O guia rápido de solicitações de cotação tem as seções:

  • O que é uma solicitação de cotação?
  • Como configurar o sistema para gerar solicitações de cotação?
  • Como criar uma solicitação de cotação?
  • Como editar ou excluir uma solicitação de cotação?
  • Como anexar arquivos a uma solicitação de cotação?
  • Como fazer a análise crítica de uma solicitação de cotação?
  • Como criar uma proposta a partir de uma solicitação de cotação?


O que é uma solicitação de cotação?


Para fazer uma venda para o seu cliente, em alguns casos pode ser necessário apresentar um proposta comercial antes de gerar o pedido de venda.


Para ajudar sua equipe comercial a planejar e controlar a preparação das propostas comerciais, pode ser interessante registrar no sistema todas as solicitações de cotação recebidas de seus clientes


Uma solicitação de cotação apresenta os produtos, quantidades e prazos de entrega desejados pelos seus clientes, permitindo que você faça sua análise crítica e em seguida gere propostas comerciais.


Em resumo, utilizando as solicitações de cotação no sistema Nomus é possível:

  • Registrar as solicitações de cotação recebidas de seus clientes.
  • Saber as solicitações que estão pendentes de análise crítica.
  • Fazer a análise crítica das solicitações decidindo se sua empresa irá apresentar proposta comercial.
  • Registrar os motivos de rejeição das solicitações reprovadas na análise crítica.
  • Saber as solicitações que estão pendentes de geração de proposta comercial.
  • Gerar propostas comerciais com base nas solicitações de cotação.


Como configurar o sistema para gerar solicitações de cotação?


Configuração geral


Apresentamos a seguir nossas recomendações para preenchimento das principais configurações gerais separadas por temas:


Codificação de solicitações de cotação

  • Prefixo de geração para solicitação de cotação: Escrever o prefixo desejado para o código da solicitação de cotação. Por exemplo "SC".
  • Habilitar numeração automática na tela de criação de itens da solicitação de cotação: Sim
  • Quantidade de dígitos do número do item de itens da solicitação de cotação: 3
  • Índice do Número do item de itens da solicitação de cotação: 1
  • Passo do Número do item de itens da solicitação de cotação: 1


Cadastro de solicitações de cotação

  • Prazo de entrega: Informar o prazo de entrega padrão para novas solicitações de cotação em dias. Por exemplo "30".


Análise crítica da solicitação de cotação

  • Exige análise crítica?: Definir se o sistema vai exigir a análise crítica das solicitações de cotação. Sugerimos selecionar a opção "Sim.
  • Análise crítica pré-preenchida?: Escolher se deseja que análise crítica já venha pré-preenchida pelo sistema. Sugerimos selecionar a opção "Sim".
  • Comentário da análise crítica: Se desejar escreva um texto padrão para o comentário da análise crítica.


Cadastro de motivos de rejeição de solicitação de cotação


Os motivos de rejeição de solicitação de cotação são escolhidos na tela de análise crítica para justificar porque a proposta comercial não será apresentada para o cliente.


Exemplos de motivos de rejeição de solicitação de cotação são:

  • Não entendemos os requisitos de qualidade
  • Produto está fora do nosso mercado alvo
  • Não atendemos os requisitos de qualidade
  • Não conseguimos entregar no prazo de entrega desejado


Para cadastrar os motivos de rejeição de solicitação de cotação acesse a tela "Motivos de rejeição para solicitações" e utilize o botão "Criar motivo de rejeição".


Cadastre todos os motivos que são relevantes para gestão da sua empresa.


Veja abaixo um exemplo da tela "Motivos de rejeição para solicitações":



Cadastro de atributos de solicitação de cotação


O cadastro de atributos de solicitação de cotação é opcional e existe para que você possa criar campos personalizados e específicos para o seu negócio na tela de solicitações de cotação.


Exemplos de atributos de solicitação de cotação são:

  • Observações sobre a entrega
  • Meio de recebimento da solicitação


Para cadastrar atributos de solicitação de cotação acesse a tela "Atributos de solicitação de cotação" e utilize o botão "Criar atributo de solicitação de cotação".


Cadastre todos os atributos de solicitação de cotação que são relevantes para gestão da sua empresa.


Veja abaixo um exemplo da tela "Atributos de solicitação de cotação":



Como criar uma solicitação de cotação?


Para criar uma solicitação de cotação acesse a tela "Solicitações de cotação".


Clique no botão "Criar solicitação".


Preencha os campos apresentados a seguir:


Cabeçalho da solicitação de cotação


Informações gerais

  • Solicitação: Esse é o código da solicitação de cotação que recomendamos que seja criado automaticamente pelo sistema.
  • Empresa: Selecione a empresa.
  • Cliente: Selecione o cliente.
  • Contato: Selecione um contato vinculado ao cliente.
  • Data de abertura: Sistema sugere a data corrente.
  • Data limite para apresentação da proposta: Informe a data limite para apresentação da proposta.
  • Local de entrega (texto livre): Preenchimento opcional. Recomendamos preencher esse campo com o endereço do local de entrega somente quando este endereço for diferente do endereço principal do cliente.
  • Código da solicitação do cliente: Preenchimento opcional. Se necessário preencha com o código da cotação de compra no cliente.
  • Modalidade de transporte: Selecione a modalidade de transporte.


