota de comissão (%)
  • Valor de comissão informado
  • Pessoa comissionada


Se necessário também é possível excluir ou adicionar registros de comissão.


Totais das comissões

Veja os totais de comissões separado por Pessoa comissionada e Tipo de comissão.


Por fim clique no botão "Salvar".


Veja abaixo um exemplo das informações gerais do documento de saída com a aba "Condição de pagamento" em destaque:



Como criar um documento de saída a partir de um pedido de venda?


Para criar um documento de saída a partir de um pedido de venda primeiramente é preciso criar um pedido de venda no sistema.


A criação de pedidos de venda foi explicada neste artigo.


Após criar um pedido de venda, clique no pedido e selecione o submenu "Criar documento de saída".


Após clicar nesse submenu, você será levado para a tela de criação de documentos de saída e todas as informações preenchidas no pedido de venda já são aproveitadas pelo sistema.


Para gerar o documento de saída recomendamos seguir os passos abaixo:


Cabeçalho do documento de saída


Informações gerais

Já vem com todos os campos preenchidos e normalmente não precisa de revisão.


Informações da NF-e

Já vem com todos os campos preenchidos e normalmente não precisa de revisão.


Documentos fiscais referenciados

Avaliar se é necessário referenciar algum documento fiscal. 


Itens do documento de saída


Normalmente não é necessário editar os itens de documento de saída.


Se você precisar editar qualquer informação do item do documento de saída, clique no item e selecione o submenu "Editar".


Ao acessar a tela de edição do item, modifique as informações que você desejar e depois clique no botão "Salvar".


O sistema pode ser configurado para permitir a edição dos campos abaixo diretamente na tabela de itens:

  • Qtde: modifique esse campo quando desejar faturar uma quantidade diferente do saldo a faturar do item de pedido.
  • Lote/série: escolha nesse campo o lote/série do produto que será faturado.
  • Setor de saída: se necessário modifique nesse campo o setor de saída do estoque.


Exclusão de itens do pedido

Se desejar é possível excluir alguns itens do pedido do documento de saída.


Para fazer isso marque os itens que deseja excluir e utilize o botão "Excluir".


Encerramento de itens do pedido

O encerramento de itens do pedido é feito através do preenchimento do campo "Encerra item".

Esse deve ser marcado quando se deseja encerrar o item de pedido de venda relacionado ao item do documento de saída.


Quando o item de pedido de venda é encerrado seu status avança para "Atendido totalmente" ou "Atendido com corte".


Esse campo deve ser desmarcado quando o faturamento for parcial e você desejar gerar novos documentos de saída para o item de pedido.


Nesse caso o item de pedido de venda não é encerrado e seu status avança para "Atendido parcialmente".


Veja abaixo um exemplo da tela de criação de documento de saída a partir de um pedido de venda com o campo "Encerra item" em destaque:



Informações adicionais do documento de saída


Preencha as informações adicionais do documento de saída seguindo as mesmas orientações da seção "Como criar um documento de saída livremente?" que já foi apresentada neste artigo.


Tenha especial atenção com as informações que não são preenchidas no pedido de venda nas seções:

  • Transporte - Veículos
  • Transporte - Volumes transportados
  • Transporte - Retenção do ICMS do transporte
  • Outras informações - Informações adicionais de interesse do contribuinte e do fisco
  • Condições de pagamento - Data base para gerar parcelas


Como editar ou excluir um documento de saída?


Após salvar um documento de saída, se necessário é possível editá-lo ou excluí-lo.


Para editar um documento de saída clique no documento e utilize o submenu "Editar" para acessar a tela de edição do documento.


Para excluir um documento de saída clique no documento e utilize o submenu "Excluir".