Observações

Se desejar escreva observações gerais para a solicitação de cotação


Atributos

Se necessário preencha os atributos da solicitação de cotação.


Pessoa

Se necessário veja as informações da pessoa da solicitação de cotação.


Itens da solicitação de cotação


Clique no botão "Criar item da solicitação" para acessar a tela de criação de item da solicitação.


Preencha os campos:


Informações gerais

  • Item: Geralmente preenchido automaticamente pelo sistema.
  • Produto: Selecione o produto
  • Informações adicionais do produto: Se necessário preencha as informações adicionais do produto. Como padrão o sistema traz as informações adicionais do cadastro do produto.
  • Unidade de medida: Selecione a unidade de medida do item da solicitação. Como padrão o sistema sugere a unidade de medida principal do produto. Se o produto tiver unidades de medida secundárias habilitadas para venda é possível selecioná-las neste campo.
  • Qtde: informe a quantidade do produto na unidade de medida escolhida.
  • Prazo de entrega (dias): Informe o prazo de entrega em dias.
  • Status: Campo bloqueado para edição.
  • Código do produto no cliente: Se necessário preencha com o código do produto no cliente para facilitar a comunicação da equipe de vendas da sua empresa com o setor de compras do seu cliente.
  • Observações


Veja abaixo um exemplo da tela "Solicitações de cotação":



Como editar ou excluir uma solicitação de cotação?


Após salvar uma solicitação de cotação, se necessário é possível editá-la ou excluí-la.


Para editar uma solicitação de cotação clique na solicitação e utilize o submenu "Editar" para acessar a tela de edição da solicitação.


Para excluir uma solicitação de cotação clique na solicitação e utilize o submenu "Excluir".


Como anexar arquivos a uma solicitação de cotação?


Para anexar arquivos a uma solicitação de cotação clique na solicitação e utilize o submenu "Arquivos anexos" para acessar a tela de arquivos anexos da solicitação.


Nessa tela você pode anexar arquivos à solicitação e aos itens da solicitação.


Para anexar arquivos à solicitação, abra o quadro "Arquivos anexados à solicitação", clique no botão "Anexar", selecione o arquivo e depois clique no botão "Salvar".


Para anexar arquivos a um item da solicitação, abra o quadro correspondente ao item, clique no botão "Anexar", selecione o arquivo e depois clique no botão "Salvar".


Nessa tela também é possível ver, editar e excluir os arquivos anexados à solicitação e aos seus itens.


Para fazer essas ações clique no arquivo e utilize os submenus "Ver arquivo", "Editar" e "Excluir".


Por fim, se o produto do item da solicitação tiver arquivos anexos, dentro do quadro correspondente ao item, é possível ver todos os arquivos anexados ao produto, e utilizar o submenu "Ver".


Veja abaixo uma exemplo da tela "Arquivos anexos da solicitação de cotação":



Como fazer a análise crítica de uma solicitação de cotação?


Para fazer a análise crítica de uma solicitação de cotação clique na solicitação de cotação e utilize o submenu "Análise crítica" para acessar a tela Análise crítica da solicitação.


Faça a análise crítica de cada item da cotação respondendo às perguntas:

  • Os requisitos foram definidos pelo cliente?
  • Sua empresa tem capacidade de atender aos requisitos?
  • Sua empresa irá apresentar uma proposta?


Quando responder que sua empresa não irá apresentar uma proposta selecione os motivos de rejeição na análise crítica respondendo à pergunta:

  • Por que sua empresa não irá apresentar uma proposta?


Se desejar escrever comentários sobre a análise crítica utilize o campo "Comentários".


Após terminar a análise crítica de todos os itens clique no botão "Salvar".


Após salvar a análise crítica veja que o sistema modifica o status de todos os itens da solicitação de cotação.


Os itens aprovados na análise crítica têm seus status modificados para "Liberado para proposta", já os itens reprovados na análise crítica têm seus status modificados para "Reprovado na análise crítica".


Se desejar rever uma análise crítica já realizada, clique na solicitação de cotação, utilize o submenu "Análise crítica", edite a análise crítica de todos os itens e clique no botão "Salvar".


Veja abaixo um exemplo da tela "Análise crítica da solicitação de cotação":



Como criar uma proposta a partir de uma solicitação de cotação?


Para criar uma proposta a partir de uma solicitação de cotação, clique na solicitação de cotação e utilize o submenu "Criar proposta".


Atenção, só é possível criar proposta para uma solicitação de cotação com pelo menos 1 item com status "Liberado para proposta".


Ao clicar no submenu "Criar proposta" você é levado para a tela de criação de propostas com o sistema copiando os dados da solicitação de cotação e de seus itens com status "Liberado para proposta".


Para mais informações sobre a criação da proposta a partir de uma solicitação de cotação veja a seção "Como criar uma proposta comercial a partir de uma solicitação de cotação?" no guia rápido de propostas comerciais que pode ser acessado neste link.


Veja abaixo uma imagem da tela de criação de propostas a partir de uma solicitação de cotação: